|  | ||||||||
|  | ||||||||
| | ||||||||
| | ||||||||
 |
 |
|
|
|
||
 |
 |
|
|||||||||||||||||
Elég gyakran halljuk az államigazgatási adminisztratív intézmények folyosóin a következő kijelentéseket egy-egy összejövetel/értekezlet kihirdetésekor:
Megint egy gyűlés! De hát a múlt héten is volt egy!"
Az összejövetel d.u. 4-kor kezdődik. Vajon mikor lesz vége?"
Semmi értelme összehívni az embereket: a legutóbbi gyűlésen sem döntöttünk el semmit...
Én nem is láttam a múltkori értekezlet jegyzőkönyvét/jegyzőkönyvének kivonatát!"
Hogy képzelik, hogy megoldhatják az összes problémát egyetlen negyedévenként tartandó értekezleten?
Valaki gyűlésmániás minálunk...
Sajnos ezek a kijelentések az esetek többségében nagyon is megalapozottak, mert nálunk a közigazgatásban tartott összejövetelek/értekezletek lebonyolítása igen sok kívánnivalót hagy m 131g65b aga után. Természetesen ezek a kijelentések nem újak mindezek ellenére el kell fogadnunk, hogy mindaz, amit nemrégiben még el kellett tűrnünk, most egyre elfogadhatatlanabbá válik, mert változik a szemléletmód, az időhiány egyre erőteljesebben jelentkezik, a gyűlések száma pedig rohamosan növekvő tendenciát mutat van.
Ebben a helyzetben a természetes reakció az lenne, hogy csökkentsük az összejövetelek/értekezletek számát, ellenben ez nem minden esetben jó:
először is, az összejövetelek biztosítják egy munkacsoporton belül a (néha igenis ritka) találkozási és kommunikációs lehetőségeket;
az közigazgatási szervek által megoldandó problémák olyan irányba fejlődtek, hogy igen ritka az az eset, amelyben egyetlen személy rendelkezik a felmerült kérdések megoldásához szükséges ismeretekkel és képességekkel
sőt, az (al)egységeknek a közigazgatásban immár hagyományos felosztása következtében az összejövetelek általában elengedhetetlenek. a hatékony munka szempontjából. Ugyanakkor a tervek kivitelezésével megbízott munkacsoportokba történő szerveződés a klasszikus módon szakosodott (al)egységek túlhaladásának kísérletét jelenti.
Mindezek a tényezők azt mutatják, hogy az összejövetelek/gyűlések elengedhetetlenek. Sőt, számuk növekedőben van. Semmi sem indokolja azt, hogy ennek örüljünk vagy bánkódjunk ezen, ellenben arra kell törekednünk, hogy hatékonnyá tegyük az értekezleteket azáltal, hogy megtanuljuk vezetni, koordinálni őket. Ennek az álláspontnak az elfogadása egy igen népes szakmai közösség tagjává avat bennünket, amely azt a meggyőződést osztja, hogy a jól levezetett értekezlet a menedzsment kitűnő eszköze lehet.
Érdemes feltennünk azt a kérdést, hogy az összejövetelek lebonyolításának az államigazgatásban elterjedt klasszikus módszere, vajon nem a bürokratikus közigazgatásra jellemző autoritárius és hierarchizált vezetési mód visszatükröződése. Az összejövetelek ettől eltérő gyakorlata bevezetésének nehézsége mutatja az utat, amelyet be kell járnunk ahhoz, hogy áttérjünk a részvételen és az egyéni felelősségen alapuló menedzsmentre, amely a munkatársak élvezte autonómia (önállóság) következtében az összehangoló, koordináló célú értekezletek számának növekedését feltételezi.
Értelmezésünk szerint ha három vagy több személy összegyűl egy megadott helyen azért, hogy ott dolgozzék/valamilyen munkát végezzen, máris összejövetelről beszélhetünk.
Az összejövetelek típusai
1. Tájékoztató jellegű összejövetelek
Célok:
információk, vélemények, javaslatok közlése a résztvevőkkel - az információ a leszálló (deszcendens) ágon halad,
a résztvevők információinak, véleményének begyűjtése - az információ a felszálló (aszcendens) ágon halad
2. Határozathozatali gyűlések
Célok:
az értekezlet vége előtt együttesen döntés(eket)t hozni az előre meghatározott napirenden szereplő kérdésekben.
3. Termelési értekezletek
Célok:
adott időn belül a maximumot termelni: kielemezni egy helyzetet, előrejelző elemzést készíteni, új ötleteket találni.
4. Informális beszélgetések (pl. éttermekben, bárokban stb.)
Célok:
találkozni és szorosabbra fűzni a kapcsolatot a munkatársakkal, motiválni őket.
Az összejövetelek minden típusának meg kell feleltetni egy lebonyolítási módot, ellenben tudni kell, hogy ezek az összejövetelek néhány közös elvre épülnek.
Az összejövetelek lebonyolításának alapelvei
Valamely összejövetel lebonyolítása három szakaszt feltételez:
Előtte: az összejövetel előkészítése.
Közben: az összejövetel élénkké tétele.
Utána: az ellenőrzés/kiértékelés biztosítása.
1. Hogyan készítsünk elő egy az összejövetelt?
Mielőtt előkészítenénk egy gyűlést/összejövetelt, gondoljuk végig, szükség van-e rá. Majd a megtárgyalandó probléma függvényében fogalmazzuk meg az ülés célját: tájékoztatni szeretnénk vagy valamilyen döntést hozni, netán csak összegyűjteni az információkat és a véleményeket, stb.?
Válasszuk ki a résztvevőket:
akiket a téma érdekel,
akik a legalkalmasabbak arra, hogy hozzájáruljanak célunk eléréséhez,
csak annyi embert jelöljünk ki, amennyire feltétlenül szükségünk van.
Határozzuk meg az anyagi feltételeket:
a meghívók szétküldése,
a napirendi pontok ismertetése,
a helyek számának a biztosítása,
a segédeszközök (tábla, írásvetítő stb.) előkészítése.
Határozzuk meg, mikor kezdődjék az ülés, mikor érjen véget, mennyi időre van szükségünk az egyes napirendi pontok megtárgyalásához:
az ülések időpontját adekvát módon szögezzük le; pl. ha nem hivatalos formában/informálisan szeretnénk folytatni a gyűlést, tegyük azt ebédidő előttre, vagy ha rövidre szeretnénk fogni az értekezletet tegyük azt a csúcsóra előttre,
az időtartam legyen korlátozott: egy és fél óra/kettő után a hallgatók figyelme rohamosan lankadni kezd, az ülésvezető pedig igencsak elfárad, emiatt az értekezlet dinamizmusa csökken. Ha mindenképpen hosszúra nyúlna az ülés, iktassunk be legalább egy szünetet.
ha az ülés kezdetén nem határozzuk, meg mennyi időt fordítunk az egyes napirendi pontokra, az első témákra majdnem teljességgel elhasználjuk a rendelkezésünkre álló időt, az utolsókat pedig nagyon rövid idő alatt kell megbeszélnünk.
2. Hogyan vezessünk ülést/összejövetelt?
Érkezzünk mindig a gyűlés megkezdése előtt, ellenőrizzünk mindent, fogadjuk a résztvevőket.
Azonnal rögzítsük az értekezlet lefolyásának szabályait. Legelőször jelöljük ki az ülésvezető elnököt/moderátort, amennyiben a résztvevők kilétéből ez nem következne "természetességgel . Az ülésvezető személye abban az esetben adott, ha a felettes találkozik munkatársaival, s emiatt ő fogja az értekezletet vezetni. Ellenben találkozunk olyan esetekkel is, amikor a felettes másvalakit jelöl ki a gyűlés levezetésére, vagy azért, mert tudatában van annak, hogy nem jó moderátor (ez csak ritka esetekben történik meg), vagy mert úgy gondolja, egyszerű résztvevőként több szabadsága van.
Ha mi vezetjük az ülést:
javasoljunk munkamódszert és jelöljük meg az összejövetel szakaszait,
tegyük élénkké az ülést - egyetlen dologra összpontosítsuk a beszélgetést,
igyekezzünk építővé tenni az értekezletet: vigyük előre a beszélgetést
néha összegezzük a már elhangzottakat,
vegyünk rá mindenkit a beszélgetésben való részvételre.
Nevezzünk ki egy jegyzőkönyvíró/jelentéstevőt: feladata, hogy jegyzeteljen az elhangzottakat és utólag készítsen feljegyzést az értekezletről.
Amikor a gyűlés hosszú vagy sok fontos személy vesz részt, nevezzünk ki valakit, aki felírja a táblára a legfontosabb információkat, különösen a részleges összegzéskor elhangzottakat. Ezek az ülésvezető által elismételt gondolatok jelentik ugyanis a csoport kollektív nyereségét.
Mutassuk be a gyűlés témáját, azaz miről fogunk beszélni?
Mutassuk be a gyűlés célját: tájékoztatás, döntéshozatal ...
Soroljuk el az ülés gyakorlati elemeit is: kb. mikor ér véget, lesznek-e szünetek stb.
A végén foglaljuk össze az elhangzottakat:
a kiindulópontot,
az értekezlet szakaszait,
a végkövetkeztetéseket.
Győződjünk meg arról, hogy mindenki számára világosak a következtetések.
Jelöljük ki a feladatokat: ki mit csinál, tervezés, rendelkezésre álló eszközök stb.
3. Hogyan biztosítsuk az ellenőrzést/értékelést?
Ügyeljünk arra, hogy a gyűlésről szóló feljegyzés hamar elkészüljön, és mindenkihez eljusson. A feljegyzés nem az elhangzottak vázlata vagy azok részletes visszaadása kell hogy legyen, hanem összegző és operatív jellegű. A feljegyzést "melegében kell megírni, így sokkal kevesebb időt vesz igénybe.
Nagyon fontos nyomon követni az ülés alkalmával kidolgozott tevékenységi terv/ütemterv betartását. Ugyanakkor nem árt elgondolkodni afelől, hogy milyen teljesítményt nyújtottunk ülésvezetői szerepkörben. Erre azért van szükség, hogy gyenge pontjaink ismeretében, jobban megszervezzük a jövőbeni értekezleteket.
A közigazgatásban tartandó értekezletek lebonyolításának tökéletesítéséhez szükséges elemek
Kulcskérdések
A saját intézményünkben megtartandó gyűlések esetében:
A gyűlések számomra a menedzsment eszközei?
Milyen körülmények között jelenti az értekezlet a felmerülő kérdések, problémák, helyzetek kezelésének legjobb módozatát? Milyen körülmények között folyamodok más eszközökhöz?
Van-e előre eltervezett rendje a munkahelyi értekezleteknek? Mit kell ezeken megbeszélni? Milyen gyakorisággal? Milyen hosszúak ezek a gyűlések?
Vajon a hatékonyak-e ezek az összejövetelek? Ha nem, hogyan lehet ezen segíteni?
Mindig nekem kell lebonyolítanom a gyűlést? Ha nem, kire ruházhatom át ezt a hatáskört?
Azokra a gyűlésekre, amelyekre résztvevőként hívnak meg:
Biztos vagyok abban, hogy lebonyolításukon nem tudok jobbítani és nem tudok hatékonyabb levezetési módszereket/szabályokat javasolni?
Komolyan felkészülök-e ezekre a gyűlésekre?
Részt veszek-e a beszélgetésekben?
Elfogadom-e időnként, hogy én vezessem az értekezletet?
Gyakorlati elemek
Az összejövetelek hatékonysága növelésének érdekében felsorolunk néhány olyan elemet, amelyek figyelembe vétele a szereplők minden típusa számára eredményezhet némi fejlődést.
A résztvevő számára:
Részvétel
az összejövetelen való részvétel előkészítése,
időben érkezzünk és maradjunk a kijelölt idő végéig,
Odafigyelés/meghallgatás
legyünk figyelmesek,
legyünk készek arra, hogy (a megfelelő pillanatban) ismertessük a témával kapcsolatos megalapozott álláspontunkat
Építő magatartás
kompenzáljunk minden kritikát építő jellegű javaslatokkal
Tisztelet
tartsuk tiszteletben a beszélőt, ne szóljunk közbe
a beszélgetés monopolizálásának elkerülése végett tartsuk tiszteletben a hozzászólásra szánt időt,
jegyzeteljünk, hogy felszólalásainkkor strukturált formában tudjuk előadni mondanivalónkat.
Az ülésvezető/moderátor számára:
A moderátor szerepe meghatározó az összejöveteleken. Ez a szerep négy kulcspontot feltételez:
A vitában jelentkező kifejezések tisztázása
egy szó gyakran sok jelentéssel bír, és ezért személyenként mást és mást érthetünk alatta. Ha ezt előre tisztázzuk, elkerülhetjük a félreértéseket, és visszaterelhetjük a beszélgetést/vitát a megbeszélendő dologra.
Biztosítsuk a csoport beszélgetésének előrehaladását
mindig fennáll az a veszély, hogy a beszélgetés "megfeneklik ilyenkor foglaljuk össze és fogalmazzuk újra a már elhangzottakat, hogy a beszélgetés tovább haladhasson a megegyezés irányában,
fogalmazzunk meg (5-10 percenként) részleges összefoglalókat, nyerjük el a résztvevők beleegyezését és írjuk fel a látható helyre a következtetéseket, hogy ezáltal konkretizáljuk a csoport kollektív nyereségét.
Minden résztvevő megszólaltatása
nem mondhatjuk, hogy akik nehezebben szólalnak meg, azoknak nincs véleménye a témával kapcsolatban,
lépjünk közbe, hogy kidomborítsuk azokat a kérdéseket, amelyekben a résztvevők egyetértenek, illetve nem.
Vegyük komolyan az időt mint forrást
az elérendő eredmény függvényében osszuk be az időt,
tartsuk be az összejövetel lebonyolítására szánt időt; ezt nehezebb betartani az intézményi gyűlések vagy tárgyalások alkalmával, amikor azt az érzetet keltheti, hogy korlátozzuk a résztvevők hozzászólási jogát.
A jelentéstevő számára
Foglaljuk össze a csoport eredményeit:
az érintett kérdéseket,
a következtetéseket,
a vállalt tevékenységeket,
a megoldatlan problémákat.
Írjuk meg az összejövetelről készülő feljegyzést
világosan,
objektíven,
a teljességre törekedve (szerepeljen benne minden fontos kérdés anélkül, hogy túl nagy hangsúlyt fektetnénk a részletekre).
Hozzuk nyilvánosságra rövid időn belül a feljegyzést
vigyázunk arra, hogy az összejövetel és a feljegyzés elkészülte között ne teljék el nagyon hosszú idő.
Az értekezletek alapszabályai
Nevezzünk ki egy ülésvezetőt/moderátort és jelentéstevőt.
Határozzuk meg az elérendő célokat.
Dolgozzuk ki a módszert (lebonyolítási szabályok és szakaszok).
Osszuk be az időt (ne csak az összejövetel kezdeti és befejezési időpontját határozzuk meg, hanem azt is, mennyi időt szánunk egy-egy napirendi pont megbeszélésére).
Találat: 2458
