online kép - Fájl  tubefájl feltöltés file feltöltés - adja hozzá a fájlokat onlinefedezze fel a legújabb online dokumentumokKapcsolat
  
 

Letöltheto dokumentumok, programok, törvények, tervezetek, javaslatok, egyéb hasznos információk, receptek - Fájl kiterjesztések - fajltube.com

Online dokumentumok - kep
  
felso sarok kategória jobb felso sarok
 

Biológia állatok Fizikai Földrajz Kémia Matematika Növénytan Számítógépes
Filozófia
Gazdaság
Gyógyszer
Irodalom
Menedzsment
Receptek
Vegyes

 
bal also sarok   jobb also sarok
felso sarok   jobb felso sarok
 




































 
bal also sarok   jobb also sarok

MS Project

számítógépes





felso sarok

egyéb tételek

jobb felso sarok
 
A magyar nyelv hangallomanya
SSADM Strukturalt rendszerelemzési és -tervezési módszer
Az Excel adatkezelése
Sémakezelés és tarolasi struktúrak hierarchikus adatbazisokban
Windows XP (magyar) új kapcsolat létrehozasa
Programozasi eszközök, vezérlési szerkezetek
A szamok kódolasa
 
bal also sarok   jobb also sarok

MS Project

Gyakorlat1


A gyakorlat témája:

  1. Az MS Project szoftver áttekintése
  2. Tevékenységadatok megadása
  3. Tevékenységek időtartamának becslése és megadása
  4. Mérföldkövek létrehozása
  5. Tevékenységek munkafázisokba sorolása
  6. Kapcsolódó tevékenységek
  7. A projektterv átfutási idejének ellenőrzése



  1. Az MS Project szoftver áttekintése:

Az MS Project 2007 indításakor kezdő oldalunk tartalma így jelenik meg.


1. ábra

A projektterv mentése

Az új projekt tervét a Fájl menü Mentés másként menüpontjának segítségével indíthatjuk el (2. ábra). A projektünk fájlnevének és helyének a megadása után a Mentés gombra kattintva az MS Project elmenti azt (3. ábra).






2. ábra


Munka közben és a munka végén az aktuális állapottal felülírhatjuk a Fájl >> Mentés menü használatával.


3. ábra

A projektterv adatai


A projektünkre vonatkozó információkat a Projekt >> Projekt adatai. menüből nyitható adatbeviteli ablakban adhatjuk meg (4. ábra).


4. ábra

A projektünk indulási időpontját a Kezdési dátum mezőben tudjuk megadni (5. ábra).


5. ábra

A tevékenységek rögzítése


A projektstruktúra terv kialakítását követően az egyes tevékenységeket is felvihetjük az MS Project tervezőeszközünkbe (6. ábra).


6. ábra


A tevékenységek rögzítése után a projektstruktúra tervnek megfelelő szintek beállítását a menüsor megfelelő gombjaival állíthatjuk be (7. ábra).


7. ábra

Új tevékenység beszúrása

Oda állunk arra a sorra, amelyik elé be akarjuk szúrni az új tevékenységet, majd megnyomjuk a jobb egér gombot és kiválasztjuk az Új tevékenység menüpontot (8. ábra). Az aktuális tevékenységet a Tevékenység törlése utasítással tudjuk törölni.







8. ábra


Tevékenységek időtartamának beállítása




Többféleképpen is beállíthatjuk az egyes tevékenységek időtartamát. Az egyik mód, hogy a Tevékenység neve melletti Időtartam oszlopban megadjuk a megfelelő adatot. A másik, hogy az adott tevékenységet kijelöljük, majd megnyomjuk a jobb egér gombot és kiválasztjuk a Tevékenység adatai menüpontot (9. ábra).



9. ábra


Ezt követően a Tevékenység adatai ablakban adhatjuk meg a szükséges adatokat (10. ábra).


10. ábra


A tevékenységek időtartamát csak az alsó szinteken kell megadnunk, a felsőbb szinteken az MS Project automatikusan számítja az összegzett adatokat.

Tevékenység adatai


A Tevékenység adatai ablakhoz eljuthatunk úgy is, hogy az adott tevékenység sorában állva, a bal egérgombbal a tevékenység megnevezésére 2-szer kattintunk.


A tevékenységek kapcsolatának beállításai


A Tevékenység adatai ablak Megelőzők kartonfülre kattintva (11. ábra), a megjelenő ablakban tudjuk beállítani az egymáshoz kapcsolódó tevékenységeket és a közöttük lévő kapcsolat típusát (12. ábra).


11. ábra


12. ábra

A Típus oszlopban tudjuk megadni a kapcsolat típusát, az Eltérés oszlopban az összekapcsolt tevékenységek egymáshoz képest eltérő megvalósulásának mértékét (13. ábra).


13. ábra

Projekttagok


Az Erőforrások kartonfülre kattintva (14. ábra), az Erőforrás neve oszlopban tudjuk megadni a tevékenységben résztvevők nevét. Az előző tevékenységnél megadott projekttagokat a lenyíló menüből újra kiválaszthatjuk. Az Egység oszlopban lehet megadni, %-ban kifejezve, hogy az adott projekttag milyen mértékben vesz részt az adott tevékenységben.


14. ábra Mérföldkő és teljesítés


Egy tevékenységet a Speciális kartonon található Megjelölés mérföldkőként jelölőnégyzet bejelölésével minősíthetünk mérföldkőnek (15. ábra).


15. ábra


Az Általános karton Készültségi szint mezőjében adhatjuk meg, hogy egy tevékenység hány %-ban valósult meg (16. ábra).


16. ábra

Gantt diagram


Az MS Project használata során alapértelmezésben a projekt Gantt diagramját láthatjuk a kapcsolatok és résztvevők feltüntetésével (17. ábra).

17. ábra

A tevékenységekhez tartozó főbb információkat (18. ábra) az oszlopok (Tevékenység neve, Időtartam, stb.) tartalmazzák.


18. ábra




Az időosztás beállítása


A Gantt diagramunk időbeosztását megváltoztathatjuk az idősávra állva és a jobb egérgomb segítségével, az Időskála menüpontot választva (19. ábra).


19. ábra


Az időskála felső részének léptékét a Középső réteg ablak Egység mezőjében, a Címke mezőben a kiírás formáját adhatjuk meg (20. ábra).


20. ábra


Az időskála alsó részének léptékét az Alsó réteg karton Egység mezőjében, a Címke mezőben a kiírás formáját adhatjuk meg (21. ábra).


21. ábra

A munkarend beállításai

Munkahetek módosításai


Az alapesettől (szombat, vasárnap, munkaszüneti nap) eltérő munkarendet az Eszközök >> Munkaidő módosítása. menüpont segítségével adhatjuk meg (22. ábra).










22. ábra


Itt alapértelmezésként mindig a projekt aktuális alapnaptárát hozza fel az MS Project.


23. ábra


Az alapértelmezett napi munkarendet a Részletek gombra kattintással előhívott ablakban tudjuk módosítani (23-24. ábra).

24. ábra

Kivételek beállításai


A Kivételek megadásával, egyszeri vagy bizonyos rendszerességgel ismétlődő, olykor a szokásostól eltérő munkaidők (pl. rendkívüli munkarendbeli változások) megadását teszi lehetővé az MS Project. Egy munkaszüneti napot a Munkaidő módosítása ablak Kivételek kartonfülre kattintással a Kezdés oszlopában adhatunk meg (25. ábra).

25. ábra

Az ennek hatására megjelenő Név oszlopban a Névtelen sorra 1-szer kattintva, beírhatjuk a nem szokásos napunk megfelelő megnevezését is.

További szabályokat tudunk megadni, ha a Részletek gombra kattintunk és az így előhívott ablakban beállítjuk az ismétlődések paramétereit (26. ábra).

26. ábra

Nézetek


Projektünket más és más szempontból bemutató ütemtervek nézeteit a Nézet menü segítségével érhetjük el (27. ábra). Az MS Project alapértelmezett beállítása a Gantt-diagram.


27. ábra


A Gantt-diagram nézet, amely a bal oldalon a projekttevékenységeket, jobb oldalon pedig a tevékenységek időtartamának megfelelő grafikus sávokat tartalmaz. Az MS Project számos más Gantt-nézetet is tartalmaz, pl. a Nyomon követési Gantt nézetet. Ezekben a nézetekben a diagram igény szerint testre szabható.

Fontos megjegyezni, hogy az egyik Gantt-nézet megjelenésén végrehajtott módosítások nem befolyásolják a többi hasonló nézetet.

Hálódiagram



Ez a nézet a kapcsolatok és összefüggések szemléltetésére alkalmas. Tömörebben és átláthatóbban mutatja a projekttervünket mint a Gantt-diagram. Nem a tevékenységek időbeliségének bemutatására, inkább összetett munkafolyamatok áttekintéséhez és megértésére érdemes használni (29. ábra).







28.ábra









29. ábra

Tevékenység kihasználtsága


30. ábra


A Tevékenység kihasználtsága nézetben (30. ábra) egy munka egységű nyomon követést tudunk előhívni a Nézet menüből.

Munka egységű nyomon követéshez azt kell megadnunk, hogy az elvégzendő munkamennyiségből mennyit végeztünk el, mennyi a várható összmunka, esetleg mennyi van még hátra az elvégzéséből. Megadási módja szerint két fajtáját különböztethetünk meg. Az egyik az összesített, a másik pedig az időbontásos.

Az összesített megadásnál, lényegében az időtartam egységű nyomon követéshez hasonlóan az egész-rész viszonyt adjuk meg számértékekkel.

Az időbontásos vagy másképpen idősoros megadásnál a munkaértékeket az előbbiekhez hasonlóan, de ezúttal egy-egy időtartamra (nap, hét, stb.) adjuk meg.

Nyomon követési Gantt


31. ábra


A Nyomon követési Gantt-nézetben (31. ábra). alaptervi Gantt-sávokkal jeleníthető meg az időtartam egységek.

Az időtartam egységű nyomon követésnél azt adjuk meg, hogy mennyi idő telt már el a tevékenység időtartamából, várhatóan meddig fog még tartani, esetleg mennyi van még hátra belőle. A használt mértékegység többnyire nap, hét vagy hónap szokott lenni.

Az időtartam alapú nyomon követést tudjuk előhívni a Nézet menü Tábla almenüjének Nyomon követés (Tracking) menüpontjában is. Ebben fontosabb nyomon követési mezőkhöz juthatunk egy lépésben.

A tevékenységek Időtartamának közvetlen átállítása a tevékenységek várható időtartamának módosítását eredményezi. Ha feltüntetjük a Tényleges időtartam mezőt, abba a már ledolgozott időtartamot írhatjuk. A tervezettet az Eredeti időtartam mezővel tehetjük láthatóvá. Ezekhez hasonlóan a kezdési és befejezési dátumok és egyéb mezők is feltüntethetők, mind az eredeti, mind a tényleges adatok eléréséhez.

Erőforrás-grafikon


32. ábra

Erőforrás definíció: a projektet felépítő tevékenységek végrehajtásában közreműködő személy, eszköz vagy anyag.

Az Erőforrás-grafikon (32. ábra) sávos diagram nézetben jeleníti meg egy erőforrás munkaterhelését. A projektvezető egyik fontos feladata az erőforrások felhasználásának nyomon követése a hatékony terheléselosztás megvalósításának érdekében. Egyes erőforrások túlterheltek, mások alulterheltek lehetnek egy megadott időtartományban. Ezzel a nézettel meg lehet tekinteni az erőforrások terhelési szintjeit.

Ha az erőforrás neve vörös színnel jelenik meg, az erőforrás túlterhelt. A fekete színnel megjelenő erőforrások teljes kapacitásukkal, vagy annál kisebb mértékben terheltek.

Az (alapértelmezésben) kék színű sávok jelölik az olyan hozzárendelt munkamennyiségeket, amik nem haladják meg a erőforrás maximális mennyiségét és elérhető munkaidejét az adott időtartományban. Az (alapértelmezésben) vörös színű sávok jelölik a túlterhelt erőforrásokat, amelyek esetében a maximális mennyiség vagy elérhető munkaidő túllépésre került egy adott időtartományban.




  1. Tevékenységadatok megadása

Gyakorló állomány: film1.mpp

Minden terv alapját a tevékenységek képezik, ezek tartalmazzák a projekt céljainak teljesítéséhez szükséges munkát, időtartamot és az erőforrásigényeket.

a.       Indítsuk el a MS Project 2007 programot!

b.      Töltsük le a következő állományt és nyissuk meg:
film1.mpp állományt

c.       A tevékenységekkel kapcsolatos munkához használjuk a Tevékenységek ablaktáblát!

d.      Vigyük be a következő tevékenység neveket:

Előmunkálatok

Forgatókönyv összeállítása

Forgatási lapok összeállítása

Helyszínek kiválasztása

Meghallgatások

Forgatás

Próba

Videó forgatás

Az anyag előkészítése a további munkához


  1. Időtartam felmérése

A tevékenység időtartama az az időmennyiség, amelyet a tevékenység végrehajtására szánunk. Megadására a MS Project-ben sokféle mértékegységet használhatunk, így akár perceket vagy hónapokat is. Projektünk átfutási idejétől és részletezettségétől függően más és más (órás, napos vagy hetes) beosztással érdemes dolgoznunk.

Összefüggés a projektnaptárral!

Ha a projektnaptárunkban a munkaidő hétfőtől péntekig reggel 8-12, 13-17 óráig tart, akkor a munkaidőn kívüli időszak este és a hétvégén lesz.

Tételezzük fel, hogy egy tevékenység végrehajtása 16 munkát igényel. 8 órás munkaidővel számolva ez egy erőforrás által 2 nap (2n) alatt végezhető el.

Az előbbi adatok alapján megállapíthatjuk, hogy a péntek reggel 8 órakor megkezdett munka nem lesz hétfő délután 5 óránál hamarabb készen, mert hétvégére nem ütemez munkát a program.

Rövidítések időtartamokra:

perc p min m

óra ó hr h

nap n day d

hét h wk w

hónap   h mon mo


Ütemezhetjük úgy is a tevékenységeket, hogy azok a kezdésüktől a befejezésükig ne vegyék figyelembe a munkaidőn kívüli időszakokat. Ezt eltelt időtartam megadásával oldhatjuk meg.

Megadása: emértékegység pl.: en, emo

Eltelt időtartamot elsősorban olyan tevékenységhez rendelünk, melyekre nincsen közvetlen ráhatásunk, de projektünk szempontjából kritikus.

Ilyen pl. az úgynevezett technológiai várakozási idő. Pl.: építkezésnél a beton kötése.


Időtartam megadása:

Forgatókönyv összeállítása  5n

Forgatási lapok összeállítása                                  3n

Helyszínek kiválasztása        2n

Meghallgatások                   2n

Forgatás (most átugorjuk ezt a tevékenységet)      

Próba                                  2n

Videó forgatás                     2n

Az anyag előkészítése a további munkához             1n


A tevékenységek időtartamának becslésénél két fő szabályt kell szem előtt tartanunk:

- a projektek átfutási ideje általában összefüggésben áll a tevékenységek időtartamával: a hosszabb projekteknek többnyire hosszabbak a tevékenységei, mint a rövidebb projekteknek

- ha nyomon szeretnénk követni, hogy a folyamat hogy áll a projekttervhez képest,meg kell határoznunk a projektünk részletességét. Pl. többéves projektünk tevékenységeit nyomon követni nem praktikus vagy talán nem is lehetséges, ha percekben vagy órákban mérjük.

Jó kiindulópont lehet az időtartam becsléséhez:

korábbi, hasonló projektek múltbéli tapasztalata

a tevékenységet elvégző személyek becslései

hasonló projektek irányításában jártas személyek véleménye

szakértők vagy iparági szervezetek elbeszélései a mienkhez hasonló projektekről

Összetett projektek estében valószínűleg több forrásból merítjük az adatokat. Mivel a becslés eleve nem lehet pontos, ezért sokan ezt tartják az egyik legjelentősebb kockázati tényezőnek a projektekben.



  1. Mérföldkő megadása

A projektben nem csak a tevékenységek hordoznak fontos információkat a projektvezetés számára, hanem azok a fontosabb projektállomások is, amelyek elérése, figyelemmel kísérése fontos a teljesítés szempontjából. Ezeket az eseményeket - mint például egy összetett munkafázis befejezési időpontját - mérföldkövekkel kell jelölni.

A mérföldkő olyan esemény, ami

- a projekten belül következik be (pl. egy munkafázis befejezése)

- vagy a projekttől független külső hatást jelöl. (pl. egy megrendelés visszaigazolásának beérkezése)

Mivel a mérföldkő többnyire nem tartalmaz munkát, így általában nulla időtartamú tevékenységként értelmezhetjük:


Tevékenységlistába új elem beszúrása:


  1. Kattintsunk arra a tevékenységre, amely elé szeretnénk beszúrni (Forgatás), a Beszúrás menü, Új tevékenység vagy Insert billentyű
  2. Írjuk be: Előmunkálatok befejeződtek Időtartam: 0n, a diagram területen megjelenik a ♦ jel

Bármilyen időtartamú tevékenységet mérföldkőnek nyilváníthatunk.

Kattintsunk 2-szer a tevékenység nevére.

Megjelenik a Tevékenység adatai párbeszédpanel, melynek Speciális fülén válasszuk ki a Megjelölés mérföldkőként lehetőséget.


  1. Tevékenységek munkafázisokba szervezése

Érdemes az egymáshoz szorosan kapcsolódó tevékenységek csoportját munkafázisokba szervezni. A munkafázisokba szervezett tevékenységeket könnyebb megkülönböztetni egymástól, ráadásul átláthatóbbá válik a terv.



Munkafázisokat a tevékenységek lefokozásával vagy előléptetésével hozunk létre.


Az MS Projektben összefoglaló tevékenységek jelölik a munkafázisokat.

Az összefoglaló tevékenységek másképpen viselkednek, mint a többi tevékenység.

Nem adhatjuk meg közvetlenül adataik többségét: pl. időtartam, kezdő időpont stb. mert ezek az adatok a munkafázis résztevékenységeiből adódnak.


A projektterv strukturálása: fentről-le és lentről-fel tervezés


A fentről-le tervezés során elsőként a projekt fő munkafázisait és termékeit határozzuk meg, csak ezután részletezzük az egyes munkafázisok végrehajtásához szükséges tevékenységeket. Az összetett projekteknél a munkafázisoknak több szintje is lehet. Ez a megközelítés az általánostól halad a konkrétabb felé.

A lentről-fel tervezés során először megkeressük a lehető legtöbb tovább nem osztható tevékenységet, majd logikus csoportokba rendezzük ezeket. Az így kapott csoportokat munkafázisnak vagy összefoglaló tevékenységnek nevezzük. Ez a megközelítés a konkrét felől halad az általános irányába.

A legtöbb összetett projektben a két módszer kombinációját alkalmazzuk. Néhány projektnél már előre ismerni fogjuk az alacsony szintű tevékenységeket, néhánynál kezdetben talán csak a szélesebb projektcélokat.


Összefoglaló tevékenység létrehozása


2-6 tevékenység kijelölése, behúzás

Eredménye: az első tevékenység összefoglaló tevékenység lesz, és megjelenik hozzá egy összefoglaló sáv az ütemterven, a neve pedig félkövérré válik.

8-10 tevékenység kijelölése, behúzása (Formázás eszköztáron található gombbal)


Ha a szervezetünk WBS (Work Breakdown Structure) tevékenységfelbontási rendszert használ a projekt tervezési fázisában, akkor hasznos lehet a WBS kódokat is megtekinteni a MS Projectben. (Oszlop beszúrása)


  1. Kapcsolódó tevékenységek

Projektekben a tevékenységeknek meghatározott sorrendben kell követniük egymást. Pl.: egy filmjelenet forgatás tevékenységét be kell fejezni, mielőtt a filmjelenet vágás tevékenység megtörténne. (alap-fal, főzés-beszerzés, programozás-teszt stb.). Ezen tevékenységeknek befejezés-kezdés viszonya, (más szóval kapcsolata) függősége van, ami két dolgot jelent:

a második tevékenységnek az első után kell bekövetkeznie: ez a sorrend

második tevékenység csak akkor kezdődhet, ha az első már befejeződött; ez a függőség


A tevékenységek viszonyát kapcsolatok segítségével írjuk le. A MS Projectben azt a tevékenységet, ahonnan a kapcsolat indul megelőző tevékenységnek hívjuk, mert ez megelőzi a tőle függő tevékenységeket. Azt a tevékenységet pedig ahova érkezik követőnek nevezzük, mert követi azokat a tevékenységeket melyektől függött.

Bármely tevékenység lehet a megelőzője egy vagy több tevékenységnek, hasonlóképp bármely tevékenység lehet a követője egy vagy több megelőző tevékenységnek.

A tevékenységek közötti kapcsolat típusa négyféle lehet:

A kapcsolatok szemléltetéséhez vegyünk két tevékenységet: X és Y


BK

(FS)


Befejezés-kezdés (Finish to Start)

A program úgy ütemezi Y tevékenységet, hogy kezdését X befejezésétől teszi függővé. Ez a típus a legáltalánosabb, hiszen sok esetben egymásra épülnek az egyes tevékenységek, nem nélkülözheti a követő folyamat az elődjének elkészültét.


KK

(SS)

Kezdés-kezdés (Start to start)

A program úgy ütemezi Y tevékenységet, hogy kezdését X kezdésétől teszi függővé. Ha X kezdési időpontja valamilyen oknál fogva módosul, akkor ez az esemény hat vagy hathat Y kezdésére is.


BB

(FF)

Befejezés-befejezés (Finish to Finish)

A program úgy ütemezi Y tevékenységet, hogy befejezését X befejezésétől teszi függővé. Ha X befejezési időpontja valamilyen oknál fogva módosul, akkor ez az esemény hat vagy hathat Y befejezésére is.


KB

(SF)

Kezdés-befejezés (Start to Finish)

A program úgy ütemezi Y tevékenységet, hogy befejezését X kezdésétől teszi függővé. Ha X kezdési időpontja valamilyen oknál fogva módosul, akkor ez az esemény hat vagy hathat Y befejezésére is.



Kapcsolat megadására illetve módosítására több lehetőségünk is van:


BK kapcsolat létrehozásához vezessük egerünket annak a tevékenységnek a téglalapjára, amely előfeltétele a másik megkezdésének. Amikor a kurzor négyirányú nyilat mutat, húzzuk el az egeret lenyomott egérgomb mellett először függőleges, majd vízszintes irányban a másik tevékenység téglalapja felé, majd engedjük fel a gombot.

Összekapcsolandó illetve szétkapcsolandó tevékenységek kijelölése után az eszköztár Tevékenységek összekapcsolása (láncszem) illetve Tevékenységek szétválasztása (áthúzott láncszem) gomb segítségével létrehozhatjuk illetve megszüntethetjük a kapcsolatot

Kapcsolatot létrehozhatunk illetve módosíthatunk a Gantt-diagram nézetben a bal oldali táblázatos részben található Megelőzők oszlopban.

Kapcsolatot létrehozhatunk illetve módosíthatunk a Tevékenység adatai ablak Megelőzők fülén.

A kapcsolatot jelző nyílon kétszer kattintva a Tevékenység függése ablakban módosíthatjuk vagy törölhetjük a kapcsolatot.


Gyakorlat:

2-3 tevékenység között BK kapcsolat kialakítása

Figyeljük meg, hogy mi történt! (átütemezés)

Hozzunk létre más módon BK kapcsolatot 3-6 tevékenységek között!


  1. A projekt átfutási idejének ellenőrzése

A Projekt menüből a Projekt adatai ablak segítségével folyamatosan követhetjük a projektünk jellemzőit.


Találat: 6013







Felhasználási feltételek