A levelezõprogramok alapszolgaltatasai: (OUTLOOK EXPRESS)

A levelezõprogramok alapszolgáltatásai: (OUTLOOK EXPRESS)

Levelek fogadása/olvasása: a program elindítása után alaphelyzetben új üzenetein leolvasása automatikusan megtörténik. Ha mégsem - akkor a küldés/fogadás ikonra kell kattintanunk, vagy az eszközök/küldés és fogadás/összes fogadása menüpontjára. A beérkezett üzenetek mappa megnyitása után láthatóak lesznek a beérkezett levelek fejlécei - feladó, tárgy, érkezett, elküldve, stb. Ezen oszlopok fejléceinek segítségével rendezhetjük leveleinket pl beérkezés sorrendje, feladó neve, stb. szerint. Megadhatjuk azt is, hogy milyen oszlopfejléc információk jelenjenek meg. Jobb gombbal az oszlo 717e46h pfejlécre kattintva válasszuk az oszlopok menüpontot, majd a kívánt fejléceket és sorrendjüket. AZ olvasatlan levelek vastagon szedettek és egy zárt boríték van elõttük, az olvasottak vékonyan szedettek és nyitott boríték van elõttük. Az üzenet fejlécére kattintva választhatjuk a gyorsmenübõl a megjelölés olvasatlanként, vagy olvasottként menüpontot. Leveleinket megjelölhetjük, ezzel is kiemelve a többi üzenet közül.

Beérkezett leveleinket elolvasás után törölhetjük, másolhatjuk, kinyomtathatjuk, különféle szempontok szerint rendezhetjük. Ha csatolt fájlt is tartalmaz levelünk ezt megnézhetjük és ha szükséges lemezre menthetjük.

Levelek írása: Az Outlook Expressnél legegyszerûbb módon úgy lehet, hogy az eszköztáron a levél létrehozása gombra kattintunk. A levél írásakor a feladórész automatikusan a mi e-mail címünket fogja tartalmazni. A címzett mezõt nekünk kell kitölteni, itt pontos vesszõvel elválasztva több partner nevét is beírhatjuk. A másolatot kap mezõnél is ugyanígy járhatunk el., a címzettek látni fogják, ki kapott másolatot a levélbõl. A titkos másolatnál is ugyanúgy adhatók meg a címek, de a címzett nem fogja látni, rajta kívül ki kapta meg a levelet. A tárgy mezõ kitöltése után, a levél írása következhet. Ebben segítségünkre van a levelezõprogram szövegszerkesztõje, helyesírásellenõrzõje. Ha a megírt üzenetet késõbb akarjuk elküldeni, akkor a postázandó üzenetek mappában tárolhatjuk.

Melléletek, csatolások: levelünkkel képet, hangot, videót egyéb szöveges és nem szöveges dokumentumot küldhetünk partnerünknek. Figyelembe kell venni mindig, hogy a címzett postaládája milyen méretû levél fogadására képes. (1-5Mb). Ezért inkább kisebb fájlokat, vagy tömörített állományokat küldjünk. A beszúrás/fájlmelléklet menüpont segítségével végezhetjük el a melléklet beszúrását.

Prioritás: A levél küldésekor jelezhetjük a címzettnek levelünk fontosságát, hisz vannak akik nagyon sok levelet kapnak naponta. A levél fontossági szintjét nevezik prioritásnak. Az eszköztár/prioritás gombjára kattintva választhatjuk ki a fontosság szintjét.

Levél küldése: A levélírás befejezésekor választhatunk, hogy azonnal , vagy késõbb küldjük el. AZ utóbbit akkor célszerû használni, ha nem rendelkezünk állandó internetes kapcsolattal. Ekkor csak az összes levél megírása után célszerû a csatlakozás, majd a levelek elküldése. Ilyenkor a késõbb küldést választva leveleink egy speciális mappába kerülnek (Postázandó üzenetek), a mikor kapcsolódunk az internethez, ebbõl a mappából automatikusan elmennek a címzettekhez. Be nem fejezett leveleinket elmenthetjük, ekkor a piszkozatok mappába kerülnek.

Visszaigazolás: kérhetjük, hogy a címzett levelezõprogramja visszaigazolást küldjön, ha a beérkezett levelet megnyitotta. (Eszközök/olvasási visszaigazolás kérése)

Válasz és továbbküldés

Válasz a feladónak: megnyitott levelünket elolvasva válaszolni lehet csak a feladónak és lehet mindenkinek - akik másolatot kaptak a nekünk érkezõ levélrõl. Az is beállítható, hogy a válasz tartalmazza az eredeti üzenetet, vagy ne. Válaszkor a levél tárgya automatikusan tartalmazza a RE szót és az eredeti levél tárgyát. Válasz készítésekor kattintsunk a válasz, vagy a válasz mindenkinek gombjára, vagy ugyanezeket válasszuk az üzenetek menüpontból.

Továbbküldés: Levelinket továbbküldhetjük más személyek számára is. Ezekbõl lesznek általában a lánclevelek. Ha ilyen levelet kapunk, akkor elõfordulhat, hogy a levél mellékletként tartalmazza az eredeti levelet. A melléletet kinyitva látjuk, hogy ez is egy továbbított levél amelyben szintén mellékletként szerepel az eredeti, s ez így folytatódhat többször is. Továbbküldéskor a levél tárgya automatikusan így néz ki: Fw:+ az eredeti levél tárgya. Ha az eredeti levél mellékletét nem kívánjuk továbbítani, kitörölhetjük. Továbbításkor kétféle utat választhatunk, vagy egyszerûen továbbítjuk a levelet a továbbítás gombbal, vagy az üzenet/továbbítás mellékletként menüpontját választjuk.

Levelek kezelése: Beérkezett leveleinket rendszerezhetjük, szortírozhatjuk. A levelezõ programban eleve vannak mappák: Beérkezett üzenetek, Postázandó üzenetek, Elküldött elemek, Törölt elemek , Piszkozatok. Mappákat és almappákat mi is létrehozhatunk, ezekbe másolhatjuk, vagy mozgathatjuk leveleinket. Lehetõség van a mappák tömörítésére is. Mindezeket egy gyorsmenü megfelelõ menüpontjai segítségével tehetjük. Levelek törlése, a Törlés gomb segítségével történik ekkor a törölt elemek mappába kerülnek, ahonnan, ha szüksége eredeti helyükre visszahelyezhetõk. A mappa ürítése után az összes törölt üzenet törlõdik.

Címjegyzék: A levelezõprogramokban lehetõség van egy címjegyzék létrehozására. Ebben tárolhatjuk levelezõpartnereink adatait, sõt a partnerekbõl csoportot is létrehozhatunk, ami megkönnyíti a csoport számára a levélküldést.

Nyomtatás: Elektronikus leveleinket papíron is olvashatjuk, ha kinyomtatjuk õket, a fájl nyomtatás menüpont, vagy a nyomtatás gomb segítségével. Beállíthatjuk nyomtatás elõtt, hogy a teljes szöveget, vagy csak egy részét kívánjuk kinyomtatni.

Az elektronikus levelezés nem biztonságos! Nem lehetünk biztosak abban, hogy a levél feladójaként szereplõ név és személy azonos. A levél tartalmát el lehet olvasni és akár módosítani is lehet, vagyis nem lehet biztos az olvasó abban, hogy a levél tartalma nem módosult az útja során. Ma már különbözõ módszerekkel védekezhetünk ezek ellen. Digitális aláírás: ez a levél feladóját egyértelmûen azonosítja, de nem biztosítja, hogy a levél tartalma nem módosult a szervereken való áthaladás során, vagy nem olvasták el illetéktelen személyek. Ennek védelmében, titkosítást alkalmaznak.

Az internetes levelezés elterjedésével a számítógépes vírusok új generációi is megjelentek. AZ e-mail vírusok felismerhetõk arról, hogy mellékleteket tartalmaznak. A melléklet makrót, vagy programot tartalmaz, amelyeket megnyitásával aktivizáljuk a vírust. Ezért fontos, hogy ismeretlen eredetû, vagy gyanús mellékletet tartalmazó levelet ne nyissunk meg, ezeket azonnal töröljük. Fontos emellett a vírusirtó programok alkalmazása.

Internetes etikett vagy Netikett

Az internet mindenki számára szabad megnyilvánulási teret biztosít. Ezért is szükséges egy viselkedési norma kialakítása. Ez a gyûjtemény egyfajta iránymutató, melynek részei felhasználhatóak egy saját szabályzat kialakításában. A Netikett része az RFC 1855 ajánlás.

Milyen ajánlások találhatók a Netikettben? Levelezésnél ne írjon semmi olyasmit e-mailbe, amit nem küldene el levelezõlapon. Törekedjen a tömör, de érthetõ fogalmazásra. Ma már nagyon divatosak a lánclevelek, mégis, ha lehet ne küldjön ilyeneket tovább barátainak, mert ez számukra nem biztos, hogy öröm. Ha mégis megteszi, akkor ne mellékletként küldje a levelet. Ha egy személyes üzenetet kíván másoknak továbbküldeni, kérje ki a feladó véleményét. Ne A levél tárgy részében mindig jelezze a levél tartalmát. Ha lehet, minél elõbb válaszoljon a levelekre, ha mást nem akkor annyit, hogy elolvasta, a válasz késõbb érkezik. Leveleinket zárjuk célszerûen kialakított aláírással! Ez tartalmazhatja nevünket, elérhetõségünket, de ez is legyen rövid. Ezek az aláírások elõre elkészíthetõk, így a levél megírásakor csak be kell illeszteni. Csak olyan adatokat adjunk meg, ami nyilvános.

Hosszabb levél esetén célszerû, már a levél tárgyában jelezni hogy a küldemény a szokásosnál hosszabb. (100 sor felett mindenképpen az!) Nagy méretû levelet sem illik küldeni, de ha szükséges, kérjük elõtte a címzett engedélyét! A levélszövegének stilisztikai jelentése is van. Szokásos a csupa nagybetût kiabálásnak tekinteni, - és csak nyomós indokkal alkalmazni. Helyett a megfelelõ szövegkiemeléseket használhatjuk: félkövér, dõlt, aláhúzott. Nem illik indulatos leveleket küldeni. Próbálja normális hangnemben, vagy személyesen elintézni vitás ügyeit.

Összefoglalva

Ne írjon olyasmit, amit levelezõlapon nem írni!

Kerülje a láncleveleket!

Ne írjon indulatos leveleket!

Kerülje a csupa nagybetût! (ez kiabálást jelent)

Töltse ki a tárgyat!

Fogalmazzon tömören!

Írja alá levelét!

1megabájtnál nagyobb levelet nem illik küldeni!