A levelek szabvanyformai

A levelek szabványformái

A levelezés alapfogalmai c. fejezetben már megtudhattuk, hogy a leveleknek kötött, szabványformája van, illetve azt is, hogy ettöl a cégek, intézmények saját igényeikhez igazodva eltérhetnek.

De az alapformát, a szabványt mindenkinek ismerni kell, hiszen ez a kiindulópontja a késöbbi alakításnak.

Két formát kell megtanulni ahhoz, hogy tulajdonképpen szinte minden levelet el tudjunk készíteni. (Ezen kívül vannak még úgynevezett különleges levélformák is.)

A két alapforma a következö:

1. ügyiratforma

2. a hivatalos levél formája (= levélforma)

Beállítások a szövegszerkesztön:

-     444g67e      444g67e   szabvány betütípus: Times new roman

-     444g67e      444g67e   szabvány betüméret: 12

-     444g67e      444g67e   szabvány sorköz: szimpla (=normál vagy 1-es)

-     444g67e      444g67e   szabvány margó: bal = 2,5 cm, jobb = 1,5 cm

-     444g67e      444g67e   papírméret: A/5, de használható az A/4-es méret is.

-     444g67e      444g67e   A bekezdéseket a magyar szabvány szerint üres sorral tagoljuk.

-     444g67e      444g67e   Teljes dátum = hivatalos iratokon csak az ilyen formátumú dátum az elfogadott, különösen az okiratokon: Helységnév, évszám. hónap kiírva betüvel nap. - példa: Miskolc, 2007. július 16.

A formában az üres sorokat X-szel jelöljük.

Kiegészítések az ügyiratformához:

- az ügyirat neve kiemelhetö (pl. félkövér betü)

- a szöveg lehet akár csak 1 mondatos is, de egy egész oldalas is.

- minden iraton minden aláírás elött 3 üres sort kell kihagyni, ide kerül majd cég esetében a pecsét, személy esetében az aláírás.

- egy iraton általában 2 aláírás szerepel, vagy két személy, vagy 1 cég - 1 személy, de az irat jellegétöl függöen 3-4 aláírás is elöfordul.

- ha az iraton aláírásként a cég neve, és a cég egyik aláírásra jogosult munkatársának neve, beosztása szerepel, azt céges aláírásnak nevezzük.

- magánszemélyek esetében természetesen 1 aláírás szerepel az irat alján.

- az aláírások egymás mellé is kerülhetnek olyan módon, hogy az elsöt a bal margónál kezdjük, majd tabulátor segítségével kb. az oldal felétöl a második aláírás következik.

Minta ügyiratra (az üresen hagyott sorokat x-szer jelöltük)

Beállítások a szövegszerkesztön:

-     444g67e      444g67e   szabvány betütípus: Times New Roman

-     444g67e      444g67e   szabvány betüméret: 12

-     444g67e      444g67e   szabvány margó: bal = 2,5 cm, jobb = 1,5 cm

-     444g67e      444g67e   szabvány sorköz: szimpla (= normál vagy 1-es)

-     444g67e      444g67e   papírméret: A/4, álló formátum

A hivatalos levél szabványformája (az x-szer jelölt sorokat üresen kell hagyni)

Kiegészítések a hivatalos levél formájához:

- a céges fejléc készülhet nyomdai úton, ekkor csak a címzett nevétöl kell értelmezni a levélformát,

- a céges fejlécben legalább 3 adatnak kell szerepelnie a felsoroltak közül,

- a címzett neve esetében, ha nem fér ki egy sorban, tagolható több sorba értelemszerüen, a többi adat (üres sor, elhelyezés) változatlan marad,

- a jobb oldalon található adatokat (dátum, iktatószám, hivatkozási szám, ügyintézö neve) összefoglaló néven hivatkozási adatoknak nevezzük, és a tabulátor billentyü segítségével írjuk öket a minta szerinti helyre.

- a hivatkozási adatok közül csak azt kell feltüntetni, amelyikhez tartozik adat, pl. ha korábban nem volt kapcsolat a cégek között, elöfordulhat, hogy a hivatkozási adatok között csak a dátum és az iktatószám fog szerepelni,

- a szabvány szerint a helységnevet, a "tárgy" szót, és a "melléklet" szót ki kell emelni a minta szerint, egyéb kiemelés nem kötelezö, de növeli az irat áttekinthetöségét, esztétikumát (pl. a címzett nevének, a megszólításnak vagy a szöveg fontos szavának kiemelése),

- a levél tárgya általában 1-2 szavas, rövid összefoglalása a levél tartalmának, pl. Tájékoztatás új akciónkról

- a levél szövege tartalmazhat felsorolást, táblázatot is,

- az elköszönö szó üzleti levél esetében általában a "tisztelettel" szó, ez a legelfogadottabb, legmegfelelöbb, de használható még az "üdvözlettel" kifejezés is.

- néhány levél tartalmazhat mellékletet, ha nincs, nem kell feltüntetni, ha van, akkor vagy darabszámmal jelöljük, vagy kiírjuk a nevét, pl. Melléklet: 2 db, vagy Melléklet: árjegyzék,

- a levél lehet több oldalas is, ekkor számozni kell az oldalakat, és nagyon fontos szabály, hogy csak az aláírások nem kerülhetnek az utolsó oldalra, legalább egy mondatnak is át kell kerülnie.

Minta hivatalos levélre

A tananyag további részében ezt a két elnevezést (1. ügyiratforma, 2. hivatalos levél formája) fogjuk alkalmazni.

Levélforma.kieg..doc

A levél szerkezeti elemeinek leggyakoribb formái

A hivatalos levél 3 részböl épül fel:

1.     444g67e      444g67e      444g67e      444g67e      444g67e      444g67e fejrész

2.     444g67e      444g67e      444g67e      444g67e      444g67e      444g67e förész

3.     444g67e      444g67e      444g67e      444g67e      444g67e      444g67e zárórész

A levél fejrésze

Tartalmazza a feladó és a címzett adatait, a keltezést, az irattározási (= hivatkozási) adatokat és a tárgy megjelölését.

Ha nincs elöre nyomtatott cégjelzéses levélpapírunk, akkor a feladó adatait az élöfejbe, írógép esetén a levél bal felsö sarkába, a lapszéltöl 20-25 mm távolságra kell felírni. A feladó adatai a cég hosszú bélyegzöjével is felkerülhetnek a levélpapírra.

A vállalatok, cégek, vállalkozások gyakran elöre nyomtatott cégjelzéses vagy cégfeliratos, fejléces levélpapírral dolgoznak. A fejléc biztosítja egy intézményen belül az egységes ügyintézés feltételeit. A cégfelirat reklámjellegén túl arra is alkalmas, hogy kifejezze a cég arculatát. Cégjelzéses levélpapírt szövegszerkesztöben is készíthetünk. Ilyenkor célszerü a fejlécben elhelyezni a cégjelzést és dokumentumsablonként elmenteni.

A címzett adatait az elöre nyomott levélpapíron az erre kijelölt helyre, illetve a feladó adatai (céges fejléc) alatt minimum kettö sor kihagyásával a baloldali lapszéltöl kezdve írjuk. Ezek között csak a levél célba juttatásához szükséges adatokat tüntetjük fel. Ha a címzett neve túl hosszú, azt értelmileg összefüggö tagolással két, esetleg három sorba is írhatjuk, elválasztani azonban semmiképpen nem szabad! A címzett közelebbi megjelölését (osztály, csoport) a címzett neve után a következö sorba írjuk. Az intézmények alárendelt egységeinek nevét a Magyar helyesírás szabályai 189. pontja szerint kell írni. Ha a levél személynek szól, nevét (esetleg beosztását) üres sor kihagyása nélkül írjuk a címzésbe. A címzésben a beosztás a név mögé kerül.

Minták:

A postacímet vagy a közigazgatási címet a címzett megnevezése után - egy sor kihagyásával írjuk. Elöször a helységnevet (aláhúzva), majd közvetlenül alá a postafiókszámot, ill. az utca megnevezését és a házszámot írjuk. A következö sorba kerül az irányítószám. Az irányítószám után nem szabad pontot tenni. Ha van postai utasítás (expressz, ajánlott), a címzés alatt egy sor kihagyásával, aláhúzva tüntetjük fel.

A keltezést elönyomott papíron a kijelölt helyre, egyébként a jobb felsö sarokba írjuk. Elöször a helységnevet, majd az évet, hónapot és a napot. A hivatalos levelekben ne írjunk rövidített dátumformát! Ha nem elönyomott cégjelzéses papíron dolgozunk, az iktatási és hivatkozási adatokat közvetlenül a keltezés alá kell írni.

A gyors informálódást és ügymenetet szolgálja a tárgy megjelölése. Ezt elönyomott levélpapíron a kijelölt helyre, ennek hiányában a címzés után egy sor üresen hagyásával írjuk. A tárgy szó után kettöspontot teszünk és aláhúzzuk azt. A tárgy megjelölése címnek számít, tehát nagy kezdöbetüvel írjuk, és utána nem teszünk pontot.

A levél förésze

A hivatalos levelezésben is elöfordulhat megszólítás, ennek jelzöi eleme a "tisztelt" szó. A megszólítás elött két sort hagyjunk üresen!

A megszólításban minden fönevet nagy kezdöbetüvel írunk. A megszólítás után felkiáltójelet teszünk. (Ha nincs a levélben megszólítás, akkor a szöveg elött hagyjunk két sort üresen.)

A megszólítás fajtái:

- beosztás szerint

- név szerint

- név és beosztás szerint.

Ha tudjuk a címzett személy pontos nevét, azt vagy a címzett cég neve alatt, vagy a megszólításban illik szerepeltetni. (Mindkét helyen is lehet.)

A hosszabb terjedelmü levelek szövegrésze több, egymástól elkülönítendö gondolatot tartalmazhat, ezért ezeket célszerü bekezdésekre tagoltan írni.

Az új bekezdéseket általában sorköz kihagyásával jelöljük, de élhetünk az elsö sor behúzása lehetöségével is (Ez utóbbit francia bekezdésnek nevezzük).

Egy levél írásképe akkor rendezett, ha a bekezdések formázása egységes. Esztétikus a sorkizárt bekezdésforma alkalmazása az automatikus elválasztás funkció bekapcsolásával.

A különösen fontos részeket a szövegszerkesztö nyújtotta kiemelési lehetöségekkel (különbözö betüstílusokkal, bekezdésformázással, tabulátor vagy táblázat alkalmazásával) tehetjük még hangsúlyosabbá.

1. Beosztás szerint megszólítás, a név a címzett nevénél már szerepel.

2. Név és beosztás szerinti megszólítás.

3. Beosztás szerinti megszólítás, ha nem ismerjük a címzett cég munkatársainak adatait.

A levél zárórész

A hivatalos levél végén alkalmazhatunk az egész írást lezáró, elköszönö, üdvözö formulákat (pl. Üdvözlettel, Szívélyes üdvözlettel, Tisztelettel stb.), ezek után nem kell pontot tenni.  A felsoroltak közül a Tisztelettel kifejezés a legmegfelelöbb. A záradék (=üdvözlö kifejezés) elött egy üres sort hagyjunk ki!

Az aláírás elengedhetetlen része a hivatali levélnek. Három sor üresen hagyásával írjuk a levelet író intézmény nevét, majd ugyancsak három sor kihagyásával az aláírási joggal megbízott nevét. A hivatali beosztást az aláírás alá, kisbetüvel kezdve helyezzük el.

Az aláírási részt kezdhetjük a bal margónál (ez a szabványos), de írhatjuk a szöveg alá, kissé jobbra helyezve is. A levélre a cégbélyegzöt úgy helyezzük el, hogy az aláírás ne legyen olvashatatlan!

Ha a levélhez melléklet is tartozik, azt a levélen fel kell tüntetnünk. Ha nincs elöre meghatározott helye, akkor az aláírás után egy sor kihagyásával a baloldali margótól kezdve írjuk, majd aláhúzzuk. Ha több melléklet van, ezeket darabszámmal jelöljük, vagy külön-külön felsorolva is írhatjuk.

Fontos: azt, hogy ki írhat alá egy levelet, minden cégnél, intézménynél belsö ügyrend szabályozza. Az aláírók ugyanis a levelekben foglaltakért felelösséget, kötelezettséget vállalnak. Egy levél akkor válik hivatalossá (törvényessé), ha az aláírásra jogosulttal, jogosultakkal írattuk alá, és lebélyegeztünk. Az igazgató általában egymaga is aláírhat, az aláírásra megbízottak általában ketten írhatnak alá. A cégen, intézményen belül azt is meg szokták határozni, hogy ki milyen ügyben (pl. pénzügy, munkaügy, bérügy, beruházás stb.) kivel írhat alá elsö, illetve második helyen.

Elöfordulhat, hogy nem az ír alá, akinek a nevét odagépeltük, ilyenkor a géppel írt név után "h" ( = helyett) betüvel jelezzük az eltérést.

Pénzintézeti (banki) ügyekben az aláírási jogot be kell jelenteni egy formanyomtatványon  az illetö banknak, pénzintézetnek.

lev.alapfog.1.doc

üiform.levform..doc