Informatikai projektmenedzsment

Informatikai projektmenedzsment

3. gyakorlat

A gyakorlat témája:

1. Tevékenységekhez erõforrások rendelése
2. Az idõtartam, az erõforrás mennyiség és a munka közötti összefüggések
3. Újabb hozzárendelések révén az ütemezés befolyásolása
4. Anyagi erõforrások tevékenységekhez rendelése

Megismertük a tevékenységeket és az erõforrásokat, készen állunk az erõforrások tevékenységekhez rendelésére. A tevékenységek és az erõforrások összerendelése teszi lehetõvé a tevékenységben 454h76e foglalt munka elvégzését.

Az erõforrások tevékenységekhez rendelésével választ kaphatunk az alábbi kérdésekre:

Ki, mely tevékenységeken dolgozik és mikor?

Rendelkezünk-e megfelelõ számú erõforrással a projekthez szükséges munkák körének elvégzéséhez?

Elõfordul-e, hogy egy erõforrásnak akkor kellene végrehajtania egy tevékenységet, amikor az erõforrás nem áll rendelkezésre? (pl szabadságon van)

Elõfordul-e, hogy egy erõforrást olyan sok tevékenységhez rendeltük hozzá, hogy ezáltal túlléptük az erõforrás munkakapacitását- más szóval túlterheltük-e az erõforrást?

Gyakorló állomány : film3.mpp

Töltsük le és nyissuk meg a MS Projektben

a)      A Projektkalauz eszköztáron kattintsunk az Erõforrások elemre, majd válasszuk ki a  A személyek és munkaeszközök tevékenységekhez rendelése (Assign People And Equipment To Tasks) hivatkozásra

b)      Kattintsunk az Erõforrások hozzárendelése (Assign Resources) lehetõségre

c)      Megjelenik az Erõforrások hozzárendelése párbeszédpanel.

d)      Válasszuk ki a 2. tevékenységet: Forgatókönyv összeállítása

e)      az Erõforrások hozzárendelése párbeszédpanelen kattintsunk Varga R. Gábor nevére, majd a Hozzárendelés (Assign) gombra. Ekkor pipa jelenik meg Varga R. Gábor neve mellett, jelezve, hogy hozzárendeltük a forgatókönyv készítés tevékenységhez. Látható, hogy a hozzárendelt erõforrások kivételével, amelyek a lista tetején találhatók, az erõforrások abc rendben jelennek meg a panelen.

f)        A Projektkalauz területén a 4. lépés az Információk áttekintése (Review Information). Itt találhatók alapvetõ ütemezési értékek ehhez a tevékenységhez:

Idõtartam (Duration)

Munka (Work)

Hozzárendelt erõforrás mennyiség (Unit)

g)      Kattintsunk 3. tevékenységre: Forgatási lapok összeállítása. Ehhez a tevékenységhez egyszerre 2 erõforrást rendeljünk: Pattantyús Melindát és Varga R. Gábort. (CTRL billentyû segítségével)

A hozzárendelés történhet egérrel való húzással is. Jelöljünk ki erõforrást az Erõforrások hozzárendelése párbeszédpanelen. Az egérrel mutassunk az erõforrás neve mellett balra található oszlopra. Amikor az egérmutató erõforrás-ikonra változik, húzzuk rá az erõforrás ikonját a tevékenység nevére a Tevékenység neve oszlopban.

4. tevékenység -> Szacsvai Csaba

5. tevékenység -> Péterffy Károly és Szacsvai Csaba

2. Az idõtartam, az erõforrás mennyiség és a munka közötti összefüggések

A tevékenység létrehozását követõen, az erõforrás-hozzárendelések elvégzése elõtt a tevékenységeknek van ugyan idõtartama, de nincs munka hozzájuk kapcsolva. A munka fejezi ki az erõforrás által a tevékenység végrehajtása érdekében kifejtett erõfeszítések idõigényét. A munka mennyisége általában megegyezik az idõtartamban foglalt munkaórák számával, kivéve ha a tevékenységhez több erõforrást rendelünk,, vagy ha a tevékenységhez rendelt egyetlen erõforrás nem teljes munkaidõben dolgozik. A MS Project a munkát az ütemezési képlettel számítja ki:

Idõtartam x erõforrás mennyiség = munka

Pl.:       2. tevékenységnél 40 óra idõtartam x 100% erõforrás-mennyiség = 40 óra munka

5. tevékenységnél 16 óra idõtartam x 200% erõforrás-mennyiség = 32 óra munka

3. Újabb hozzárendelések révén az ütemezés befolyásolása

További erõforrások tevékenységhez rendelésekor alapértelmezés szerint a MS Project az úgynevezett Munka vezérelt (Effort Driven) ütemezést alkalmazza. Ez annyit jelent, hogy a tevékenység kiinduló munkaértéke állandó függetlenül a hozzárendelt további erõforrások számától. A munka vezérelt ütemezés leginkább szembetûnõ hatása az, hogy a tevékenységhez további erõforrásokat rendelve a tevékenység idõtartama csökken. A MS Project csak akkor alkalmazza a unka vezérelt ütemezést, amikor a tevékenységekhez további erõforrásokat rendelünk, vagy a meglevõket távolítjuk el onnan.

Ez az alapértelmezés megváltoztatható valamennyi új tevékenységre:

Eszközök

Beállítások

Ütemezés fül

Új tevékenységek munkavezérelten ütemezettek beállítás bekapcsolása illetve kikapcsolása

Egy tevékenységre vonatkozóan a tevékenység adatlapjának Speciális fülén állítható be a tulajdonság.

a.) 2. tevékenységhez rendeljük hozzá a meglévõ erõforrás mellé Szacsvai Csabát is. Ekkor a Project átütemezi a tevékenységet és idõtartamát 2,5 napra csökkenti.

Ennek következtében a 2. tevékenységet követõ összes többi tevékenység átütemezõdik.

Intelligens címke használata

b.) a 4. tevékenységhez Szacsvai Csaba van hozzárendelve, így a tevékenységhez szükséges munka 16 óra lesz (2nap)

Rendeljük hozzá a tevékenységhez Pattantyús Melindát is. Ekkor a 4. tevékenység neve mellett megjelenik egy intelligens címke, melyre kattintva választhatunk a listában megjelenõ lehetõségek közül:

Idõtartam csökkentése: a tevékenység korábban fejezõdik be, ugyanannyi munkaóra

Teljes munkamennyiség növelése: több munkaóra, változatlan idõtartam

Napi munkamennyiség csökkentése: változatlan idõtartam és teljes munkamennyiség

c.) Az 5. tevékenységhez rendeljük hozzá Jósfai Mátyást és Pattantyús Melindát!

Most nem akarjuk, hogy az alapértelmezett módon az újabb erõforrás hozzárendelések módosítsák a tevékenység idõtartamát. A két új erõforrás pluszmunkát fog végezni a tevékenységen, a tevékenység végrehajtásához meghatározott korábbi munkamennyiségen felül.

Kattintsunk az Intelligens címke mûveletek (Smart Tag Actions) gombra!

Válasszuk a menübõl a következõ lehetõséget:

Teljes munkamennyiség növelése: több munkaóra, változatlan idõtartam

A beállítás eredményeképpen  a MS Project visszaállítja a tevékenység idõtartamát 2 napra és ehhez igazítja a rákövetkezõ tevékenységek kezdési idõpontját. A további erõforrások ugyanazt a munkamennyiséget kapják meg, amivel a tevékenységhez eredetileg hozzárendelt erõforrás rendelkezett, vagyis a tevékenységre fordítandó összes munka mennyisége nõ.

4. Anyagi erõforrások tevékenységekhez rendelése

Projektünkhöz már létrehoztunk egy anyag típusú erõforrást, a videókazettát, melynek felhasználását, költségét szeretnénk nyomon követni.

Amikor anyag típusú erõforrást rendelünk egy tevékenységhez, annak felhasználását és költségét az alábbi két módszer valamelyikével kezelhetjük:

Az anyagból rögzített mennyiséget rendelünk a tevékenységhez. A MS Project megszorozza az erõforrás egységköltségét a tevékenységhez rendelt erõforrás mennyiséggel a teljes költség meghatározásához.

Az anyagból változó arányú mennyiséget rendelünk a tevékenységhez. A MS Project annak függvényében fogja beállítani az erõforrás mennyiségét és költségét, ahogy a tevékenység idõtartama változik

a.) A Szokásos eszköztáron kattintsunk a Erõforrások hozzárendelése gombra.

b.) A 4. tevékenységhez rendeljünk hozzá 4 db 30 perces videókazettát úgy, hogy Videókazetta Mennyiség(Units) mezõjébe beírjuk: 4.