Az Excel alapjai

Az Excel tulajdonképpen egy nagyon intelligens számológépnek, illetve egy nagyon intelligens grafikus-szerkesztőnek tekinthető. Egy nagyméretű táblázatot kezel: 65536 sor és 256 oszlop. A sorokat 1-től egyesével számozzuk, az oszlopokat betűkkel jelöljük ('a'..'z','aa'..'iv').

A cellákban tetszőleges típusú adatok tárolhatók (számok, szövegek, dátumok). Mindig van egy aktuális cella, amibe írhatunk. A cellák azonosítása a sor- 949f53j és oszlopjelölésük megadásával történik: A4, Z800, HM980 stb.

Fel kell hívni a figyelmet, hogy a Beállítások menüben lehetőség van a cellahivatkozások átállítására "SnOm" alakra, ahol "n" a sor száma, "m" az oszlop száma: S10O4, S205O1, S29O41 stb.

Formátumok

A celláknak különböző formátumait állíthatjuk be. Pár példa:

%-formátum: A cella tartalmának 100-szorosát mutatja, %-jellel. Pl. ha a cella tartalma 0,47, akkor 47%-ot fogunk látni. Az Excel ezt a formátumot felismeri, tehát ha beírjuk, hogy "63%", akkor a cella tartalma 0,63 lesz (63%-ot látunk!).

pénznem formátum: Alapértelmezésben a "Ft" jelet írja a számok végére és ezres tagolást végez. Visszafelé is felismeri: ha begépeljük, hogy "600 Ft", akkor a cella tartalmának 600-at vesz és úgy számol vele.

adott számú tizedesjegy formátum: Beállítható, hogy a cellában az értéből hány tizedes jegyet lássunk. Pl. ha a tárolt érték 3,4792 és beállítunk 2 tizedest, akkor a cellában 3,48-at fogunk látni (kerekít).

egyéni formátumok: Ha a "kg", "l", "db", "fő", "pont" stb. jeleket, szócskákat akarjuk megjeleníteni a cellában, de számot tárolunk, akkor alkalmazzuk az egyéni formátumokat (Formátum menü Cellák pontja). Ezzel a módszerrel a kívánt szócskákat az Excel automatikusan a számok végéhez illeszti (miközben a cella értéke továbbra is szám marad).

Képletek

A cellákban képletek is elhelyezhetők - ez teszi az Excelt intelligens számológéppé. Ha pl. az A3-ba beleírunk 10-et, a C7-be 30-at, akkor egy tetszőleges cellában a következő képlettel lehet a kettőt összeszorozni: "=A3*C7". A képlet kötelezően "=" jellel kezdődik.

Jellemző az Excelre, hogy bármelyik cella tartalmán változtatunk, a táblázatban szereplő összes képletet automatikusan újraszámolja. Ezért nevezik dinamikus táblázatkezelőnek az Excelt. Tehát, ha pl. az A3-ban az értéket kicseréljük 11-re, a szorzat automatikusan 330 lesz.

A cellákban szereplő képletek lemásolhatók, ha a kijelölés jobb alsó sarkában levő kis fekete négyzetet megfogjuk és elhúzzuk. Ugyanezzel a módszerrel sorozatokat is tudunk kitölteni (a sorozat első két elemét kell leírni, és lemásoláskor az Excel fel fogja ismerni a növekményt). Beépített automatikus kitöltés van pl. a napok, hónapok neveire is.

Abszolút és relatív hivatkozások

Képzeljük el, hogy a B2 cellában a következő képlet található: "=C5*2". Ha a képletet lemásoljuk a D7-be, meg fog változni a tartalma: "=E10*2" lesz, mert az Excel képletmásoláskor a hivatkozásokat automatikusan módosítja. Ez nagyon gyakran hasznos szolgáltatás. A "C5" típusú hivatkozások a relatív hivatkozások.

Ha azt akarjuk, hogy képletmásoláskor a hivatkozások ne változzanak, abszolút módon kell megadnunk azokat:

a C$5 hivatkozásban a sorra hivatkoztunk abszolút módon, tehát ha a képletet függőlegesen másoljuk, a sor hivatkozása nem változik (vízszintesen másolva az oszlop hivatkozása viszont igen);

a $C5 hivatkozásban az oszlopra hivatkoztunk abszolút módon, tehát ha a képletet vízszintesen másoljuk, az roszlop hivatkozása nem változik (függőlegesen másolva a sor hivatkozása viszont igen);

a $C$5 hivatkozásban mind a sorra, mind az oszlopra abszolút módon hivatkozunk, tehát a képletet akár vízszintesen, akár függőlegesen lemásolva a hivatkozás nem fog megváltozni.

Függvények

Az Excel számos beépített függvényt tartalmaz, a minél bonyolultabb és hasznosabb számítások könnyű elvégezhetősége miatt. A függvények különböző kategóriákban érhetők el a Függvényvarázsló segítségével (matematikai, pénzügyi, statisztikai, szöveg, dátum/idő stb.). Ha nem tudjuk pontosan a függvény alakját, mindenképpen tanácsos a Függvényvarázslót igénybe venni: segítségével csak ki kell töltenünk a különböző paraméterek helyét konkrét értékekkel illetve cellahivatkozásokkal. Ha tudjuk a függvény alakját (pl. emlékszünk, hogy a paramétereket milyen sorrendben kell beírni), akkor mi is begépelhetjük a függvényt.

A függvények egy része nagyon egyszerű műveleteket végez (pl. összead egy cellatartományt, átlagot számol, maximumot keres stb.), de vannak bonyolult számításokat végző függvények is (pl. szórás, értékcsökkenés, kamatos kamat számítások, egyenes-illesztés stb.), illetve egyéb funkciókat megvalósítók, pl. a kereső függvények, amelyek segítségével a munkalapon levő adatok közül találhatunk meg egyet.

A függvények tetszőleges mélységben egymásba ágyazhatók. Pl. számolhatunk havi törlesztő részletet úgy, hogy a kamat egy adott értéknek egy másik táblázatban való megkeresése után válik ismertté, a futamidő pedig egy hosszadalmas számítás eredménye. Ilyen esetekben különösen javasolt a Függvényvarázsló használata.

Munkafüzet, munkalap

Az Excel a megnyitott fájlt nevezi munkafüzetnek. Ez több, egymástól független területre bomlik, ezek a munkalapok (mint amikor egy dossziéban -ez a megnyitott fájl- több papírlap van). A munkalapok megnevezhetők, és egymásra hivatkozhatnak. Így pl. külön munkalapon tárolhatjuk az alapadatokat, külön munkalap szolgálhat a felhasználó adatainak a bevitelére, és egy harmadik a végeredmény megjelenítésére (pl. grafikonok stb.).

Amikor bármelyik munkalapon mentünk, az összes munkalap mentésre kerül (hiszen egy fájlba tartoznak).

A munkalapok cellaszinten védhetők, azaz előírható, hogy a felhasználó mely cellákat módosíthassa, és melyeket ne. A védett cellákban szereplő képletek megjelenítését is letilthatjuk.

A munkafüzet is levédhető: egy védett munkafüzetben nem hozhatunk létre új munkalapot, nem törölhetünk és nem nevezhetünk át munkalapot.

Az adatvédelem jelszóval történik.