online kép - Fájl  tubefájl feltöltés file feltöltés - adja hozzá a fájlokat onlinefedezze fel a legújabb online dokumentumokKapcsolat
  
 

Letöltheto dokumentumok, programok, törvények, tervezetek, javaslatok, egyéb hasznos információk, receptek - Fájl kiterjesztések - fajltube.com

 

Online dokumentumok - kep
  

Rendezvények szervezése a kastélyban

turizmus



Fájl küldése e-mail



egyéb tételek

 
Utazasi vallalkozasok fajtai, jellemzői
Az utazasi vallalkozasok rendszere és folyamatai
Megatrendek az EU turizmusaban
 
 

Rendezvények szervezése a kastélyban


5.1. Konferenciák szervezése


A konferenciák szervezése nagyon bonyolult és idöigényes feladat. Több telefonhívás, illetve számítógépen történö levelezés elözheti meg a tényleges foglalást. Ilyenkor le kell fixálni a konferencia végleges idöpontját, az érkezök számát, kérni kell az érkezökröl egy névsort,- ami azért szükséges, hogy a szobabeosztást részükre el tudják készíteni -, hogyan rendezzék be a konferenciatermet, továbbá le kell fixálni a menüsort, amire külön ajánlatot lehet a megrendelö részére összeállítani és ezzel kapcsolatban egy ártervezetet benyújtani. Célszerü leegyeztetni a az ebéd a vacsora, valamint a kávészünetek és a bekészítések kérésének idöpontját.


A rendezvényszervezönek minden esetben készítenie kell a várható bevételek és kiadások alakulásáról egy árkalkulációt és ennek függvényében ajánlja ki az árat a megrendelönek.




Minden esetben lehet és kell is a végleges bruttó árból kedvezményt adni, de ügyelni kell arra, hogy ebben az esetben is a bevételek fedezzék a kiadásokat. Az árkedvezmény adása egy „vendégcsalogató” marketingeszköz, de ügyelni kell arra, hogy mértéke ne l 515d36f egyen túl nagy mert akkor a rendezvény veszteséges lesz, de ne legyen túl alacsony sem, mert akkor a megrendelö nem a mi szállodánkat választja a konferencia megrendezésének színhelyéül. A végleges bruttó árból adott 15-20% kedvezmény a legreálisabb.


A rendezvény megrendelöi átutalással rendezik számlájukat, melyre 14 nap áll a rendelkezésükre. Lemondási feltételeket is kell biztosítani kell számukra, melyek a következö feltételekböl állnak: a lemondási határidö a tárgynapot megelözö 7. nap. A rendezvény határidön belüli lemondása esetén a megrendelt szolgáltatások ellenértékének 20%-át, míg a tárgynapot megelözö 3 napon belüli lemondás esetén 50%-át kötbérként számlázzák le. No show esetén  a kötbér 100%. A résztvevök számának változását 48 órával a rendezvény elött jelezni kell a megrendelönek.


A konferenciatermet lehet iskolapadszerüen, U alakban és kerek asztal szerüen berendezni. A rendezvényterem, illetve az étterem elrendezését célszerü már a konferencia megrendezése elötti este megcsinálni, hogy ne aznap kelljen vele bajlódni.


Egy- egy  konferenciát célszerü hónapokkal elötte letárgyalni, mert a beérkezö egyéni foglalásokat is ennek tükrében tudják kezelni, valamint a konyha is fel tud rá készülni és a szükséges rendelést is le tudják adni a szállítócégek felé. Ha több konferenciát is szeretne több vállalat ugyanabban az idöben rendezni, mérlegelni kell, hogy melyik lenne a kastély szempontjából a legjövedelmezöbb. Nyilvánvaló, hogy visszatérö konferenciavendégeket nem célszerü elutasítani, mert több éves kapcsolatok rúghatók fel ezzel.


A teltházas, valamint a teltházas és többnapos konferenciák a legjövedelmezöbbek. Ha a megrendelö konferenciát szeretne tartani, de abban az idöszakban teltház van, finoman lehet utalni arra, hogy a rendezvény idöpontját tudná áttenni a megrendelö más idöpontra. Ebben az esetben akár a szálloda is ajánlhat ki neki idöpontokat, amikor nincs teltház a kastélyban. Ha a vállalkozás ezt elfogadja, akkor az már nyert ügy, de ha nem sikerül megfelelö idöpontot találni a konferencia megrendezéséhez, akkor a ház megrendelöket és ezáltal bevételt veszíthet.


Teltházas konferenciák esetén legalább 5 felszolgáló szükséges. Közülük egynek mindig a Drinkbárban kell tartózkodnia. Ezekben az esetekben 5 szakács is szükséges a nagymennyiségü, 6-7 fogásos menüsorok elkészítéséhez. A konferenciáról egy programfüzetnek minden esetben lennie kell a megrendelönél, egynek a konyhán és egynek a recepciónál kifüggesztve, hogy minden dolgozó nyomon tudja követni az eseményeket.


Ha a megrendelö ajánlatot kér valamely konferencia programcsomagra, de nem nyeri el a tetszését és más helyszínt választ, akkor ebben az esetben mindenképpen telefonon, vagy emailben közölni kell vele, hogy sajnálattal vették a megrendelés lemondását, de remélik, hogy a közeljövöben vendégeikként üdvözölhetik öket.


Több olyan cég, illetve vállalat is van akik kimondottan az Almásy Kastélyt választják konferenciáik színhelyéül, ilyen például a MÁV Cargo, valamint az Allianz is. A vendégelégedettség tehát ezért is fontos,  mert ezáltal sok törzsvendégre tehet szert a szálloda.


A konferencia megrendelöi kérhetnek bekészítéseket, amik édes és sós házi süteményekböl, szénsavas és szénsavmentes ásványvizekböl, rostos és szürt, valamint szénsavas üdítökböl, valamint gyümölcstálakból állnak.


A vendégek részére vendégváró asztalt állítanak fel a konferencia napján, melyre szintén a szükséges bekészítéseket rakják fel.


Nagyon fontos, hogy többnapos konferenciák esetén a megfelelö italmennyiség a rendelkezésre álljon, ezért az érkezök létszáma és az italok hiányának függvényében kell megrendelni a szükséges mennyiséget. Az italrendelést általában az egyik biztonsági örnek szokták leadni, ö szerzi be az árut, amit egy mikro busszal szállít a szállodába. Az is problémát jelent, hogy az italraktárhoz csak neki van kulcsa, ezért ha az italhütökböl elfogy az ital és ö nincs ott, hogy kikérjék töle akkor telefonálni kell neki, hogy adja ki a szükséges mennyiséget. Ezért is fontos, hogy mikor ö lesz szolgálatban elötte való este össze kell írni azokat az italokat, amiket ki kell töle kérni.




A Drinkbárban négy italhütö is található. Az egyikben csak a söröket, a másodikban csak az ásványvizeket és szénsavas üdítöket, a harmadikban csak a szürt és rostos leveket, míg a negyedikben a borokat tartják.


A poharak egy külön komódon találhatók, mely fölött a röviditalos polc van. A biliárdteremben is található egy többpolcos bortartó, melyböl a borokat a vendégek megvásárolhatják. Az étteremben külön található egy borhütö is. Az italhütöket természetesen mindig után kell tölteni.


Az éttermet ebben az esetben kerek asztal szerüen rendezik be, hogy a vendégek kényelmesen elférjenek. Ebben az esetben többfogásos szabadszedéses büféebédet célszerü adni. Az étteremben minden étkezés után célszerü felsöprögetni, kiporszívózni a szönyegeket és felmosni. Ez után lehet csak újrateríteni.


Fontos tudnivaló, hogy a konferenciát nem szabad megzavarni, ezért a bekészítések pótlását célszerü valamelyik kávé, vagy az ebédszünet közben elvégezni. Ehhez egy felszolgáló is elég.


Az étteremben célszerü még aznap este megteríteni a másnapi ebédhez és a svédasztalra is fel lehet pakolni a tányérokat, poharakat, csészéket, hogy másnap reggel már csak a kávét, az üdítöket és a felvágottakat kelljen.


A konferenciázók részére vannak olyan programcsomagok, melyek kimondottan a résztvevök kikapcsolódását szolgálják, például az arab, vagy a spanyol est. Ebben az esetben nagyon fontos, hogy olyan vetélkedöket, játékokat állítsanak össze a vendégeknek, amelyek segítik a csapatban való aktív részvételt. Ilyenek például a paintball, tehénfejés, malacfogás, kocsi húzás, de a vetélkedök között gyakoriak az aktív pihenést szolgáló programok, ilyen például a kocsikázás, lovas íjász bemutató, hastáncbemutató, disco, masszázs. Ezekhez a programokhoz a szolgáltatásokat már a rendezvény megtartása elött legalább három héttel meg kell rendelni.


Elöfordulhat az is, hogy a szolgáltatás nyújtója az utolsó pillanatban mondja vissza a program megrendezését. Ezért nagyon fontos a megfelelö ismeretség és összeköttetés a rendezvényszervezö részéröl, hogy ilyenkor is biztosítani tudja a megígért szolgáltatást és a vendég ne távozzon kellemetlen szájízzel, de mindig  benne van a rizikó, hogy a szolgáltató cserbenhagyja a szállodát. Ekkor más szolgáltatót kell keresni, aki remélhetöleg nem fog csalódást okozni, sem a kastélynak, sem a vendégeknek.


A vendégek távozásakor a recepciós a konferencia vezetöjének megmutatja a fogyasztásokról szóló részletes számlákat, amelyet a megrendelö majd átutal a szálloda részére. Ezután a recepciós a Flexys programban elutaztatja a szobákat. Ha a vendég nem adja le a szobakulcsot, udvariasan fel kell szólítani erre, mert elöfordulhat, hogy megfeledkezik róla és nála marad.



5.2. Esküvöi rendezvényszervezés


Az esküvöi rendezvényszervezés is fontos része a szálloda életének és a bevételek alakulásában is nagy szerepet játszik. Az esküvökre történö ajánlatkérések is általában emailen érkeznek. A kastélynak vannak erre a rendezvényre kiajánlható programcsomagjai meghatározott menüsorokkal és elözetes árkalkulációval. A nászutasok részére természetesen külön választható programcsomag is a rendelkezésre áll, hogy feledhetetlenné tegyük közös életük elsö napjait.


Minden esetben a vendégek ajánlatkérésére elküldik emailben az erre vonatkozó programcsomagot. Ha a vendégeknek elnyeri a tetszését, akkor vissza kell igazolni, hogy az ajánlatkérést elfogadták és ezek után kezdödhetnek meg a személyes találkozások a rendezvényszervezövel és a tényleges szervezés.


Ha a vendégek kérik zenekart, anyakönyvvezetöt, vöfélyt is tudnak biztosítani részükre. A ceremónia akár a gyönyörü kastélykertben is megrendezhetö, ebben az esetben sátrat is tudnak biztosítani.




Minden esetben 10 vendégre kell egy pincérrel számolni. Természetesen elözetes árkalkulációt itt is kell készíteni a várható bevételek és kiadások alakulásáról, hogy a rendezvény ne legyen veszteséges. Mivel a kastélynak csak két állandó alkalmazásban álló felszolgálója van ezért külsös pincéreket is hívni kell, hogy az esküvö lebonyolítása zavartalan legyen. Természetesen az egész ceremónia lebonyolítható a kastélyban, nem csak a lakodalom.


Az esküvök helyszínének kiválasztását, és lefoglalását a vendégek 10-12 hónappal a nagy nap elött elkezdik. Ha zenekar, vöfély, anyakönyvvezetö szükséges, akkor velük már fél évvel az esküvö elött célszerü elkezdeni az idöpont egyeztetést. A díszítéshez szükséges élövirágok, a menyasszonyi csokor és az esküvöi torta megrendelése már a ceremónia elött 1-1,5 hónappal megtörténik. A szükséges italmennyiség beszerzésére is körülbelül 2-4 hetet számolni kell. Ez azért szükséges, mert a rendezvényszervezönek nem egyszer a fél országot át kell utaznia, hogy az ifjú pár kérésére a kiválasztott virágokat be tudja szerezni.


A díszítés és a terítés egy nagyon hosszadalmas és idöigényes feladat, de az eredmény magáért beszél. Az esküvök nagyságától függöen 11- 15 órát kell szánni ezekre a müveletekre, de van amikor még többet. Természetesen ebben az esetben minden segítö kézre szükség van ahhoz, hogy idöben készen legyen a termek szépítése.


Az esküdni vágyó párral le kell ülni személyesen megbeszélni a részleteket, mint például a menüsorban történö változtatást, a díszítést és az esküvöi csokrot milyen virágból szeretné, milyen legyen az esküvöi torta, hány vendég várható, egyeztetni kell az ültetési rendet, valamint a vendégek elszállásolását. A párral többszöri személyes találkozás is szükséges ahhoz, hogy mindent a legapróbb részletekig egyeztetni lehessen velük. A személyes kontaktus azért is fontos, mert ezáltal a rendezvényszervezö is elmondhatja elképzeléseit és így közösen tudják segíteni egymást és a rendezvény sikerét., valamint a nézetbeli különbségeket is tudják rendezni ezen a módon.


A nagy napon welcome drinkkel várják a vendégeket ami általában pezsgö. A menüsor 5, vagy akár 7 fogásból is állhat, ez a megrendelötöl függ. Ha a fiatal párnak nem megfelelö a szálloda által ajánlott menüsor, akkor saját ételsort is összeállíthatnak, ennek kivitelezése sem jelent problémát, minden a megrendelök igényei szerint történik. Lehetöség van továbbá  igény szerit az esküvö kerti partyként, vagy akár ültetett állófogadásként való megrendezésére szabadtéri grillezéssel egybekötve.


Az esküvöknél is, ugyanúgy, mint a konferenciák szervezésénél szintén össze kell állítani egy forgatókönyvszerü programfüzetet, hogy mind a vendégek, mind a dolgozók nyomon tudják követni az eseményeket és minden a legapróbb részletekig olajozottan müködjön.


Mivel ez egy nagy volumenü rendezvény, ezért mind a két szakácsra és mind a két konyhai kisegítöre szükség van, söt a kinevezett szállodaigazgató is sokszor besegít ilyen esetekben., de így is nagy teher hárul rájuk, hiszen a szennyes edényeket és poharakat is folyamatosan mosogatni kell.


A kastély konyhájában fehér és fekete mosogató is található. A lábasokat és fazekakat a fekete, míg a tányérokat és evöeszközöket a fehér mosogatóban mossák el, a poharakat és csészéket pedig a Drinkbárban. A konyhában két készételes hütö, egy halas hütö, egy füstöltárus hütö, egy tejtermékes hütö, egy zöldséges hütö, egy húsáruk tárolására szolgáló hütöláda, és egy mirelit zöldségek tárolására szolgáló hütöláda található, valamint húselökészítö, szárazáru raktár, személyzeti mosdó, zöldség elökészítö, földes áruraktár van kialakítva itt. A felszereltsége üzemi gáztüzhelyböl, két mikrohullámú sütöböl, kenyérpirítóból, két olajsütöböl, mini grillezöböl és konyhai robotgépböl áll.


A konyha nagy szerepet játszik a termelésben ezért az ott elkészített ételek tálalása és díszítése is fontos funkciót tölt be a szálloda megítélésében. Mivel egy ilyen rendezvény sikere és teljes lebonyolítása nagymértékben a dolgozókon is múlik, ezért nagyon fontos, hogy jól és teljes összhangban tudjanak egymással együtt dolgozni. Egy –egy sikeres rendezvény és a vendégek pozitív visszajelzései is segítik a szálloda munkáját, hiszen ez egy jó marketing a kastélyra és a dolgozókra nézve is, mert ezáltal több megrendelöre tehetnek szert és ösztönzö lehet arra nézve, hogy a továbbiakban is ilyen jól, vagy ha lehet még jobban végezzék a munkájukat. A negatív visszajelzéseket is építö szándékúnak kell felfogni, ebböl is lehet tanulni, mégpedig azt, hogy ez a hiba még egyszer ne fordulhasson elö.




5.3. A vendégek különleges kérései, valamint a nekik nyújtott különleges szolgáltatások


Az egyéni vendégek többnyire telefonon vagy emailben kérnek programajánlatot, ami lehet akár azonnali szobafoglalás is. Az eljárás teljes mértékben ugyanaz, mint a rendezvények megrendelöi esetén, azzal a különbséggel, hogy itt menüsort nem ajánlanak ki. Ha a vendégnek kiajánlottuk csomagot, de ö nem jelzett vissza, hogy elfogadta volna, akkor minden esetben fel kell vennünk vele a kapcsolatot és tájékozódnunk kell ennek okáról. Elöfordulhat, hogy a vendég lefoglalta a szobát, de nem érkezett meg. Ilyen esetben szintén meg kell keresni öt lehetöleg telefonon és érdeklödni erröl. Ha nem tudják elérni, fenn kell tartani a szobáját, a foglalás teljes idötartama alatt, ezután viszont az már újraértékesíthetö.


A vendég megérkezésének elsö mozzanata az udvariad üdvözlés, valamint a becheckolás, és a Fizetövendégkönyv kitöltetése, ami teljes mértékben csak egy formalitás, ezután a vendég elfoglalja a szobáját és kicsomagol.


Mikor lejött a szobájából, meg kell nézni, hogy programcsomagot vett-e igénybe, vagy nem. Ha igen akkor meg kell néznünk, hogy a programcsomag mit tartalmaz, például toronyvacsora, rózsafürdö, masszázs, kocsikázás, wellness a közeli túrkevei termál és élményfürdöben. Ha a felsorolt szolgáltatások valamelyikét a program tartalmazza, akkor megkérdezik a vendéget, hogy melyiket mikor szeretnék, majd egyeztetnek a szolgáltatások nyújtójával, valamint kiállítanak a recepciósok egy részvételi jegyet a fürdöbe. Azért kell idöpontokat egyeztetni a szolgáltatókkal, mert a masször Mezötúrról jár be a kastélyba masszírozni, a kastély kocsisa pedig helybeli ugyan, de egyéb elfoglaltságai lévén, ehhez mérten kell beosztania az idejét. A részvételi jeggyel a vendégek ingyen mehetnek be az élményfürdöbe. Ha a vendég nem programcsomaggal érkezett, akkor az általános idötöltések közül lehet neki valamit ajánlani.


A toronyvacsorát egyéni vendégek is igénybe vehetik, ök kérhetik az eredeti ötfogásos menüsort is hozzáillö borokkal, de étlapos étkezést is választhatnak, vagy a konyha ajánlhat ki nekik egy általános menüsort. A toronyvacsora gyertyafény és halk zeneszó mellett zajlik díszterítékben tálalva és élövirágokkal díszítve.


A rózsafürdö a pezsgöfürdöben történik. A medence partját rózsaszálakkal- és szirmokkal, valamint rózsa illatú mécsesekkel díszítik, valamint jégbehütött pezsgövel koronázzák meg a látványt és fürdököpenyt is biztosítanak.


A kastély konyhája a vendégek különleges kéréseit is teljesíti, ugyanis a szállodában megfordultak már cukorbeteg, liszt érzékeny, illetve diétázó vendégek is, ezért az ö különleges igényeik is kielégíthetök jelezve ezzel azt is, hogy az itt dolgozók teljes mértékben felkészültek a látszólag váratlan helyzetekre is. Természetesen ilyen esetekben speciális ételsorokat állítanak össze és olyan pékségekkel veszik fel a kapcsolatot, akik az étkeztetéshez szükséges pékárukat el tudják készíteni.


A vendégeknek nagyon jól esik a személyük felé irányuló kedvesség akár egyéni, akár konferenciavendégekröl van szó. Ezt példázza az is, hogy nem egyszer tudomást szereznek a vendégek név - illetve születésnapjáról, de elöfordulhat – föleg konferenciáknál – hogy a megrendelö hívja fel erre a rendezvényszervezö figyelmét a szobarendelés lefixálásakor. Ebben az esetben tájékozódni kell az ünnepelt nevéröl, a torta, vagy a virág fajtájáról és arról, hogy milyen keretek között történjen a köszöntés. A marketingesre hárul a lebonyolítás és az ehhez szükséges rendelés teljes folyamata. A köszöntés és pezsgöbontás a vacsora kereti között történik. Elöfordulhat, hogy az ünnepeltet csak egy apró ajándékkal szeretnék meglepni és nem akarnak nagy felhajtást körülötte. Ilyenkor egy csokor virág, illetve bonbon, férfiak esetén egy üveg bor, vagy pezsgö, illetve a szobába készített csésze kávé is elegendö lehet a meglepetéshez.


Egyéni vendégek esetén, ha aznap tudják meg az eseményt, de már nincs idö elmenni vásárolni, akkor egy a kastély logójával díszített céges lapra nyomtatott „Sok boldog születésnapot” is elég lehet ahhoz, hogy örömet szerezzenek a vendégnek.


Ezek az esetek is remekül mutatják, hogy a vendégeknek nincsenek olyan kéréseik, illetve kívánságaik, amelyeket lehetetlen lenne teljesíteni.


Találat: 1632