Informatikai projektmenedzsment

Informatikai projektmenedzsment

6. gyakorlat

Erõforrások és erõforrás-hozzárendelések finomhangolása

1. Különféle erõforrásköltségek megadása
2. Idõtõl függõ erõforrásköltségek beállítása
3. Az erõforrások idõben változó rendelkezésre állásának megadása
4. Erõforrás-hozzárendelés késleltetése
5. Az erõforrások munkájának szabályozása munkagörbék segítségével
6. Eltérõ költségjellemzõk hozzárendelése a különféle típusú tevékenységekhez azonos erõforrás igénybevételekor
7. Változó költségek anyagi erõforrásokhoz rendelése

Mivel többnyire az emberi és a gépi erõforrások okozzák a legnagyobb költséget a projektek során, alapvetõ érdekünk megtanulni, hogyan használjuk ki legjobban az erõforrások idejét.

1. Különbözõ erõforrásköltségek bevitele

Megállapíthatjuk, hogy bizonyos esetekben nem csak a tevékenység hosszától, hanem jellegétõl is függhetnek az erõforrásköltségek. Egy rövidfilm projektben például az operatõr egyben kamerakezelõ is lehet. Mivel az operatõr és a kamerakezelõ munkájának költségei eltérnek egymástól, ezért érdemes ugyanahhoz az erõforráshoz két költségtáblát rendelni. Az aktív költségtábla kiválasztását az erõforrás-hozzárendelés részleteinek módosítása során tehetjük meg.

Gyakorlat

Gyakorló állomány: film6.mpp Rövidfilm projekt 08a.mpp

1. Töltsük le és nyissuk meg az állományt a MS Projectben.
2. A Nézet (View) menüben  kattintsunk az Erõforrás lap-ra. (Resource Sheet)
3. Válasszuk ki a 18. erõforrást (Milosevics János)
4. Hozzuk be az Erõforrás adatai (Resource Information) ablakot
               (kétszer kattintva az erõforrás nevén vagy a Szokásos eszköztár ikonjával)
5. Kattintsunk a Költségek (Costs) fülön
               Láthatjuk az A díjtáblán, hogy kiválasztott erõforrásunk alapértelmezett óradíja 1875 Ft. Minden egyes fülön alternatív óradíjakat rögzíthetünk.
6. A költségtábla B fülén az Alapdíj oszlopban az alapértelmezett  0 Ft/ó helyett adjunk meg 1400 Ft/ó. A túlóradíj mezõben 2100 Ft/ó.
7. OK-val zárjuk be az ablakot.

2. Költségek idõbeli változásának beállítása

Az erõforrások óradíja/egységára, illetve a túlóradíja alapértelmezés szerint a projekt teljes idejére szól. A költségek azonban idõvel változhatnak. Hosszabb projekteknél az ebbõl eredõ költségkülönbségek olykor számottevõek lehetnek, kezelésükrõl a MS Project-ben feltétlenül gondoskodnunk kell.

Tegyük fel, hogy az egyik erõforrás egy órára jutó költsége január elsejétõl 1000 Ft, júliustól pedig 1300 Ft. A MS Project az adott idõegységre vonatkozóan külön-külön számolja ki a költségeket, az arra az idõszakra érvényes költségadatokkal. Díjtáblánként maximum 26 idõpont kezelésére van lehetõségünk.

Gyakorlat:

Válasszuk ki a 11. erõforrást (Dormán Hugó)

Az Erõforrás adatai  párbeszédablakon a Költségek fülén a második sorba a Változási dátumhoz írjuk be, vagy válasszuk ki: 2004.07.01., az Alapdíj oszlopban adjuk meg 20%.

( A MS Project kiszámolja a 20%-os növekedést)

Az alap- és a túlóradíjakon kívül olyan költséget is rögzíthetünk, mely akkor jelentkezik, amikor az adott erõforrást hozzárendeljük a tevékenységhez.

3. Az erõforrások idõben változó rendelkezésre állásának megadása

Az egyik adat, amit a MS Project minden munka típusú erõforrásról tárol, hogy mennyit lehet belõle maximálisan igénybe venni. Szemben az erõforrás idõbeosztását tartalmazó erõforrásnaptárral, ez határozza meg azt a legnagyobb óraszámot, amit az erõforrás túlterhelés nélkül képes még elvégezni. Ne használjuk tehát ezt a lehetõséget mondjuk a munkaszüneti napok nyilvántartására vagy olyan feladatokra, amelyekre az egyes erõforrások konkrét idõbeosztásához tartoznak.

A rendelkezésre állás idõbeli változásának megadása elsõsorban olyan erõforrások esetében ajánlott, amelyeknek a munkabeosztására semmilyen rálátásunk nincsen.

Az erõforrások rendelkezésre állását az erõforrás adatlapjának általános fülén állíthatjuk be az Erõforrás elérhetõsége (Resource Availability) mezõben.

A rendelkezésre álló erõforrásmennyiség megadása nem akadályozza meg a túlterhelések kialakulását, hiszen referenciadatként éppen azok felismerését szolgálja. Pontos adatrögzítés esetén a program minden esetben jelezni fogja, ha túlléptük a meghatározott keretet.

Gyakorlat:

a)      Válasszuk ki a 13. erõforrást: Villanyszerelõ

b)      Úgy gondoljuk, hogy a munka számára két villanyszerelõ lesz elérhetõ a projekt kezdetétõl 2004. június 6-ig, három június 7-tõl június 11-ig, majd ismét csak kettõ a projekt végéig.
Állítsuk be az erõforrásnál ezeket az adatokat az Erõforrás adatai párbeszédablak Általános fülén!

4. Az erõforrás munkájának késleltetése a tevékenységen

Bizonyos esetekben, ha több erõforrást rendelünk egy tevékenységhez, szükség lehet arra, hogy egyes erõforrások késõbb kezdjék el a munkát. A tevékenységhez rendelt erõforrás munkájának kezdetét késleltethetjük.

Egy tevékenységhez lehetõleg csak olyan erõforrásokat rendeljünk, akiknek a munkája egymástól elválaszthatatlan. Ha még a tervezéskor kiderül a számunkra, hogy az egyik erõforrás késõbb kezdi munkáját vagy hamarabb fejezi be, mint a többiek, akkor nagyon valószínû, hogy más munkát végez, ezért külön tevékenységhez illik rendelni. A munka késleltetésére szolgáló lehetõséget elsõsorban abban az esetben szoktuk használni, ha csak menet közben derül ki, hogy mégis elválasztható az adott erõforrás munkája a többiekétõl.

Például egy tevékenységhez 4 erõforrást rendeltünk. Tervezéskor nem tudjuk pontosan meghatározni az egyes erõforrások munkáját, menet közben derült ki, hogy a negyedik erõforrás a többiek munkájának ellenõrzését végzi, és így elegendõ, ha csak késõbb kezdi meg a munkáját az adott tevékenységen.

(Ha egy tevékenységhez rendelt összes erõforrás indítását késleltetni szeretnénk, akkor nem kell minden erõforrás-hozzárendelést egyenként beállítani, hanem sokkal célszerûbb a tevékenység kezdetét átütemezni.)

Gyakorlat

a)      Váltsuk nézetünket a Tevékenység kihasználtsága (Task Usage) nézetre.

b)      Válasszuk ki a 86-os tevékenységet! (Mesterkópia és hangszalag archiválása)

c)      A jelenleg hozzárendelt 3 erõforrás közül Dormán Hugót válasszuk ki, az õ munkájának kezdetét szeretnénk késleltetni.

d)      Jelenítsük meg a Hozzárendelés adatai (Assignment Information) párbeszédablakot!
(Shift F2 vagy szokásos eszköztár ikonja vagy Projekt menü Hozzárendelés adatai menü vagy dupla kattintás a néven)

e)      Az Általános (General) fülön a Kezdés (Start) mezõbe írjuk be,vagy jelöljük ki: 2004.12.06. OK

Figyeljük meg, hogy miként alakul az erõforrás munkaütemezése! A MS Project úgy állítja be Dormán Hugó hozzárendelését a tevékenységhez, hogy pénteken egyáltalán nem végez munkát, de hétfõn négy, kedden pedig kétórányi munkája lesz. A tevékenységhez rendelt többi erõforrást ez a módosítás nem érinti. Vegyük észre, hogy míg a tevékenység összes munkája nem változott meg, addig az idõtartama igen - a munka 2 napról 3 napra nõtt. (péntek, hétfõ, kedd)

5. Az erõforrások munkájának szabályozása munkagörbék segítségével

Az Erõforrás kihasználtsága és a Tevékenység kihasználtsága nézetben láthatjuk, hogy az egyes erõforrások pontosan mennyi ideig és miképpen végeznek munkát az egyes tevékenységeken. Az erõforrás-hozzárendelés részleteinek megtekintésén kívül ebben a nézetben szabályozhatjuk az erõforrások idõegységre esõ munkáját is. Ennek két módja van:

• Elõre meghatározott munkagörbe használatával. Az elõre meghatározott munkagörbék grafikus módon, általánosságban írják le, hogyan oszlik el a munka az idõben.
• Az idõegységre esõ munka közvetlen magadásával. Az Erõforrás kihasználtsága és a Tevékenység kihasználtsága nézet jobb oldali ablaktáblájában közvetlenül megváltoztathatjuk az idõegységre vonatkozó erõforrás-hozzárendelési értékeket.

Hogy miként használjuk a görbéket, vagy hogyan szerkesztjük az erõforrás hozzárendeléseket, az attól függ, mit szeretnénk elérni. Az elõre meghatározott görbék a legjobban olyan hozzárendeléseknél használhatók, ahol elõre meg tudjuk mondani a munka tevékenységen belül várható alakulását. Ha például a munka egy tevékenység elõrehaladtával folyamatosan nõ, jól modellezhetõ a Késõn terhelt (Back Loaded) típusú munkagörbével. A munka jellegének helyes felmérése segíthet az erõforrás-túlterhelések megszüntetésében. Egy Korán terhelt (Front Loaded) és egy Késõn terhelt (Back Loaded) típusú, majdnem párhuzamosan ( a meredekségnek megfelelõ kis eltolással) futó tevékenységhez ugyanaz az erõforrás túlterhelés nélkül hozzárendelhetõ.

(Az elõre meghatározott munkagörbékkel szemben a kézzel módosított munkagörbék alkalmazása tervezési fázisban nem kívánatos)

Munkagörbék, munkaeloszlás-jelölõk

Gyakorlat

a)      Válasszuk ki a 81. tevékenységet! (Végleges háttérszöveg felvétele)

b)      Ehhez a tevékenységhez 3 erõforrás van rendelve és napi 8 óra munkát végeznek a tevékenységen- kivéve az elsõ és utolsó napot. Ez az alapértelmezett Egyenletes munkagörbe.

c)      Változtassuk meg Mihályi Pál erõforrás-hozzárendelését úgy, hogy míg a többi erõforrás teljes idõben végzi feladatát, addig az õ munkája a tevékenység elõre haladtával folyamatosan növekedjék. Mivel a munkamennyiség állandó, így neki akkor is folytatnia kell a munkát a tevékenységen, amikor a többi erõforrás már végzett. (Késõn terhelt munkagörbe). A beállítást a Hozzárendelés adatai (Assigment Information) párbeszédpanel Általános (General) fülén a Munkaeloszlás (Work Contour) mezõben állíthatjuk be.

d)      Figyeljük meg a beállítás hatását!
Ha jobbra görgetjük az idõsor adatait, akkor láthatjuk, hogy a tevékenység idõtartama alatti egymást követõ napok során Mihályi Pál egyre több munkát végez a tevékenységen. A Jelölõk mezõben láthatjuk a munkagörbe típusát jelzõ ikont.

e)      Mivel Mihályi Pál hozzárendelése a tevékenységhez késõbb fejezõdik be, mint a többi erõforrásé, ezért Pál határozza meg a tevékenység befejezésének idõpontját. Gyakran nevezik ezt úgy, hogy õ a tevékenység meghatározó erõforrása; az õ hozzárendelése határozza meg a tevékenység végét.

Hogy megnõjön-e vagy változatlan maradjon-e a tevékenység idõtartama, azt a tevékenység típusa határozza meg. A Rögzített idõtartam típus választása esetén például nem nõ meg a tevékenység hossza, viszont csökken az elvégzendõ munkamennyiség.

• Válasszuk ki a 2. tevékenységet! (Forgatókönyv áttekintése)
• Vegyük észre, hogy Herpai Klára jelenleg napi négy órát végez a tevékenység teljes ideje alatt. Miért pont 4 órát? Klárának normálisan naponta 8 órányi munkát kellene végeznie ezeken a napokon a saját erõforrásnaptára szerint. Igen ám, csakhogy a tevékenységhez mindössze 50%-ban van hozzárendelve, ami egy napra vonatkoztatva 4 órát jelent. Herpai Klára munkabeosztását úgy szeretnénk módosítani, hogy a tevékenység utolsó két napján teljes idõben végezze a munkáját. Ezért kézzel fogjuk szerkeszteni a napi munkamennyiségeket.
• Lépjünk Herpai Klára március 4-i munkanapjára, és írjuk be 8 óra, majd a TAB billentyûvel továbblépve a következõ napra is gépeljük be a 8 órát.

Az erõforrás-hozzárendeléssel kapcsolatos feljegyzések készítéséhez kattintsunk a Erõforrás kihasználtsága vagy a Tevékenység kihasználtsága nézetben a megfelelõ erõforrás-hozzárendelésre, majd kattintsunk a Hozzárendelés adatai párbeszédpanel Megjegyzés fülére, ahol begépelhetjük a megfelelõ szöveget.

6. Az aktív költségtábla kiválasztása erõforrás-hozzárendelési nézetben

Egy erõforráshoz maximálisan 5 különbözõ költségtábla tartozhat. Ez lehetõvé teszi, hogy ugyanaz az erõforrás különbözõ tevékenységeken eltérõ költségszerkezettel jelentkezzen. Az alapértelmezett az A díjtábla, ha ettõl el szeretnénk térni, akkor meg kell adnunk hogy az adott tevékenységnél melyik díjtáblát alkalmazza a program.

A korábbiakban készítettünk már egy második díjtáblát Milosevits János számára, arra az esetre, ha kamerakezelõként alkalmaznánk.

Válasszuk ki a 29. tevékenységet! (Forgatás- 7. jelenet)

A Nézet menüben mutassunk a Tábla:Usage almenüre és kattintsunk a Költség elemre.

Kattintsunk a sorfejlécre Milosevits Jánostól balra úgy, hogy a program az egész sort kijelölje.

Görgessük addig a bal oldali táblarészt jobb felé, amíg nem látjuk a Teljes költség (Total Cost) oszlopot. Vegyük észre, hogy János jelenlegi erõforrás-hozzárendelésének ehhez a tevékenységhez tartozó része: 15000 Ft. A Hozzárendelés adatai párbeszédpanel Általános fülén kiválaszthatjuk a B díjtáblát. Az erõforrás-hozzárendelés új költsége 11200 Ft lesz.

(A díjtábla értékét mutathatja a tetszõlegesen beszúrt Díjtábla azonosítójú oszlop is.)

7. Változó költségek anyagi erõforrásokhoz rendelése

A rövidfilm projektben van egy anyag típusú erõforrás is: a 16 mm-es film. Egy korábbi gyakorlat során már rendeltünk anyag típusú erõforrást egy tevékenységhez. Az ott megadott anyagmennyiség nem függött a tevékenység idõtartamától. Lehet azonban olyan eset is, amikor az anyagszükséglet idõarányosan jelentkezik. Ilyen például egy forgatás, amikor több filmet használunk el 4 óra alatt, mint 2 óra alatt.

Mindkét esetben, miután megadtunk az erõforrás egységnyi költségeit, a MS Project kiszámolja a tevékenység teljes költségét.

Gyakorlat

• A Nézet menüben válasszuk ki a Gantt diagram nézetet.
• Válasszuk ki a 29. tevékenységet! (Forgatás-7. jelenet) Ez az elsõ tevékenység a sok közül, ami filmet igényel, ezért 16 mm-es filmet rendelünk anyagszükségletként a tevékenységhez.
• Az Erõforrások hozzárendelése párbeszédpanelen a 16 mm-es filmhez tartozó  Mennyiség mezõbe írjuk be:5/óra és kattintsunk a Hozzárendelés gombra.
  Mivel ennek a tevékenységnek a jelenlegi idõtartama 8 óra, ezért a teljes filmigény 40 tekercs.
• Ha ellenõrizni szeretnénk az erõforrás-hozzárendelés költségét, akkor nézetet kell váltanunk: Tevékenység kihasználtság (Task Usage) nézetre. Itt láthatjuk a tevékenységhez rendelt erõforrások költségét. A film költsége 80000 Ft. Ha a tevékenység idõtartama  megváltozik, akkor az elfogyasztott filmmennyiség és teljes költség is ennek megfelelõen változik.
• A Tábla:Költség sorra mutatva kattinsunk a Usage elemre. Itt a Munka oszlopot megtekintve láthatjuk, hogy a 29. tevékenységhez jelenleg 40 tekercs 100 láb hosszú filmre van szükség.