|  | ||||||||
|  | ||||||||
| | ||||||||
| | ||||||||
 |
kategória |  |
||||||||
|
|
||||||||||
 |
 |
|
|
|
|
|
||
|
|
A videokonferencia mint prezentáció
A fejezet tartalma
A videokonferenecia mint kommunikációs forma. Fajtái. Alapfeltételei, szervezése. A környezet kialakítása. Fényviszonyok, hang. Mozgás és beszéd. A videokonferencia lebonyolítása. Kiértékelés. Technikai, kommunikációs problémák.
A nagy távolságokon át történő üzenetközvetítés a telekommunikációs eszközök segítségével valósul meg. A telekommunikáció korai formái voltak az olyan vizuális jelzések mint a zászló vagy füst általi jelzésrendszer. Napjainkban mindez leginkább elektronikus úton történik. A modern telekommunikációs rendszerek képesek a hang, a nyomtatott anyagok, és a képek küldésére 545j91f valamint fogadására is a másodperc tört része alatt.
A modern, megváltozott telekommunikációs lehetőségek közül az egyik leggyorsabban fejlődő, a videokonferencia technológia által nyújtott audio-vizuális kommunikációs csatorna. Gyors információáramlás és hatékonyság jellemzi. Lehetővé teszi a közvetlen, interaktív és magas színvonalú kommunikációt egyszerre több felhasználó között. Megmaradnak a személyes tárgyalás előnyei, ugyanakkor nem kell azok költséges és esetenként időigényes körülményeivel foglalkozni.
A videokonferencia kifejezés egyszerre jelent tevékenységet és technikai eszközt is, amellyel a kommunikáció zajlik. A berendezés, vagy távközlési (ISDN) vagy számítógép hálózaton (IP) keresztül képes élő kép- és hangátvitelt biztosítani a különböző helyszínek között, sőt alkalmat ad arra is, hogy a képernyőt felhasználva digitális dokumentumokat jeleníthessenek meg (szöveg, táblázat, stb.). Ez a kommunikációs mód igazán interaktív lehet, ha a beszélgetésnek nem csak kettőnél több résztvevője is van.
Videokonferencia képernyők
Képek: 810.jpg
Flash: 810.swf
Videokonferencia berendezés
Képek: 811.jpg
Flash: 811.swf
A Sony felmérése szerint 1997-ben már az ötszáz legnagyobb európai cég 85 százalékában volt valamilyen videokonferencia-felszerelés, mégpedig átlagosan 29 darab. 1996-ban összesen tízezer, kifejezetten erre a célra összeállított eszközt adtak el az egész világon - olvasható a Frost and Sullivan piackutató jelentésében -, de 2003-ra az éves forgalom elérte a kettőszázezer berendezést. Főbb alkalmazási területei:
üzleti találkoz
távmunkavégzés
műszaki fejlesztés, munkamegbeszélés,
távoktatás
Távoktatás videokonferencia segítségével (2002. október)
Képek: 812.jpg
A videokonferencia alapfeltételei: a megfelelő tervezés és a körültekintő előkészületek. A szükséges erőforrásokon kívül (kamera, audio eszközök, telekommunikációs vonal stb.) nagy szerepet játszik a konferencia lebonyolításában a viselkedési szabályok betartása. Sok múlik a környezeten és a konferencia alatt tanúsított magatartásunkon is.
A minőségi videokonferencia lebonyolításának lépései három fázisra bonthatóak. Első fázisban a konferencia előtti un. tervezési lépésekről van szó. A tervezési lépések a videokonferencia előkészületeit, és a konferencia során felmerülhető problémákat foglalják magukban. Második lépés magáról a konferenciáról, annak menetéről, ideje alatt tanúsított viselkedésünkről stb. szól. Míg a harmadik lépés a kiértékelés, amit a legtöbben elfelejtenek, vagy egyáltalán nem tartanak fontosnak. A kiértékelést nagyban segíti a kiértékelési formula.
PDF: vidkonf_lista.pdf
Feladatok: 9-10. feladat
Ahhoz, hogy a videokonferencia lebonyolítását semmi se zavarja, a megfelelő helyiség kiválasztása elkerülhetetlen. Mindig olyan termet, vagy előadót válasszunk, ahol a konferencia időtartama alatt semmilyen más tevékenység sem zajlik. Sok esetben, főleg nyári, melegebb szezonban a légkondicionálatlan helyiségekben gyakran nyitunk ablakot, célszerű megfelelően temperált termet választanunk. Igen kellemetlen a kialakuló meleg és fülledt levegő a résztvevők számára, hiszen ebben a környezetben erősen romlik a koncentrálóképesség.
A különböző videokonferencia berendezések mindegyike valamilyen adattömörítést használ a tetemes mennyiségű információ méretének csökkentésére. Nagy sebességű hálózatok esetén ez nem jelent különösebb problémát, azonban alacsony átviteli sebesség mellett már komoly kép- és hangminőség romlást okozhat. Ezért ha tehetjük, kerüljük a mintás (csíkos, kockás) öltözet és válasszunk egyszínű hátteret. A háttérszínnek valamilyen világos pasztellárnyalat a legmegfelelőbb.
Helytelen, kockás viselet
Képek: 813.jpg
Ellenőrző kérdések: 84. kérdés
A terem, vagy előadó megfelelő megvilágítása is nagyon fontos tényező. Hiába öltözködtünk és választottunk hátteret a követelményeknek megfelelően, ha a másik oldalon ülő résztvevők semmit sem látnak belőlünk, a megfelelő mennyiségű fény hiánya miatt. Mielőtt elkezdenénk a nagyméretű világítótestek telepítést, célszerű pár pillantást vetnünk a kameránk dokumentációjára is. A különböző típusú kamerák, különböző fényérzékenységi tulajdonságokkal rendelkeznek. Esetleg kamera beállítással gyorsan megoldhatóak a fényhiány miatt fellépő problémák. Sokszor a fényforrás helyzetével és/vagy a résztvevőkre irányuló fény szögével van a probléma. Ilyen például az oldalirányú (profil vagy arcél) megvilágítás. Nem szerencsés, mivel ilyen esetben csak a fél arca látható a résztvevőknek. Arra is figyeljünk, hogy bár megfelelően állítottuk be a fényforrások helyzetét, az mégis zavaró lehet a résztvevők számára az erősségük miatt. Senki sem szereti, ha túl erős fény világít a szemébe, kivetítő képe sem látható rendesen, ráadásul nagyon kellemetlen érzés. Létesítsünk kapcsolatot a másik féllel a hivatalos kezdés ideje előtt, hogy a másik oldalon ülők segítségével mindenki számára megfelelően beállíthassuk a fényviszonyokat.
Távoktatás videokonferencia segítségével (2006. december)
Képek: 810.jpg
Ellenőrző kérdések: 91., 92. kérdés
Feladat: 13. feladat
A videokonferencia közben soha ne szakítsuk félbe a másik mondandóját. Ha feltétlen mondani szeretnénk valami témához vágót, akkor valamilyen módon jelezzük szándékunkat. Legtöbb esetben valamilyen sorrend alapján, de mindenki szót kap. Ne legyünk türelmetlenek!
Hangosítás szempontjából nem mindegy, hogy a konferencia alatt a felénk eső oldalon egy személy, vagy egy nagyobb létszámú csoport foglal helyet, a konferencia egy kis teremben, vagy egy hatalmas előadóban kap helyet. Egyes esetekben szükség lehet például erősítőre, hangfalra vagy hangfalakra, más esetekben elég egy szokványos fejhallgató is. Gyakori probléma, amikor valaki a többiekhez képest túl hangosan, vagy túl halkan beszél. Ez az első esetben torz hangot eredményez, míg a második esetben majdnem hogy semmilyet. Beszéljünk mindig normál hangerősséggel. A gyakran változó hangerőt a technikai berendezést kezelő személy nem képes korrigálni.
Videokonferencia prezentációval
Kép: 815.jpg
Ellenőrző kérdések: 87., 93. kérdés
Feladat: 14. feladat
Vannak esetek, amikor meg kell mozdulnunk, vagy éppen a helyzetünket kell megváltoztatni. Ezt mindig lassan és finoman tegyük, egyébként előfordulhat, hogy a másik oldal résztvevői elmosódott képet kaphatnak rólunk. Ez a probléma főleg az alacsony sávszélességgel rendelkező feleket fenyegeti, de azért a jó minőségű kapcsolatok esetén is érdemes erre odafigyelni. Félreérthetik és esetlen hadonászásnak tűnhet az, miközben az éppen bemutatandó grafikonunkat elemezzük, vagy éppen egy kép fontos részletére szeretnénk felhívni a figyelmet azzal, hogy rámutatunk.
Amikor csak tehetjük, nézzünk közvetlenül a kamerába. Ez olyan hatást kelt a másik oldalon ülő résztvevőkben, mintha egyenesen a szemükbe néznénk. Nehéz ezt az előadásmódot megszokni, ezért sok gyakorlást igényel, hiszen egy élettelen optikához beszélünk, miközben a távoli oldal képe (a beszélgetőtárs) képernyőn látszik. Abban az esetben, mikor a kamera a monitorunk felett helyezkedik el, könnyebb a dolgunk, mivel a távoli féltől érkező kép és a mi kameránk közötti távolság minimális. Csoportos konferenciák esetén ez a távolság akár méterekben is mérhető.
Csoportos videokonferencia
Kép: 816.jpg
Flash: 812.swf
Ellenőrző kérdések: 85. kérdés
Feladat: 15. feladat
Egy videokonferencia találkozó nem pusztán a videokapcsolat létesítéséből, fenntartásából és a kapcsolat lebontásából áll. A minőségi videokonferencia megvalósítása számos előkészületi lépést, kapcsolat közbeni eljárást, és a végén kiértékelést igényel. A sikeres lebonyolítás a következő lépéseket foglalja magában:
Mindig tisztázzuk, hogy ki fogja a videokonferenciát levezényelni - chair. Nem szerencsés, mikor egyszerre többen szeretnék az irányítást kezében tartani. Ez vitákra, és felesleges félreértésekre adhat okot.
Időben határozzuk meg a konferencia témáját és tárgyát. Ezt mindig a konferenciát megelőző időszakban tegyük, hogy a résztvevők számára elegendő időt biztosítsunk a témával kapcsolatos felkészülésre.
Válasszuk ki a konferenciára meghívni kívánt résztvevőket. Jóval a tervezett konferencia előtt tegyük, mert ha esetlegesen egy nagyon elfoglalt személyről van szó, akkor jó előre kell vele időpontot egyeztetni.
Beszéljük meg a másik oldalakon ülő résztvevőkkel, hogy ki kit, és mikor fog hívni. Ezzel megelőzhetjük a hívás közbeni ütközéseket. A híváskezdeményezés sorrendjének megállapítása nagyban függ az alkalmazott technológiától.
A konferencia hivatalos kezdési ideje előtt célszerű kapcsolatot létesíteni a többi féllel. Ez lehetőséget ad arra, hogy finomhangolásokat végezhessünk, mint például megvilágítás-, audio beállítás stb. Így minőségibb konferenciát tudunk megvalósítani.
Nézzünk utána, hogy a rendelkezésünkre álló ISDN és/vagy IP azonosító számok megfelelőek. Kellemetlen lehet tévesen megadott azonosítókra hivatkozva csúsztatni a konferenciát. Jó, ha tudjuk a másik oldalon lévő felek telefonszámát, email címét, telefax elérhetőségét is, az esetleges menet közbeni problémák felderítése érdekében.
Előfordulhat, hogy a világ egy teljesen másik oldalán lévő országgal szeretnénk videokonferenciát létesíteni. Itt a legnagyobb problémát az időzónák okozzák. Lehet, hogy nálunk alig múlt délelőtt tíz óra, de a túlsó oldalon lévő feleknél még csak hajnali fél kettő van. Ez komoly akadálya lehet a konferencia megvalósításának. Mindig vegyük számításba az időeltolódást, és ennek tudatában határozzuk meg a konferencia időpontját.
Ha multipontos videokonferenciát szeretnénk megvalósítani, ahol kettőnél több résztvevő csatlakozik egymáshoz, akkor ehhez legtöbbször speciális célberendezések kellenek. Ezek szükségességét még a tervezési fázisban ellenőrizzük.
A kellemetlen helyzetek és a kapkodás elkerülése érdekében a konferencián résztvevőknek személyre szóló helyfoglalást kell meghatároznunk. Ezt is a tervezésnél adjuk meg, elejét véve a konferenciát megelőző percekben történő zűrzavarnak, ami abból ered, hogy senki sem tudja, hogy hol foglaljon helyet.
A konferenciával kapcsolatos anyagokat osszuk meg a résztvevőkkel. Küldjünk tájékoztatókat, menetrendet, forgatókönyvet, előre elkészített prezentációkat, táblázatokat stb. Mindez elősegíti a konferencia hatékony lebonyolítását.
Tájékoztassuk a résztvevőket a konferencia pontos menetéről. Itt megadhatjuk, hogy ki lesz a konferencia levezénylője, hogy milyen az időbeosztás, mikor lehet kérdezni, és mikor lehet a témát megvitatni stb.
Ellenőrző kérdések: 86. kérdés
Az alábbiakban összefoglalót adunk a videokonferencia lebonyolításáról, a közvetlenül hozzá kapcsolódó tevékenységekről:
Ellenőrizzük a kiválasztott helyiséget a konferencia napján. Állítsuk be a megvilágítást.
Legyünk időben a helyünkön. Senki sem veszi jó néven, ha menet közben, késve érkezünk és kezdjük el a papírjainkat, jegyzeteinket rakosgatni. Ez jól hallható és kellemetlen zajt csap.
Nem mindenki számára megszokott dolog egy videokonferencián részt venni, ezért a konferencia elején térjünk ki arra, hogy milyen viselkedést várunk el. Adjunk instrukciókat arról, hogyan szerepeljenek. Az állandó résztvevők közül biztosan senki sem fogja ezt ellenezni, az először résztvevők általában szívesen fogadnak mindenféle információt az új dologgal kapcsolatban.
Minden esetben mutassuk be a résztvevőket. Nem biztos, hogy mindenki-mindenkit ismer. Nyilvánvaló, hogy egy százfős csoport esetén nem megoldható a személyenkénti bemutatkozás, ilyen esetben vagy már a meghívóval küldött egyéb dokumentációkhoz csatoljunk egy névsort, vagy a csoportot mint egy képviseleti egységet mutassuk be.
Soha ne szakítsuk félbe a másik mondandóját. Várjuk meg, amíg a másik befejezi, majd valamilyen módon jelezzük hozzászólási szándékunk. Ne legyünk türelmetlenek!
Kövessük a konferencia vezetőjének minden utasítását, ezzel megkönnyítve és hatékonyabbá téve a videokonferenciát.
Ha valamit feltétlenül meg szeretnénk beszélni a saját oldalunkon ülő másik résztvevővel, vagy a csoport tagjaival, akkor előtte némítsuk le a mikrofont. Nem biztos, hogy mindent hallania kell a másik oldalon ülőknek.
A konferencia befejezéseként zárszóként néhány mondatban foglaljuk össze az elhangzottakat. Ez egyrészről segít rendbe szedni a konferencia ideje alatt elhangzottakat, másrészről nem érezzük befejezetlennek a konferenciát.
Videokonferencia berendezésre kapcsolt notebook
Kép: 817.jpg
Feladat: 6., 7., 8., 11., 12., 16. feladat
A videokonferenciát a kapcsolat megszüntetésével ne fejezzük be. A saját oldalunkon lévő résztvevők közreműködésével értékeljük az elhangzottakat, de ne csak a témára vonatkozóan, hanem a videokonferencia által nyújtott technológia hatékonyságára vonatkozóan is. A kiértékelés segít összefoglalni az elhangzottakat, és egyben rendezni a gondolatainkat. Előfordulhatnak a témával kapcsolatban kérdések, melyekre a kiértékelés során választ kaphatunk. Ehhez a fejezet végén található formula segítséget nyújthat.
PDF: Vidkonf_értékel.pdf
Ellenőrző kérdések: 88. kérdés
Előfordul, hogy a videokonferencia közben technikai problémák lépnek fel, ilyenkor jól jön a másik oldalon lévő résztvevők telefonszáma. Hívjuk őket telefonon, faxon, emailben és próbáljuk közösen megoldani a problémát.
A kapcsolat létesítése során fellépő problémák leggyakoribbja a hibás ISDN vagy IP azonosítószám. Minden konferencia előtt bizonyosodjunk meg a helyes azonosítókról.
Gyakori hiba, hogy a telefon, vagy hálózati kábel kicsúszik a csatlakozóból. Ha ez előfordulna, akkor dugjuk vissza a helyére, és tárcsázzunk újra.
Menet közbeni probléma előfordulása esetén érdemes telefonon felhívni, emailben értesíteni a videokonferenciában résztvevő feleket, hátha hasznos ötlettel segítik a probléma megoldását.
Olyan videokonferencia esetén ahol nem célgépet használunk, több különálló eszköz használatára van szükség, mint például erősítő, kamera, mikrofon, számítógép stb. Ebben az esetben a problémától függően ellenőrizzük a konferenciában résztvevő elemeket, hogy megfelelően kapcsolódnak-e egymáshoz.
Ha a másik oldalról jelzést kapunk, hogy nem hallanak minket, akkor nagy valószínűséggel a mikrofonunkkal van a probléma. Ellenőrizzük, a csatlakoztatás! Vizsgáljuk meg, hogy a mikrofon hangereje megfelelően van-e beállítva, vagy nincs-e némítva.
Ha a mi oldalunkról küldött képpel van a probléma, akkor a kameránkat ellenőrizzük. Be van-e egyáltalán kapcsolva, ha igen, akkor a megfelelő bemenetre van-e kötve. Ha igen, akkor ellenőrizzük a programunkat, hogy a megfelelő bemeneti csatorna van-e kiválasztva a programon belül.
Ha túl sötét a kép, akkor változtassunk a megvilágításon.
Gyakran előforduló probléma, hogy visszahalljuk saját magunkat, vagy a másik oldali fél halja vissza saját magát. Ilyenkor a mikrofon érzékenységi szintjét kell csökkenteni. Megfelelő mikrofon használata esetén ez a probléma nem léphet fel.
Ha a hang nem tiszta, akkor kapcsoljuk ki a rendszert, és ellenőrizzük a kábeleket, majd próbáljuk meg ismét a hívást. Szabályozzuk a hangerőt igényeknek megfelelően.
Sajnos nem lehet az összes lehetséges probléma forrását, illetve azok megoldásait felsorolni. Ahhoz, hogy a felmerülő problémák legtöbbjét megoldhassuk, nagyon jól kell ismernünk a használt videokonferencia berendezést vagy programot, és a videokonferencia által használt technológiát is. Minél több ismeret és információ áll rendelkezésünkre, annál hatékonyabban tudjuk a felmerülő problémákat megoldani.
Ellenőrző kérdések: 89., 90. kérdés
:
1818
