online kép - Fájl  tube fájl feltöltés file feltöltés - adja hozzá a fájlokat online fedezze fel a legújabb online dokumentumok Kapcsolat
   
 

Letöltheto dokumentumok, programok, törvények, tervezetek, javaslatok, egyéb hasznos információk, receptek - Fájl kiterjesztések - fajltube.com

 

Online dokumentumok - kep
   
kategória
 

Biológia
Filozófia
Gazdaság Adminisztráció Auto építészet építőipari Gépészet Jogi Jogszabályok Közlekedés Mezőgazdaság Pénzügy Turizmus újságírás üzleti
Gyógyszer
Irodalom
Menedzsment
Receptek
Vegyes

 
 
 
 













































 
 

HÉDI Felhasznalói dokumentació

gazdaság

Fájl küldése e-mail Esszé Projekt


egyéb tételek

 
Japan a gazdasagi csoda orszaga
Hogyan fejlödött Japan gazdasagi élete?
Az inflació fogalma és fajtai. Az inflació okainak különböző magyarazatai. A Phillips-görbe.
Konjunktúraingadozasok. Periodicitas a gazdasagban. A ciklusok osztalyozasa. A klasszikus konjuktúraciklus.
Etikai kódex a jatékautomata iparban
A munkanélküliség
A valsagkezelés költségvetési feltételei
Mikroökonómia - makroökonómia. A gazdasagszervezés problémai: mit?, hogyan?, kinek?. Célok és eszközök a makroökonómiaban. A makroökonómia alapfogalma
Az inflació
Gazdasagi fejlődés és növekedés. A gazdasagi növekedés mérése, altalanos törvényszerűségei. Kitüntetett növekedési palyak.
 
 

TARTALOMJEGYZÉK

 

 

A program általános ismertetése. 2

Teljeskörű. 2

Rugalmas. 2

Hatékony. 3


Törvényesség. 4

Biztonság. 4

Korszerűség. 4

Üzemeltetési feltételek. 4

Műveletek technológiai sorrendje. 5

Személyi törzs. 6

Egyéb törzsek karbantartása. 9

Kedvezmények törzs. 9

Szervezeti egység + Státuszhoz rendelt – Díj – ÁFA törzs. 11

Fizetési módok törzs. 12

Paraméterek karbantartása. 13

Dolgozó kódok kialakítása, karbantartása. 14

Havi hivatalos étkezési napok karbantartása. 16

Előjegyzett étkezési napok karbantartása személyenként 18

Tényleges étkezési napok karbantartása személyenként 21

Pro forma számla. 22

Számlázási műveletek.. 23

Egyedi számla előjegyzett étkezések alapján. 25

Egyedi számla tényleges étkezések alapján. 27

Csoportos számla előjegyzett étkezések alapján. 28

Csoportos számla tényleges étkezések alapján. 29

Számla stornózása. 30

Helyesbítő számla előállítása. 32

Számla nyomtatása. 34

Kifizetés rögzítése. 36

Listák, lekérdezések.. 38

Általánosan érvényes tájékoztató. 38

Étkezési létszám.. 40

Étkezők étkezési napjai 42

Étkezői karton. 45

Számla és ÁFA tételesen. 47

Számla és ÁFA összesítő. 49

Főkönyvi feladás a számlákról 51

Főkönyvi feladás a kifizetésekről (Pénzforgalmi gyűjtő) 53

Számlázott kedvezmények. 55

Nem számlázott étkezők. 57

Havi étkezési eltérések. 59

Csekk nyomtatás. 61

Igazolvány nyomtatás. 63

Biztonsági műveletek.. 65

Adatbázis kimentése floppyra. 65

Adatbázis visszatöltése floppyról 66

Újraindexelés. 67

Adatbázis ellenőrzés. 68

Adatbázis ellenőrzés. 69

 


A program általános ismertetése

A program az étkezési díjakkal kapcsolatos ügyviteli tevékenységek teljeskörű, hatékony gépesítését valósítja meg . E feladatokra optimalizált célszoftver .

Ezen belül alkalmazható bármelyik intézmény vagy vállalkozás egymástól eltérő ügyviteli rendszerében.

A szoftver jellemzői :

Teljeskörű

-         Nyilvántartja az étkezők személyi adatait .

-         Nyilvántartja az étkezők előjegyzett, tényleges és számlázott étkezéseit nap – étkezés (regg. tízórai, ebéd, uzsonna, vacsora ) bontásban.

-         Jelentés (igénylés) előállítás a  konyha részére. Az előjegyzett, tényleges, számlázott étkezések kimutatása étkezőnként és összegzetten.

-         Pro forma számlázás lehetősége a tényleges ( valódi ) számlázás előtt.

-         A törvényeknek és rendeleteknek megfelelő, az étkezőt részletesen tájékoztató számla előállítása egy lapra 2 példányban.

-         Kifizetések nyilvántartása. Az étkező által fizetendő és az étkező helyett más által fizetendő összegekre vonatkozóan is.

-         Számla, Áfa és a pénzforgalom analítikus nyilvántartása.

-         Főkönyvi feladások a számlázott, kifizetett és Áfa tételekről.

-         Tételes és összegzett statisztikák.

-         Étkező karton vezetése az étkező összes számlájának és kifizetéseinek felsorolásával, aktuális egyenleg számítással .

-         Beléptetés, azaz jogosultság ellenőrzés étkezőbe telepített gépről.

Rugalmas

-         Étkező bármikor ( hó közben is ) beléptethető, szüneteltethető, kiiktatható .

-         Az étkezők szervezeti  egységekre és / vagy státuszokba  és / vagy évfolyamokba csoportosíthatók ( pld.: iskola, kollégium, tanár – diák – fizikai )

-         Szervezeti egység – státusz szerint eltérő díj , áfa tartalom, étkezés menü lehet.

-         Személyre szabott, egyedi étkezési díj is alkalmazható

-         Korlátlan számú kedvezmény ( támogatás ) féleség lehet, amelyek megadhatók % -ban,

Ft/nap, Ft/hó összegben .

-         Egy étkező több féle kedvezményben is részesülhet.Törvények által járó és külső támogatók által ( pld. alapítványok ) átvállalt .

-         Az étkező bármilyen fizetési móddal fizethet .

-         Az  étkezések  gyakorisága ( melyik napokon ) és  félesége ( reggeli, tízórai, ebéd, stb.) akár személyenként és naponta is eltérő lehet ( pld.: délelőtti és délutáni heti váltások, vagy 3 műszakos dolgozók ). 222j91c

-         Az előjegyzés bármilyen időszakra szakaszolható,folyamatosan aktualizálható, pro forma számlával írásban rögzíthető. Ez a tényleges étkezések nyilvántartására is igaz .

-         Számlázás előtt pro forma ( mint ha, de nem az )számla készíthető (ellenőrzés, tájékoztatás, írásba foglalás, stb, céljából ).

-         A számla  készülhet  előre az  előjegyzett vagy  utólag  a tényleges étkezések alapján, egyedi  vagy  csoportos előállítással, ezek  bármilyen  kombinációjában,  szervezeti egység - státusz szerint eltérő módon. Pld.: tanulók részére előjegyzés alapján csoportosan, a tanárok részére tényleges alapján egyedi, a fizikai dolgozók részére tényleges csoportos, stb . Akár havonta is eltérő módon.

-         Egy étkezési hónapban egy étkezőre egy elsődleges számla készül, de minden számla helyesbíthető vagy stornózható, akár többször is.

-         A túlfizetés visszafizethető vagy kompenzálható más számlákkal.

-         A felhasználó dönthet arról, hogy az átvállalt ( más által fizetendő ) összegek kifizetését ( étkezőnként – számlánként ) tételesen nyilvántartja vagy sem a programban .

-         A program a számla teljesítési EV / hó és a kifizetési  EV / hó szerint is kimutatja az áfát ( teljesítés ill. pénzforgalom szerinti áfa kötelezettség ).

-         A lekérdező műveletben ( táblázatok előállítása ) az adatbázis tartalmát nem változtatja a program, ezért azok bármilyen gyakorisággal végrehajthatók .

-         A táblázatok előállítása során a felhasználó un. Kiválasztási feltételeket adhat meg,azaz szelektálhat az adatbázisból figyelembeveendő adatokra vonatkozóan .

-         A táblázatok választhatóan képernyőre  és/vagy nyomtatóra írhatók.

-         A program teljes „ kapacitása” fokozatosan is igénybe vehető . Például :

1. ütem             :Igénylések a konyha részére

2. ütem             :Pro forma számlák  előállítása

3. ütem             :Számlázás

4. ütem             :Kifizetések nyilvántartása

Hatékony

­         Az állandó  és viszonylag állandó adatokat törzsadatként tárolja, azokat csak egyszer kell berögzíteni illetve változáskor módosítani.

-         A változó adatoknál a kivételek rögzítésének elvén működik. Ez azt jelenti, hogy a legmunkaigényesebb feladatot jelentő Személyenkénti étkezések ( előjegyzett, tény, számlázott ) nyilvántartása ( rögzítése ) során a program elővezeti az étkező várható étkezéseit és csak az eltérést kell jelölni a programban.

Pld.: Ha egy adott hónapban minden étkező minden étkezési napon a szokott étkezései szerint étkezik, akkor a felhasználónak semmi teendője,csak a számlázást kell indítania függetlenül attól, hogy előjegyzett vagy tény alapján számláz.

-         Csak alapadatokat kell rögzíteni, minden számítható adatot a program állít elő.

-         A költséges nyomtatóra írás minimalizálható azáltal, hogy a táblák csak képernyőre is írathatók.

-         A program a rögzített és számított adatokat véglegesen megőrzi, adatbázisából bármilyen időszakra visszamenőlegesen is kérhető kimutatás, számlamásolat.

-         Nagytömegű ( csoportos ) számla nyomtatása szakaszolható. Használhatatlan számlák (nem olvasható, begyűrt, stb.) másolatok lekérésével pótolhatók.

-         A főkönyvi könyveléshez és ÁFA bevallás elkészítéséhez összegzett feladást készít.

 

 

Törvényesség

-         A program mint analítikus ügyviteli rendszer megfelel a törvények ( Számviteli, ÁFA ) által előírtaknak.

-         A számlakészítés a 34./1999. ( XII. 26.) PM rendelettel módosított 24./1995. ( XI. 22. ) PM rendeletnek megfelelően működik.

-         Számlát törölni nem lehet csak stornózni vagy helyesbíteni, amelyek új, sorszámozott bizonylatok ( stornó vagy helyesbítő számlák ).

Biztonság

-         Programozott védelem az illetéktelen használat ellen. Csak jelszó megadásával működik.

-         Programozott adatbázis mentés, visszatöltés műveletek amelyeket a felhasználó bármilyen gyakorisággal végrehajthat.

-         Programozott adatbázis ellenőrzés, amelyeket a program a  tételek logikai ellenőrzésével hajt végre ( sérülés, eltűnés, szabálytalan változtatás, stb. feltárása ).

-         Nem számlázott étkezők kimutatása bármilyen gyakorisággal.

-         Részletes számla tartalom, amely önmagában is lehetővé teszi a számlázott értékek ellenőrzését mind az üzemeltető mind az étkező ( fizető ) részére (díj, kedvezmények, étkezési napok és étkezések, adóalap, adó, fizetendő, étkező aktuális egyenlege, stb.).

-         Nagytömegű ( csoportos) számla nyomtatása előtt a számlák képernyőn ellenőrizhetők, Szükség esetén „ visszatöltés” után, veszteség nélküli újra számlázás lehetősége.

Korszerűség

-         Korszerű operációs rendszerre korszerű programnyelven készült (Windows, DELPHI).

-         Helyi és hálózati üzemmódban is üzemeltethető. Hálózati üzemmódban osztott egyidejű hozzáférést tesz lehetővé.

-         On – line, interaktív. Azaz a rögzített adatok, változások azonnal ellenőrzésre, feldolgozásra kerülnek illetve „ párbeszédesen ” működik.

-         Használat közben a felhasználót segítő tájékoztató ( HELP ) jeleníthető meg a képernyőn. F1 billentyű lenyomására az aktuális művelethez tartozó szöveges leírás jelenik meg.

Üzemeltetési feltételek

-         Windows 95 vagy ettől fölfelé ( 98,  2000, NT, XP )

-         Lapra író nyomtató ( tintasugaras vagy lézer ). Mátrix ( leporellóra is író ) nyomtatóra is ír, de ezeken nagyon lassú a grafikusan történő nyomtatás miatt.

-         Szabad hely a Winchesteren minimum 50 Mbyte.

-         Minimum 64 Mbyte memória ( RAM ).

-         Floppy meghajtó a mentés – visszatöltés műveletekhez.

-         CD olvasó a program betöltéséhez.

-         Szünetmentes áramforrás ( biztonsági okokból ).


Műveletek technológiai sorrendje

1. Törzsek karbantartása

1.1.Dolgozók

1.2.Paraméterek

1.3.Egyéb törzsek

1.4.Személyi törzs

2. Étkezések karbantartása

2.1. Havi hivatalos étkezési napok karbantartása

2.2. Előjegyzett étkezések karbantartása személyenként

2.3. Tényleges étkezési napok karbantartása személyenként

3. Pro forma számlák előállítása a 2.2. vagy 2.3. után

4. Számlázási műveletek

4.1. Eredeti számlák előállítása a 2.2. vagy 2.3. után

4.2. Storno és/vagy helyesbítő számlák előállítása

5. Kifizetések rögzítése

6. Listák, lekérdezések bármikor és bármelyik műveletek után

7. Biztonsági műveletek

7.1.Mentés floppyra

       Minden adatbázist módosító művelet után, azaz az 1-5 műveletek mindegyike után

7.2.Visszatöltés

       Bármikor, ha az adatbázis (a Winchester) használhatatlanná vált

7.3.Újraindexelés

       Bármikor ha az adatbázisból nem vagy hiányosan kerülnek elő az adatok

7.4. Adatbázis ellenőrzés


Személyi törzs

Az étkező személyek viszonylag állandó adatai. Ebben az állományban minden étkezőnek szerepelni kell, aktuális adataival.

A személyi törzs karbantartásáras szolgáló menü elhelyezkedése :

A menübe lépve a következő képernyő jelenik meg :

Kitöltendő adatok :

Kód                            :

A személy egyedi és végleges azonosítója . Max . 7 jelből állhat. Bármilyen kódolási elv használható. Nem módosítható adat. Javaslat : 1-6. jel =születési dátum EV – HO – NAP 7. jel =  azonos születési dátumok sorszámozására 0 – 9 –ig vagy betű.

Irsz. Helység                :

Lakóhely, program által felkínált adatokból választható .

Utca, házszám              :

Billentyűzetről

Születési dátum            :

Év  4,  hó 2, nap 2 számokkal.

Évfolyam                     :

Max . 4 jel, billentyűzetről , év váltáskor aktualizálni kell . Arab számok használatát javasoljuk az évfolyam jelölésére .

Anyja neve                  :

Nem kötelező .

Szervezeti egység         :

A program által felkínált Szervezeti egység törzsből választani ( hozzá rendelni ).

Státusz                         :

A program által felkínált Szervezeti egységen belüli státuszokból  választani

Fizetési mód                :

A program által felkínált, Fizetési mód törzsből választható ( számlára kerülő ! ) adat. Egyedi számlázás esetén, az aktuális számlára vonatkozóan módosítható.

Bankszámlaszám          :

Lakossági folyószámláról fizetés ( ÁTU ) esetén billentyűzetről.

Kedvezményei :

A program által felkínált Kedvezmények törzsből választhatók. Egy személyhez max. 3 féle eltérő kódú kedvezmény rendelhető. Azonos Tipusú ( Díj , Fizetési ) több féle kedvezményt a levonás sorrendjében (prioritással) kell a személyhez rendelni (kiválasztani). Számlázáskor a levonás sorrendje : Díj tipusok sorrendben  >  Fizetési tipusok sorrendben. Itt kell beírni az egyedi kedvezmény személyre érvényes mértékét, a megfelelő sor - oszlop mezőbe. (Lásd : Kedvezmény törzsből leírtakat).

Állapot             :

A program által felkínált 3 féle állapotból kell a megfelelőt kiválasztani.

­    ETK=étkezik, azaz az étkezési hónapban minimum 1 napon étkezik , ezért számlázni kell a személyre .

­    SZU=szünetel, azaz az étkezési hónapban egyetlen napon sem étkezik, ezért számla sem készül a személyre .

­    VEG=véglegesen megszűnt, nem étkezik, nem számláz részére a továbbiakban .  

TÖRLÉS: Nincs. Személy a törzsadat állományból nem törölhető, csak VEG állapotba helyezhető. A rendszerben a személy és számlái véglegesen megőrzésre ( tárolásra ) kerülnek, a felhasználói program-ból nem törölhetők .


Étkezései                     :

A személy napon belüli étkezései. Az itt bejelölt étkezéseket vezeti elő (írja be) a program az étkező következő étkezési hónapjára vonatkozó, Előjegyzett étkezési napok karbantartása műveletben, ahol étkezési naponként az itt jelölt étkezései szerepelnek mint jellemző, de módosítható adatok (jelölések). Megértéséhez lásd az Előjegyzési napok karbantartása műveletben leírtakat is .

Egyedi ár                        Személyre megállapított, áfa-t is tartalmazó díj étkezésenkénti összege. Csak abban az esetben adható meg, ha az étkező olyan Szervezeti egység-Státuszba soroltuk, ahol a Díj mezőbe O (Nulla) szerepel, azaz nincs díj.

Nyitóegyenleg              :

A program használatba vételekor, az étkező tartozásának vagy követelésének egyenlege. Követelés = túlfizetés esetén „-” előjellel kell beírni . A beírás, felülírás időpontját a  program automatikusan tárolja ( csak az utolsót ). Az egyenleg az „étkező által fizetendő” összegre vonatkozik (más fizeti - re nem). Az étkező új egyenlege kiszámításakor az itt szereplő összeget minden esetben figyelembe veszi a program. Közvetlenül nem rögzíthető a fizetése, csak az étkező valamelyik számlájához rendelve, vagy a Nyitó egyenleg felülírásával, amely végül nulla lesz . Az áttekinthetőség miatt az utóbbit javasoljuk.

Igazolvány                      Vonalkódos igazolvány nomtatása étkezésre jogosultság ellenőrzéséhez (beléptetéshez)

                                      (Az igazolványok csoportosan is nyomtathatók a Lekérdező menüben)

Személy keresése, kiválasztása:

Bal alsó táblázatból listázva, vagy  a „Keresendő” mezőbe kódja vagy neve beírásával.

Új személy bevitele :

„Új személy” gombra kattintva .


Egyéb törzsek karbantartása

Az egyéb törzsek karbantartására szolgáló menüpont elhelyezkedése :

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg :

Kedvezmények törzs

Minden olyan kedvezményféleséget írjon be, ami előfordulhat az étkezőknél, még akkor is ha csak egyeseknél, egyedi mértékben. Az itt beírt kedvezményekből lehet a személyhez rendelni a kedvezményt a Személyi törzs adatok rögzítésekor.

Korlátlan számú kedvezmény féleség vihető be, mértéke bármikor módosítható. Ezeket egyedi kódokkal kell jelölni.

Kód                 = A kedvezmény féleséget azonosítja, max.6 jel (betű és/vagy szám) lehet.



Megnevezés     = A kódhoz tartozó rövidített elnevezés, max 15 jel.


Típus               = Program által felkínált 2 féle típusból kell választani.

-Díj :Törvények, rendeletek által szabályozott, minden jogosultra érvényes kedvezmény. Átutalása személyenként (számlánként) nem tartható nyilván a programban.

-Fizetési: A „díj” kedvezménnyel csökkentett összegből más szerv által fizetendő (átvállalt pl. valamelyik alapítvány egyes személyek részére) kedvezmény, amelyeknek tényleges kifizetését személyenként, számlánként is nyilván kívánjuk tartani.

Mértéke           = Megadható % vagy Ft/nap vagy Ft/hó mértékben. Kedvezményenként eltérő

 lehet, de egy kedvezményre vonatkozóan egyféleképpen.

%-ban=A kedvezmény nélküli, ÁFA-val növelt (bruttó) díjra vetítve. Kedvezmény = bruttó díj * %.

Ft/nap= Étkezési napokra vonatkozóan függetlenül a napi étkezések (tízórai, ebéd stb.) számától és díjától.

           Kedvezmény= Ft/nap * étkezési napok.

Ft/hó = Havi maximális összeg, függetlenül az étkezési napok és étkezések számától.

A kedvezmények érvényesítésének sorrendje számlázáskor ha egy személy többféle kedvezményre is jogosult:

  1. Díj típusú kedvezmények, ezen belül a személyhez rendelés sorrendjében, maximum a számla bruttó értékéig.
  2. Fizetési típusú kedvezmények, ezen belül a személyhez rendelés sorrendjében, maximum a díj típusú kedvezménnyel csökkentett összegig. Eredeti számla esetén az étkező által fizetendő összeg tehát nem lehet „-” , azaz kedvezmény nem fizethető az étkezőnek (minimum 0 lehet).

 

Egyedi (személyenként eltérő) mértékű kedvezmények esetén:

Csak a kedvezmény kódot és nevét rögzítse, a mértéket ebben a műveletben nem kell rögzíteni. Azt a Személytörzs karbantartási műveletben,  a személyre vonatkozó kedvezmények hozzárendelésénél, a személyre vonatkozó mértékkel írja be. (Látsd: Személyi törzs karbantartása műveletnél leírtakat)

Törlés a kedvezmény féleségekből

A program csak azt a kedvezményt engedi törölni a Kedvezmények törzsből, amely egyetlen ETK, SZU jelű személynél sem szerepel.


Szervezeti egység + Státuszhoz rendelt – Díj – ÁFA törzs

Ebben a műveletben kell megadni az étkezési díjakat bruttó értékben és az ÁFA % -át rászámítandó mértékben, a következő adatmezők kitöltésével :

Szerv.egység : 

Az  egész szervezeten belül korlátlan számú szervezeti egységet (bölcsöde, óvoda, ált.isk, középiskola, kollégium, stb.) különböztetünk meg .

Indokok :

­                  Számviteli, statisztikai igények .

­                  Eltérő ÁFA és díjak .

­                  Eltérő étkezések .

­                  Max . 10 jelű kód .  Minimum egy kitöltendő

Státusz :

Szervezeti egységen belül  az  étkező személyek megkülönböztetésére szolgál (tanár, tanuló, kiszolgáló személyzet, stb. )

Indokok :ugyanaz mint a szervezeti egységnél .

Max . 6 jelű kód . Minimum egy kitöltendő .

ÁFA % RÁ:

Áfa % -a , a nettó díjra számítandó mértékben megadva (0,12,25).Szervezeti egység, státusz szerint eltérő lehet .

Étkezések díja :

A napon belüli étkezések (reggeli, tízórai, ebéd, stb.) áfával növelt  (bruttó) díjja. Szervezeti egység, státusz szerint eltérő lehet . Csak azokhoz az étkezésekhez kell beírni,  amelyek az adott Szerv. egység státusznál előfordulhatnak .

Ha személyre szabott, efgyedi díjat fizető étkezők is vannak, azok részére olyan Szervezeti egység-Sátuszt kell létrehozni ahol az étkezések díja nullát tartalmaz. Több ilyen is lehet.

Összevont :

Alkalmazható abban az esetben, ha az étkezők mindegyike egész hónapban azonos étkezésekre tarthat igényt, de azokat nem kívánjuk külön is nyilvántartani .Pl.:  tízórai – ebéd – uzsonna helyett összevont étkezést alkalmazhatunk egyes szerv.egység - státusz esetén.

Minden étkező személyt a Személyi törzs kitöltésénél a megfelelő szerv.egység - státuszhoz kell majd rendelni, ahol a program csak az itt bevittek között szereplőt fogad el. Az ÁFA % és díjak bármikor felülírhatók, de csak akkor módosítsa, ha a következő számlázásnál érvényesíteni kell.

Számlázáskor a program ebből az állományból veszi az áfa és díj értékét. Helyesbítő, stornó számla esetén nem, hanem az eredeti számlából, tehát a változtatás mindig csak a következő, eredeti számlánál érvényesül. Az állományból sor törölhető ha ez a szervezeti egység-státusz kód egyetlen ETK, SZU állapotú személyi törzsben sem szerepel.

Ide kell berögzíteni a különböző minőségű és díjú étkezések adatait is.

Pld.:A menü, B menü, C menü, ………

vagy tanuló A, tanuló B, tanár A , tanár B, ……..

A szervezeti egység , státusz adatmező szabadon felhasználható  és értelmezhető. Az étkező bármelyiket választhatja, azaz a Személyi törzsében bármelyik hozzárendelhető.
Fizetési módok törzs

Programozott, nem módosítható fizetési módok :

 KPA               =

Készpénzben, azonnal fizetve. Számlázáskor ha ez a fizetési mód szerepel a személynél, akkor a számlát a program „ ki is fizeti ”, azaz kifizetettnek tekinti az étkező által fizetendő összeggel . ( A „ fizetési ” kedvezmény – más által fizetendő – összeget nem ! ) Ennél és csakis ennél a fizetési módnál, tehát nem kell külön rögzíteni, az étkező által kifizetett összeget a számla kifizetése műveletben .

KPU                =

Készpénzben, utólag fizetve. A számla mindaddig rendezetlen - ki nem fizetett lesz – amíg a kifizetését be nem rögzíti .

CS                   =

Csekken fizetve. A számla mint a KPU – nál .

ATU                =

Átutalással fizetve. A számla mint a KPU –nál.

KOM              =

Kompenzálás. Fizetés nem történik, a személy más számláikhoz kell beszámítani (helyesbítő, stornó számlák esetén). Pld.: Helyesbítő számla összegét nem fizeti ki az étkezőnek, hanem a következő havi számlában és az étkező új egyenlegében érvényesíti . Fentieken túl a felhasználó újabb fizetési módokat vihet be (pld.: beszedési megbízás, stb.) Ennek értelmezése, használata a felhasználó feladata . Ezeket a program utólag fizetendőként (nem KPA szerűen) kezeli .


Paraméterek karbantartása

Számlára írandó viszonylag állandó adatok.

A paraméterek karbantartására szolgáló menüpont elhelyezkedése:

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg :

VTSZ / SZJ                             =

Vámtarifaszám vagy Szolgáltatási jegyzék szám. Fontos! Megnevezéseként a program minden esetben KÖZÉTKEZTETÉSI DÍJ szöveget ír. Maximum 8 jel lehet. A jegyzék szám elé javasoljuk beírni, hogy az VTSZ vagy SZJ szám. Pld : SZJ : 5251

Számla előtag és utótag            =

Használata nem kötelező. Maximum 5 – 5 jel lehet. Az előtagot akkor célszerű kitölteni ha más módon vagy más programmal is állít ki számlát a felhasználó. Ekkor a két vagy több számlasorszámot el kell különíteni a rendszerekben. A folyamatos, kihagyás nélküli sorszámozásra nincs hatással. Az utótag felhasználható pld. az ÉV jelölésére. Csak a Számlákon jelenik meg, a listákon nem. Pld.:

Előtag: EDI/

Utótag: /03

Számlasorszám :001378

akkor a megjelenése a következő : EDI/001378/03


Bankszámlaszám                      =

Átutalás fizetési mód esetén,az a bankszámlaszám, amelyre az összeget át kell utalnia az étkezőnek. A számlára minden esetben kiírásra kerül.

A fenti adatok bármikor módosíthatók felülírással. A módosítás a következő számlázásnál érvényesül.

Dolgozó kódok kialakítása, karbantartása

Célja: Védekezés az illetéktelen hozzáférés ellen illetve az adatbázist módosító tételek, műveletek dolgozóhoz rendelése, dokumentálása.

Igény szerint kialakíthatják az Önök számára megfelelő dolgozó kódokat, megnevezéseket, és a hozzá tartozó beléptető jelszókat. A program az átadáskor egy dolgozó kódot (RG) és jelszót (pronet) tartalmaz, ez szükséges a további kódok és jelszavak kialakításához.

Dolgozó kódok karbantartására szolgáló menüpont elhelyezkedése:

A menübe lépve a következő ablak jelenik meg:


Minden alkalommal az általunk leprogramozott dolgozó kóddal és jelszóval kell belépni, ugyanis csak ebben az esetben van lehetőség a karbantartásra. A megfelelő adatok beírása után lehetőségünk van a dolgozók karbantartására


Új dolgozó felvitele:

Az egérrel kattintson az Új dolgozó feliratú gombra. A következő lépésben kattintson a dolgozó kód nevű mezőbe, majd írja be az új dolgozó kódot. A következő kitöltendő mező a dolgozó neve, majd a dolgozó kódhoz tartozó jelszót. A dolgozó kód és a jelszó szigorúan együtt alkalmazhatók, tehát a programba belépni, csak rögzített dolgozó kóddal, és a hozzá tartozó jelszóval lehetséges. A mezők között az egér megfelelő területen történő kattintásával, vagy a TAB billentyű leütésével mozoghat. A rögzített adatokat a Mentés gombra kattintva tárolhatja le.

Adatbázist módosító műveletek esetén (törzs, étkezési napok, számlák) a program az adatbázisba kerülő tételekhez bejegyzi a műveletet végrehajtó dolgozó kódját is, amely utólag megjeleníthető.


Havi hivatalos étkezési napok karbantartása

Ez a művelet azt a célt szolgálja, hogy a következő hónap étkezési napjainak Személyenkénti aktualizálásánál csak az itt megadottaktól eltérő ( kevesebb ) napokon étkező személyekkel kelljen foglalkozni, ahol a „kivételek rögzítése ” elvet alkalmazzuk mind az Előjegyzett, mind a Tény, mind a Számlázandó étkezési napok személyenkénti bejelölésére.

A havi hivatalos napok karbantartására szolgáló menüpont elhelyezkedése:

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:

Belépéskor az utolsó kitöltött hónap jelenik meg ( kivéve első alkalommal ). Ez módosítható vagy a következő ( Új ) hónap tölthető ki .


A., Új év / hó esetén a lehetséges ( maximális ) étkezési napok bejelölése :

1., Az Új év / hó mezőbe ( képernyő közepén )írja be a következő étkezési év / hó számjegyeit  20xx.xx formátumban .

2, Kattintson az Új év / hó gombra.

3, Jelölje be rákattintással a következő hónap lehetséges étkezési napjait a képernyő felső részében megjelenő naptárba.

E jelöléseket a program a képernyő alsó részében megjelenő Szervezeti egység – Státusz szerinti étkezési napokhoz is elővezeti, azonos bejelölésekkel. Bejelölés törlése ismét rákattintással.

4,A szervezeti egység – Státusz szerinti étkezési napok ( képernyő alján ) eltérítése a 3, pontban kijelölttől, azaz az étkezési napok differenciálása ( ha azok nem azonosak ).

A bejelölések a megfelelő Szervezeti egység - Státusz sor és nap oszlopában rákattintással módosítható. Ez lesz a Személyenkénti étkezési napok elővezetésének alapja (inputja). A 3, pont csak technikai kijelölés azért, hogy minimalizáljuk a rögzítendő adatok mennyiségét a 4. pontban. Azonos (egységes) étkezési napok esetén nincs eltérítés, úgy ebbe a pontba (műveletbe)be sem kell lépni.

5, Befejezés a MENTÉS – re kattintással. Ezt a 3, művelet után is megteheti, ha nincs szükség a 4, pont szerinti differenciálásra.

    B., Módosítás már újként létrehozott hónapban: A módosítandó mezőkre lépve, rákattintással. Ebben a műveletben minden módosítandó mezőt jelölni kell. A képernyő felső részében jelölt módosításokat a program nem érvényesíti a Szervezeti egység – Státusz szerinti napokra, azokat a megfelelő mezőre kattintva kell végrehajtani.

 Az itt meghatározott, Szervezeti egység – Státusz szerinti havi étkezési napokat vezeti elő (jelöli be) a program az étkező (ETK állapotú) személyek következő havi Előjegyzett, Tény és Számlázandó étkezési napjaihoz, figyelembe véve az étkező Személyi törzsében szereplő szervezeti egység – Státusz és Étkezései aktuális adatát.

 Ezek az általában érvényes adatok személyenként eltéríthetők, módosíthatók mind az étkezési napokra mind az étkezésekre vonatkozóan az Előjegyzett étkezési napok karbantartása személyenként  és / vagy a  Tényleges étkezési napok karbantartása személyenként műveletekben . Hangsúlyozzuk, hogy ez a művelet csak technikai, a felhasználó munkáját könnyítő tevékenység , annak érdekében, hogy ne kelljen minden hónapban több száz személynél egyenként bejelölni az étkezési napokat ( feltételezzük , hogy döntő többségében az általános = hivatalos étkezési napokkal megegyezően étkeznek ). Az ettől eltérő napokon étkezők esetén azonban személyenként módosítani kell az előzőekben leírt műveletekben.

 A programban a feldolgozások alapadatai ugyanis minden esetben az étkezőkre vonatkozó „személyes” adatok (törzs, étkezési napjai).


Előjegyzett étkezési napok karbantartása személyenként

Ebben a műveletben kell a következő havi előjegyzett étkezéseket személyre szabni, azoknál, akik nem a hivatalos étkezési napokkal megegyezően kívánunk étkezni és / vagy nem a Személyi törzsében szereplő étkezéseket kérik  és / vagy az egyes étkezési napokon eltérő Étkezéseket kérnek  és / vagy hó közben módosítják az igényléseiket.

Célja :

-         Étkezési létszám jelentés ( megrendelés ) a konyha részére, Nap – Étkezések – Létszám bontásban. Lásd : Étkezési létszám előjegyzés alapján nevű táblát.

-         Pro forma számla előállítása ( választhatóan ).

-         Számlázás előkészítése ( az étkezések számának véglegesítéséhez ).

Az előjegyzett étkezési napok karbantartása személyenként menüpont elhelyezkedése:

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:

Mit tartalmaz a képernyő:

-         Az étkező Személyi törzsadatait.

-         Az Előjegyzett, Tény, Számlázott étkezési napok – étkezések táblázatait, az adott étkezési hónapra vonatkozóan.

-         Az adott étkezési hónapra vonatkozóan elkészült számlái ( ha van ).

A táblázatok minden esetben kitöltve ( elővezetve ) jelennek meg, akkor is, ha semmit sem jelöltünk még a személy következő étkezési hónapjára vonatkozóan. Ez a kivételek rögzítésének elvéből  következik azért, hogy csak az általánostól eltérő esetekben kelljen jelölnie a felhasználónak.

Minden étkező új étkezési hónapjának kiinduló táblázatait a program tölti ki a Hivatalos étkezési napok és az étkező személyi törzsben aktuálisan szereplő Szervezeti egység – Státusz Étkezései adatok együttes figyelembevételével.

Az Előjegyzett, Tény, Számlázott táblázatok tartalma kiindulásként azonosak. Azért,hogy a Tény és a Számlázott ( ill. számlázandó ) táblázatok esetében is csak a kivételeket kelljen jelölni. Feltételezzük, hogy az étkezők döntően a Hivatalos szerint jegyeztetnek elő, ténylegesen ennek megfelelően étkeznek és ezt kell majd számlázni is. Így az étkezők döntő többségének táblázatai eleve jók, rájuk vonatkozóan e műveleteket ( az étkezési napok - étkezések karbantartásai ) nem kell végrehajtani.


Hogyan módosíthatunk :

Ebben a műveletben csak az Előjegyzett táblázatban lehet módosítani úgy, hogy a módosítandó mezőre ( sor – oszlopra ) kattint, aminek hatására a bejegyzés átvált ellenkezőjére.

Ellenőrizze a tábla kitöltésének helyességét, a táblázat jobb szélén megjelenő összes igen – nem napok számával. A program a Hivatalos NEM ( - ) étkezési napokra nem enged IGENT ( ü) bejelölni .

Az itt végrehajtott módosítást a program érvényesíti a Tény és ha még nem készült számla erre a hónapra, akkor a Számlázott táblázatra is. ( Mert valószínűsíti, hogy  az előjegyzett lesz a tény és a számlázott, de legalábbis azt megközelítő.)

Természetesen a Tény és Számlázott táblázatok önmagukban is módosíthatók a következő, erre szolgáló műveletekben ( Tényleges étkezési napok karbantartása, Egyedi számlázás ).

A táblázatok tartalmának programozott átvezetése a  táblázatok között csak föntről lefelé érvényesül, fölfelé nem.

Minden étkező, minden étkezési hónapjára vonatkozó, mind a három táblázatát az utolsó Módosítás állapotában letárolja a program. A táblázatok tartalma bármikor és többször is módosíthatók. Jellemzően az Előjegyzések hóközi változásai miatt. E módosítások végrehajtását követően azonnal lekérhető az aktuális Étkezési létszám jelentés nevű tábla, a kívánt EV / HO naptól – napig időszakra.

Az előjegyzés szakaszolása hónapon belül:

A felhasználó az előjegyzéseket és az Étkezési létszám jelentéseket a konyha részére étkezési hónapon belül bármilyen mértékben és változó időtartama feloszthatja, szaka kaszolhatja ( havi, dekád, heti, napi, stb.).


Tényleges étkezési napok karbantartása személyenként

Ebben a műveletben lehet az étkező tényleges (megtörtént) étkezéseit aktualizálni. Erre a következő esetben van szükség :

-         A számlázás az étkezési hónapot követően, a tényleges étkezések alapján történik.

-          ÉS, az étkező tényleges étkezései nem azonosak az előjegyzettel

-          ÉS, valós kimutatást szeretnénk a tényleges étkezésekről.

A tényleges étkezési napok karbantartása személyenként menüpont elhelyezkedése:

A személyek Tény étkezései táblázat tartalma kiindulásként azonos az Előjegyzett táblázat tartalmával. Ebből következik, hogy csak az Előjegyzettől eltéréseket kell bejelölni az étkező Tény táblázatába. Ha például egy adott hónapban minden étkező az Előjegyzett táblázatának tartalmával azonosan érintkezik, akkor az adott hónapban ebbe a műveletbe be sem kell lépni. Ekkor az Előjegyzett és Tény kimutatások tartalma is azonos lesz. A Tény táblázatban végrehajtott módosítást a program nem érvényesíti az Előjegyzett táblázatban (így térhet el az előjegyzett a ténytől), de érvényesíti a Számlázottban ha még nem számláztunk az adott hónapot, azaz csak számlázandó esetben vezeti át a Tény tartalmát a „Számlázott” táblázatba (feltételezve, hogy döntően a Tény tartalmát fogjuk számlázni). A Számlázott (azaz számlázandó) táblázat tartalma önmagában csak Egyedi számlázáskor, a személyenkénti számlázási műveletben módosítható.

A program a Tény táblázatokat mindig az utolsó tartalmával tárolja le, étkezőnként, étkezési hónaponként. „Csoportos számlázás tényleges étkezések alapján” választása esetén a Tény táblázatok tartalmát előzőleg aktualizálni kell, mert ennél a módnál a program a számlákat folyamatosan készíti, közbeavatkozásra nincs lehetőség.

A Tény táblázatok módosításakor ellenőrizze a bejelölés helyességét a táblázat jobb szélén megjelenő összegzéssel. Tény Hivatalos NEM napra nem jelölhető be.


Pro forma számla

Előtte lásd a Számlázási műveleteknél leírtakat !

Az étkezők előzetes tájékoztatására szolgál. Tartalma és formátuma azonos a valódi számlával, kivéve a következőket:

-         Nem valódi számla, nem bizonylat, ezért nincs sorszámozása .

-         Egy példányban készül, egy lapra 2 étkező részére nyomtat, Pro forma felirattal .

-         Csak nyomtatásra kerül, nem tárolja le a program .

-         Csak csoportosan készíthető, választhatóan az étkezők előjegyzett és / vagy tényleges

Étkezések táblázatai alapján , a valódi számlázás szerinti kiválasztási lehetőségekkel .

A Pro forma számlák készítésére alkalmas menüpont elhelyezkedése:

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:


A szűrési feltételek kitöltése után, a Pro forma számla indítása gombra kattintva elkészülnek a Pro forma számlák.

Mivel nem kerül letárolásra (az adatbázis tartalmát nem változtatja) korlátlan számban és részletben ismételhető (pld. ha 2 példányban szükséges, vagy hibás a tartalma ).

Pro forma = mint ha, de nem az.

Valódi számlázás előtti ellenőrzésre is használható, csak képernyőre íratva és / vagy kinyomtatva.

Az utólagos, tényleges étkezések alapján történő számlázási rendszer esetén a pro forma Számla az előjegyezett (igényelt) étkezések bizonylatolására is használható. Mivel nem számla, nem kerül tárolásra, az igények következmény nélkül módosíthatók az étkezők Előjegyzett étkezései táblázatban, amelyről újabb (aktuális) pro forma számlát nyomtathatunk.

Számlázási műveletek

    A számla tartalma  :

Számla száma                                         Szigorú folyamatos sorszám programból, elő-utótag

Paraméter file –ból .

Példány                                                  Programból .  1.,  Eredeti,  2.,  MÁSOLAT  lehet .

Szállító név, cím, bank, adószám             Rejtett adat, programból, védelmi okokból .

Vevő kód, név, cím, bank                      Étkezők Személyi törzs file - ból .

Számla kelte                                           Felhasználó által, billentyűzetről rögzítve

Teljesítési  év / hó                                   Étkezési év hó, felhasználó által kiválasztott, a program által felkínált lehetségesből .

Fizetési határidő                                     Felhasználó által, billentyűzetről rögzítve .

Fizetés módja                                         Személyi törzsadatból, egyedi számlázás esetén billentyűzetről felülírható .

VtSz / Szj                                              Paraméter file – ból .

Termék / Szolg. MegnevezéseProgramból

Státusz, Szerv. egység, Évf .                   Személyi törzs file – ból .

Számlázott étkezések táblázat                 Az étkező aktuális havi „Számlázott” étkezései táblázatából ( Forg . file ).

Br. Díjak : A Szerv .egys.–Státusz–Díj–Áfa törzsből, vagy egyedi díj esetén a Személyi törzsből.

Br. Érték =  Nap x Br. Díj, számított adat

Összesen = Étkezésenkénti Br. Érték összege .

Díj és Fizetési kedvezmények                 Az étkező Személyi törzséből, max. 3 féle .

Bruttó Érték                                           =  a táblázat összesenje ( áfával növelt )

Ebből Adóalap                                       =  Áfa – val csökkentett Bruttó Érték .

Adó %, összege                                     =  Szerv. egys. – Státusz – Díj – Áfa törzsből a  %,összege vissza számított a Br. Értékből .

Kedvezmény Díjból                                =  Az étkező számlán szereplő Díj típusú kedvezményei alapján, jellegének megfelelően számított és összegzett érték, maximum a Bruttó Értékig figyelembe véve ( nem lehet annál több ).

Kedv. Csökk. Érték                               Bruttó Érték – Kedvezm . Díjból, számított érték .

Nulla vagy annál nagyobb érték lehet .Áfa – t tartalmazó érték .

Fizetési kedvezmény ( más fizeti )           Az étkező számlán szereplő Fizetési tipusú kedvezményei alapján, jellegének megfelelően számított és összegzett érték, maximum a Kedv. Csökk.Értékig figyelembe véve .

Étkező által fizetendő                              Kedv. Csökk. Érték – Fizetési kedvezmény, számított érték . Eredeti ( elsődleges ) számla esetén nulla vagy annál nagyobb érték lehet . ( Stornó, helyesbítő számla esetén negatív érték is lehet . ) Áfa –t tartalmazó érték .

Étkező új egyenlege                                Az  étkező  összes ( adatbázisban lévő ) számláinak Étkező által fizetendő összege és összes kifizetései-egyenlege előjelesen, ahol előjel nélküli érték az étkező tartozik, „ - ” előjel esetén az étkező követelt (túlfizetést) jelent.

A számlázáskor a kedvezmények levonási sorrendje :

1. Díj tipusú kedvezmények, a Személyi törzsben szereplő sorrendben maximum a számla Bruttó értékéig .

2. Fizetési típusú kedvezmények, a Személyi törzsben szereplő sorrendben a Díj kedvezménnyel csökkentett értékéig .

Ha a számla fizetési módja = Kp azonnali, akkor a program az Étkező által fizetendő összeget egyidejűleg kifizetettnek könyveli el .

( Minden más esetben a kifizetést a felhasználónak kell berögzíteni, Kp azonnali esetben is utólag be kell rögzíteni azt az összeget, amelyet „ más fizet ”.)

A program a számlát egy lapra kétszer kiírva, 2 példányban (1. eredeti és 2.) írja ki, A4/2 méretben .Minden további példány csak MASOLAT felirattal nyomtatható. A számla sorszám éveken átnyúló, folyamatos sorszám, tehát évente nem indítható újra.

Jelenlegi beállítás szerint a számlasorszám max. értéke 999999 lehet.

 A program az összes számlát letárolja . Számlát törölni nem lehet a programból, csak storno és helyesbítő számlákat előállítani.

Étkező / étkezési hó szerint  csak egy számla készíthető, ezt követően helyesbítő számlák vagy stornó számlák / vagy a stornót követő új számlák állíthatók elő.

 Számla csak ETK ( étkezik ) Állapotú személyekre készíthető .


A számlázások gyakorisága      : havonta

A számlázások alapja               :  előjegyzett vagy tényleges étkezések .

A számlázás módja                  :  egyedi vagy csoportos

    Számlázás előtt végrehajtandó műveletek :

1. Törzsadatok karbantartása, aktualizálása a következő, számlázandó étkezési hónapnak

megfelelően, ha van változás.

- Kedvezmények

- Díj,  ÁFA

- Személyi (kedvezményei, étkezései, állapot kód) törzsadatokban.

2. Havi hivatalos étkezési napok karbantartása, azaz a következő, számlázandó étkezési hónap lehetséges étkezési napjainak bejelölése (szervezeti egység–státusz szerint differenciálható). A program az itt bejelölt napokat elővezeti az étkezők következő havi Előjegyzett, Tény, Számlázott étkezések táblázataiba , minden ETK (étkezik) állapotú személyre vonatkozóan, figyelembe véve a Személyi törzsben lévő Étkezései adatokat is .

  1. Előjegyzett vagy tény étkezési napok karbantartása azoknál az étkezőknél, akik az általánostól eltérően jegyeztetnek elő, illetve tény számlázása esetén nem az előjegy-zett étkezések szerint étkeznek

Fentiek végrehajtása különösen fontos csoportos számlázás esetén, ahol nincs lehetőség

számlázás közbeni beavatkozásra .

A.,  Egyedi számla előjegyzett étkezések alapján

Előre számlázás, az igény bejelentésével egyidejűleg, az étkezők bármilyen sorrendjében.

1. lépés: Személyi törzs módosítása, HA az étkezőknél van változás.

2. lépés: Előjegyzett étkezési napok karbantartása, HA az étkező nem a Hivatalos étkezési napokon étkezik.

3.  lépés :Egyedi számla előjegyzett étkezések alapján

31.    Az étkezési Év / hó kiválasztása (csak belépéskor)

32.    Az étkező kiválasztása kódja vagy neve alapján

33.    Eseti ( csak erre a számlára érvényes ) Kedvezmény, Étkezései, Díj, Fizetési mód módosítás felülírással, Ha szükséges .

34.    Az étkező Számlázott (számlázandó) étkezései táblázatának módosítása, Ha nem azonos a program által elővezetett Előjegyzettel. A Számlázott táblázatban végrehajtott módosítást a program nem érvényesíti a Tény és Előjegyzett táblázatokban. (Az érvényesítés mindig csak föntről lefelé történik, Számlázott táblázatra is csak akkor, ha még nem készült számla!)



35.    Számlázás.

Az előjegyzett étkezések alapján egyedi számla  készítésére szolgáló menüpont elhelyezkedése:

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:

Ezen a képernyőn nyílik lehetősége a megfelelő Év/hó kiválasztására.

A megfelelő Év/hó kiválasztása után megjelenő képernyő:

Az adatok áttekintése után a Számláz gombra kattintva folytathatja számla készítését.

A következő képernyő:

A kívánt adatok módosítása után a Számláz gombra kattintva a program kinyomtatja a számlát.

Számlázás gyorsításának módja sorban állás (torlódás) esetén, ha gyakori a Személyi törzs és Előjegyzett étkezések táblázat módosításának igénye:

Folyamatosan a 3.lépésben maradva a 32 – 35 lépések végrehajtása, az 1.és 2.lépések utólagos végrehajtásával.( Nem kell a menüből ki–be lépegetni ily módon.)

    B.,  Egyedi számla tényleges étkezések alapján

Utólagos, a tényleges étkezések alapján történő számlázás, az étkezők bármilyen sorrendjében.

1.lépés : Személyi törzs módosítása, Ha az étkezőnél van változás .

2.lépés : Tényleges étkezési napok karbantartása, Ha az étkező nem az Előjegyzett étkezési táblázata szerint étkezett .

3.lépés: Egyedi számla tényleges étkezések alapján 31 – 35 azonos a A-val, de Előjegyzett helyett „Tényleges” étkezések értendők .

+ A 2. lépés utólagos végrehajtása csak akkor szükséges, ha valós kimutatást akarunk a Tényleges étkezési napokról a lekért listákban .


A menüpont elhelyezkedése:

A számlakészítés menete, és képernyői ugyanazok, mint az előjegyzett étkezések alapján készült egyedi számlák esetében.

     C.,  Csoportos számla előjegyzett étkezések alapján

Előre számlázás több étkező részére egyidejűleg (összes vagy kiválasztott csoportok részére) az Előjegyzett étkezések és Személyi törzsadatok alapján.

1. lépés: „Számlázás előtt végrehajtandó műveletek” végrehajtása, ellenőrzése (törzs és előjegyzett étkezések aktualizálása).

2. lépés: Mentse ki az adatbázist (biztonsági művelet).

3. lépés: Csoportos számlázás előjegyzett étkezések alapján

31.    Étkezési Év / hó kiválasztása (számlázandó)

32.    Számla kelte, Fizetési határidő beírása

33.    Számlázandó csoport (Szervezeti egység – Státusz) beírása. Ha összeset számlázza, akkor hagyja változatlanul az adatmezőket, egy konkrét esetén a TOL – IG mezőkbe azonost kell írni, és így tovább.

34.    Csoportos számlázás indítása (számlák elkészítése Winchesterre.)

35.    Számla nyomtatás (külön műveletben szakaszolhatóan).

36.    Újabb csoport számlázása vagy adatbázis mentés.

A menüpont elhelyezkedése:


A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:

A kívánt adatok kiválasztása után, a Csoportos számlázás indítása gombra kattintva a program winchesterre elkészíti a szűrési feltételeknek megfelelő étkezők számláit. A számlák nyomtatására a Számla nyomtatás menüpontban nyílik lehetőség.

       D.,  Csoportos számla tényleges étkezések alapján

 Utólagos számlázás több étkező részére egyidejűleg (összes vagy  kiválasztott csoportok részére) a Tényleges étkezések és Személyi törzsadatok alapján .

1. lépés: „Számlázás előtt végrehajtandó műveletek” végrehajtása, ellenőrzése (törzs és tényleges étkezések aktualizálása)

2. lépés: Mentse ki az adatbázist (biztonsági művelet)

3. lépés: Csoportos számlázás tényleges étkezések alapján mint, 31–36 az előjegyzettnél .

A menüpont elhelyezkedése:

a tényleges étkezések alapján készülő csoportos számlák nyomtatásának képernyői megegyeznek az előjegyzett étkezések alapján készített csoportos számlák készítésénél leírtakkal.

 Bármelyik módon elkészített számla letárolásra kerül. Nem törölhető és nem módosítható. Korrigálni Helyesbítő, érvényteleníteni Storno számlák kiállításával lehet.

Újabb példányt nyomtatni csak Másolat felirattal lehet. (Lásd: a következőkben leírtakat.) Ha túl sok a hibás számla, akkor állítsa vissza az adatbázist a kívánt állapotra a megfelelő Mentett állapot visszatöltésével és ismételje meg az azóta végrehajtott műveleteket (a hibák javítása után, illetve azt kiküszöbölve).

Csoportos számlázások esetén a számlák képzése és nyomtatása elkülönített műveletek. Annak érdekében, hogy a – szigorúan sorszámozott, nem ismételhető, viszonylag hosszú – számlázási folyamat közben előforduló, hardver okozta meghibásodások káros következményeit minimalizáljuk. Mégis a számlák előállítása (azaz nyomtatása) biztonságos, rugalmas, szakaszolható, ismételhető legyen. Lásd még a Számla nyomtatás műveletnél leírtakat .

Csoportos számlázásnál a program csak azoknak készít számlát, akiknek az adott étkezési ÉV / hó – ra még nem készült számla (és ETK állapot kódjuk van). Ha például egy csoportot ismételten kiválasztunk, azok egyikére sem készít számlát. Ugyan ez érvényesül azokra a Csoporton belüli étkezőkre, akiknek előzőleg Egyedi módon már elkészült az azonos Év/hó-ra vonatkozó számlája. Ha az adott ÉV/hó – ra vonatkozóan az étkező utolsó számlája Stornó, akkor azt a program úgy tekinti mintha még nem lenne számlája. Az egyes számlázási módok (A, B, C, D) vegyesen és változó módon használhatók . Például iskolában a tanároknak Egyedi számla tényleges étkezések alapján, a diákoknak Csoportos számla előjegyzett étkezések alapján (praktikusan Szervezeti egység - Státusz szerint csoportosítva.)

Fontos ! Csoportos számlázások esetén a számla elkészült, az adatbázisban letárolásra kerül, csak a papírra nyomtatása, a fent leírt okokból, elkülönített műveletben történik. A számlát akkor is elkészültnek tekinti a program, ha nem nyomtatjuk ki !

Számla stornózása

Stornó számla = Az eredetivel azonos tartalmú, de negatív előjelű új számla.

A stornó számla készítésére szolgáló menüpont elhelyezkedése:


Miután kiválasztotta a megfelelő Év/hó – t, és az étkezőt, a következő képernyő jelenik meg:

Stornózni csak Személyenként (egyedileg) lehet, és csak az utolsó számlát, és csak eredeti (elsődleges) vagy stornót követő új eredeti számlát, adatbevitel nélkül, STORNO gombra kattintással.

A Stornó számla új (következő) számlasorszámot kap és a számlán a STORNO felirat is megjelenik.

Előállítását követően (hatására) a számlázott étkezési napok táblázat tartalma nem változik.(A számlázott napok számítása a különböző kimutatásokhoz a ténylegesen elkészült számlákból – azaz bizonylatokból – történik, nem pedig a Számlázott napok táblázatból, amely csak számlázást segítő eszköz. A számlát stornózza, az étkezési napok táblázatát nem.)

Ha a stornót követően új (más tartalmú) számlát kell kiállítani, akkor azt az Egyedi számlázással (előjegyzett vagy tény) lehet végrehajtani, természetesen a szükséges javításokkal. Téves Stornót új számla kiállításával lehet semlegesíteni. Stornó Stornója és Helyesbítése nem meg-engedett a programban. A fizetési mód felülírható. Ha KPA fizetési módot ad meg, akkor a program a stornózott összeget visszafizetésként „-” előjellel le is könyveli. Ha a stornózott összeget nem fizeti vissza, hanem előző vagy következő számlákhoz kompenzálja akkor KOM fizetési módot kell megadni. A számlára az eredeti tartalmú „Számlázott étkezések napi bontásban” kerül kiírásra, az értékek „-” előjellel. A stornó művelet az Előjegyzett és Tény étkezések táblázatát nem módosítja. Ha szükséges, azt a megfelelő műveletben külön kell végrehajtani.


Helyesbítő számla előállítása

Helyesbítő számla = Az eredetit módosító, különbséget tartalmazó új számla.

A helyesbítő számla készítésére szolgáló menüpont elhelyezkedése:

Miután kiválasztotta a megfelelő Év/hó – t, és az étkezőt, a következő képernyő jelenik meg:

Helyesbítő számla készítésének módja:

A helyesbítendő étkező Számlázott táblázatát változtassa a kívánt (végleges és nem a különbség) tartalomra, majd kattintson a helyesbítő gombra.

A következő képernyő:

A megfelelő dátumok és fizetési mód megadása után a Számláz gombra kattintva a program kinyomtatja a helyesbítő számlát.

A különbséget (előző és új Számlázott étkezések alapján) a program számítja ki, amely lehet növelő vagy csökkentő „-” előjelű.

A számlán HELYESBITO felirat is megjelenik, amely új sorszámot kap. A „Számlázott étkezések napi bontásban” táblázatba az aktuális (kívánt) tartalom (és nem a különbség) kerül kiírásra.

A fizetési mód felülírható. Ha KPA fizetési módot ad meg, akkor a program a pénzügyi teljesítést is lekönyveli (be- vagy kifizetésként). Ha pénzügyi rendezése (ki – vagy befizetés) nem kerül sor, hanem előző vagy következő számlákhoz kívánja kompenzálni, akkor KOM fizetési módot kell megadni.

A helyesbítő művelet az Előjegyzett és Tény étkezések táblázatát nem módosítja. Ha szükséges, azt a megfelelő műveletben külön kell végrehajtani.

Helyesbíteni csak személyenként (egyedileg) lehet és csak az étkezések számát (étkezési napok és étkezések). Egyéb adatok (díj, áfa, stb.) az utolsó eredetivel azonosak maradnak.

Stornót követően Helyesbítő nem következhet, de a Helyesbítő helyesbítése (többszörös helyesbítés) megengedett.


Számla nyomtatása

 Minden számla letárolásra kerül a Winchesterre, függetlenül attól, hogy melyik módon készült a számla és korlátlan ideig megőrzésre kerül. Programunkból számla nem törölhető.

 Ebben a műveletben kell a csoportosan elkészített számlákat kinyomtatni (az 1. és 2. példányt), illetve MASOLAT számlát készíteni bármelyik eredeti számláról.

 Azt, hogy melyik kiírt számla eredeti vagy már csak másolat lehet, a program állapítja meg. Az eredeti minden esetben egy lapra 1. És 2. Példányban kerül kiírásra. Minden további kiírás MASOLAT –ként jelenik meg. Korlátlan számú másolat készíthető, bármelyik számláról. A számla programozott sorszámozása és példányszámozása a többször módosított 24 / 1995. (XI. 22.) PM rendeletnek megfelelően működik. Az 1. és 2. példány akkor sem állítható elő újra ha az bármilyen okból olvashatatlanul jön le a nyomtatóról függetlenül attól, hogy milyen módon számlázunk. Ilyen esetben a jogszabályokban leírtak szerint kell eljárni, MASOLAT számlák előállításával. A másolat számlák egy lapra két példányban készülnek, példányszámozás nélkül, MASOLAT felirattal, az eredetivel azonos formátumban és tartalommal.

A menüpont elhelyezkedése:

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:

Kiíratás módja :  a képernyőn szereplő kiválasztási feltételek megadásával.

-         Eredeti ( 1., 2. ) példány nyomtatása :

A csoportos számlázással készített számlák kiírása. A program lehetővé teszi, hogy a nyomtatást szakaszoljuk számlaszám és / vagy szervezeti egység és / vagy státusz szerint, a TOL – IG értékek kitöltésével. Ha minden eredeti számlát ki kíván nyomtat-ni, akkor a kiválasztási tól –ig értékeket hagyja változatlanul, amelyek alapértelmezés-ként mindenre (minimumtól a maximumig) kitöltve jelenik meg. Az eredeti 1., 2., példány kinyomtatását a program bejelöli a számlákhoz, akkor is, ha a nyomtatott számla olvashatatlan (kifogyott a festék, begyűrte, stb.) mivel a program „nem láthatja” a nyomtatás eredményét .

Választható eljárások hibásan nyomtatott számlák esetén:

1. A hiba elhárítása után folytatja a nyomtatást, a hibás eredetiket MÁSOLAT - tal pótolja. Kevés hibás számla esetén javasolt.

2. A hiba elhárítása után visszatölti a nyomtatás előtti adatbázis állapotot (mentést) és megismétli a műveletet. Sok hibás számla esetén javasolt. Az előzőleg jól kiírt számlákat meg kell semmisíteni a duplázás elkerülése miatt.

Nagy mennyiségű számla nyomtatása esetén, a nyomtatási hiba lehetőségének minimalizálása érdekében javasoljuk a szakaszolt nyomtatást.

A szakaszolt kiírásokat követően és esetenként ellenőrzés céljából javasoljuk „mindenre” kiválasztott nyomtatás elindítását is, annak érdekében, hogy ki nem nyomtatott számla ne maradjon az adatbázisban.

Az EREDETI gombra kattintva ugyanis arra utasítjuk a programot, hogy csak azokról a számlákról nyomtasson, amelyeket még egyszer sem nyomtatott ki (elsődleges nyomtatás). Ha ekkor nyomtat számlát, akkor pótoltuk a hiányzókat, ha nem, akkor hibátlanul dolgoztunk illetve szakaszoltunk.

 - Másolat nyomtatása:

Másolat csak eredetileg is kinyomtatott számláról készíthető, minimum 1 lapra két példányban.

Mivel másolatot az összes számláról gyakorlatilag sohasem nyomtatunk, a kiválasztási feltételek értékhatárait minden esetben korlátozni kell a megfelelő tól – ig mezők felülírásával, célszerűen a számlaszám tól –ig intervallum beírásával. Egy számla esetén a Számla sorszám tól – ig mezőkbe azonos értéket kell írni. Természetesen a program „mindenre képes”, annyi számláról készít másolatot, amennyire utasítjuk a kiválasztási feltételek értékei felülírásával illetve felül nem írásával.

 A másolat készítés a MASOLAT gombra kattintva indul.


Kifizetés rögzítése

A számlák utólagos kifizetésének rögzítése személyenként: számlához rendelve, bármilyen sorrendben.

Egy számlához több kifizetési és/vagy visszafizetési (-) tétel rögzíthető, a tényleges pénzmozgásoknak megfelelően. A program a számlák alul – és túl fizetését is megengedi.

A kifizetések rögzítésére szolgáló menüpont elhelyezkedése:

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:

A KPA (készpénz azonnali) fizetési módú számlák esetén a program a számlázással egyidejűleg annak kifizetési tételét is berögzíti PROGRAMBOL bizonylatszámmal, de csak az „étkező által fizetendő” összegre vonatkozóan. A Más fizeti összeget KPA esetén is be kell rögzíteni utólag. Berögzített tétel nem írható felül, nem törölhető.


Helyesbíteni új tétellel lehet, az összegre vonatkozó előjel megfelelő alkalmazásával. Csak a „-”előjelet kell külön beütni, az előjel nélküli számot + - ként értelmezi a program. A negatív összeg kifizetés csökkentést, visszafizetést jelent. Mivel a számlák alul és túl fizetettek lehetnek, a felhasználó szabadon dönt arról, hogy a számlázott és kifizetett összegeket pontosan (egyezőre) egymáshoz rendezi vagy sem új, rendező (+,-) tételek könyvelésével, például a KOM (kompenzáló) fizetési módú számlák esetén. A számlák „rendezettsége” nincs hatással az étkező aktuális egyenlegeire (étkező egyenlege, más fizet egyenleg) mert azt a program minden esetben az étkező összes számlázott és kifizetett tételeinek előjeles összegzésével számítja ki.

A program külön számítja az étkező és a más által fizetendő és fizetett összegek egyenlegét. Ezért a kifizetések rögzítésekor a Befizető mezőbe jelölni kell a befizetőt úgy, hogy ha „más fizet” a program által elővezetett étkező kódját felül kell írni a más fizető kódjára. A „más fizetőket” a felhasználónak kell kódolni és azonosítani. Törzs állományként nem tárolható a programban. Ha az alkalmazott kód nem beszélő kód, a neve a Megjegyzés mezőbe írható. A más fizet tételek rögzítésére csak akkor van szükség ha a „ más fizetők ” vállalásait nyomon kívánjuk követni vagy tételes elszámolás szükséges a „fizetési” típusba sorolt kedvezmények kifizetéséről. Mivel a tényleges kifizetés módja eltérhet a számlán szereplő fizetési módtól, a program által a számlából elővezetett fizetési mód felülírható a ténylegesnek megfelelőre. (A fizetési módonkénti összegzés csak így lesz valós.)

A kifizetés dátuma adat pontos leírása különösen fontos azoknál a felhasználóknál, akik pénzforgalom alapján áfáznak.

A program használatba vételekor a személyek törzsadatában megadott „Étkező által fizetendő nyitó egyenleg ” összegét a program figyelembe veszi az étkező új egyenlegének kiszámításakor.


Listák, lekérdezések

Általánosan érvényes tájékoztató

  A lekérdezések semmilyen módosítást nem hajtanak végre az adatbázisban. Tartalmuk (a korábban rögzített) aktuális alapadatokból, illetve azok feldolgozásából (kiszámítással) kerülnek kiírásra minden egyes lekéréskor (újra feldolgozással, kiszámítással).

Fontos! A lekérdező műveletekben a program csak megjelenít, nem tárol.

Mindezt annak érdekében, hogy a felhasználó:

-         az adatbázis aktuális adataiból

-         korlátlan gyakorisággal

-         következmények nélkül, „felelőtlenül”

-         időben haladva, naprakész szakaszolással

-         gyors és rugalmas helyesbítést lehetővé téve (az alapadatok helyesbítését követően azonnal újra lekérhetők az előzőleg hibásnak ítélt, most jó, listák)kérdezhessen a programból

Természetesen itt is igaz az, hogy hibátlan kimutatás csak hibátlan alapadatokból készülhet, amelyeket a felhasználó rögzít a különböző adatbázist karbantartó (módosító) műveletekben. A lekérdezések eredménye (listák) választhatóan képernyőre és/vagy nyomtatóra írathatók.

Lekérdezéskor rendelkezésre áll a teljes adatbázis (a programhasználata során rögzített és keletkezett) összes, akár több évre visszamenő adata, amelyből a felhasználó választja ki a feldolgozandó időszakot és/vagy részegységet. Lásd még az egyes lekérdező műveleteknél leírtakat.

A lekérdezéseknél használt szűrési feltételek értelmezése :

A lekérdezéseknél különböző szűrési feltételeket adhatunk meg, amely segítségével behatárolhatjuk a látni kívánt vagy feldolgozandó adatokat (Szervezeti egység, Státusz, Időpontok, stb.). Amennyiben egy lekérdezésnél több szűrési feltételt állíthatunk be egyidejűleg, abban az esetben a szűrési feltételek ÉS kapcsolatban vannak egymással. Ez azt jelenti, hogy ha a feltételek közül többet is beállítunk szűkebb lesz a kiválasztott adatok köre, mintha csak egy feltételt használnánk.(ÉS = együttes megfelelés)

Pl.:

Egy listánál szűkíthetünk a következő szempontok szerint : 

-         Szervezeti egység

-         Státusz

-         Időegység

Amennyiben kitölti a Szervezeti egység, státusz és időintervallum mezőket is, akkor a listán csak azok fognak szerepelni, akik a meghatározott szervezeti egységekbe, azon belül státuszokba tartoznak, illetve a lista csak a meghatározott étkezési időszakra fog vonatkozni.

A TÓL –IG mezők értelmezése:

A szűrési feltételek általában TÓL – IG intervallumokra vonatkoznak, ami azt jelenti, hogy a program a feldolgozandó adatokat a TÓL mezőbe megadott paraméterrel kezdi, és egészen az IG mező tartalma által meghatározott adatokig folytatja. A TÓL mező tartalma lesz az első kiírt vagy feldolgozott adat, az IG mező tartalma az utolsó adat. Amennyiben a lekérést egy konkrét adatcsoportra (Szervezeti egység, Státusz, stb.) kívánja megtenni, úgy a TÓL és az IG mezőbe ugyanazt kell írni.


Étkezési létszám

A lista célja: Étkezési létszám jelentés a konyha felé, egyeztetés a konyhával,

Előjegyzett – tényleges - számlázott étkezések egybevetése

A lista nyomtatási képe:


A listán szereplő adatok:

Nap: az étkezési hónap hányadik napja

Nap neve: az érkezési nap megnevezése (Hétfő, Kedd, stb.)

Szerv egység: a szervezeti egység megnevezése

Státusz: a státusz megnevezése

Évfolyam: a szervezetei egység + státuszon belül az étkezők évfolyama

Az étkezések: Reggeli, Tízórai, stb. vagy Összevont

Rendezettség: Szervezeti egység-> Státusz-> Évfolyam

Összegzések:

-         naponta

-         szervezeti egységenként

-         státuszonként

-         évfolyamonként

Lekérés módja:

A menüpont kiválasztása után, a következő képernyő jelenik meg:


Étkezési Év/hó: a jobb oldalon találhat fül lenyitása után kiválasztható a megfelelő Év/hónap.

Nap: A megfelelő Év/hó kiválasztása után tovább szűkíthető a lista a hónap egyes étkezési napjaira. Amennyiben csak egy nap adatait szeretné a listán látni, úgy a TÓL és az IG mezőbe ugyanazt a napot kell beírni.

Input adatok: Az étkezői előjegyzett vagy tény étkezései táblázatok vagy számlái, illetve személyi törzs adatai

A listát három különböző szempont alapján kérhetjük le, előjegyzett, tény vagy számlázott étkezések alapján.

Előjegyzett alapján: a lista az aktuális előjegyzett étkezések táblázatok alapján készül

Tényleges alapján: a lista az aktuális tényleges étkezések táblázatok alapján készül

Számlázott alapján: a lista a számlázott tételek (elkészült számlák) alapján készül

Megjegyzés: A lista korlátlan gyakorisággal lekérhető, az előállítás minden esetben az aktuális input adatok újra feldolgozásával készül. Hónapon belül a nap TÓL-IG szabadon megválasztható. Ebből következik, hogy a jelentéseket a konyha felé bármilyen gyakorisággal (napi, heti, dekád, havi) előállíthatjuk. Ebből az is következik, hogy az utólagos, tényleges étkezések alapján történő számlázás esetén lehet hatékony.


Étkezők étkezési napjai

A lista célja:     Az étkezők és étkezéseik részletes kimutatása választhatóan az előjegyzett, tény vagy számlázott étkezések alapján, étkezési hónaponként, bármelyik hónapra vonatkozóan.


A lista nyomtatási képe:

A listán szereplő adatok:

Kód:               az étkező kódja

Név:               az étkező neve

Cím:                az étkező címe

Szerv.Egys.:   szervezeti egység, amelybe az ügyfél tartozik

Státusz:          státusz, amelybe az ügyfél tartozik

Évf.:                az ügyfél évfolyama

A jelölés:        N-Nem, az ügyfél ezen az étkezésen nem vett részt (vagy nem fog résztvenni)

                        I-Igen, az ügyfél ezen az étkezésen részt vett (vagy részt fog venni)

Input adatok: Étkezési napok táblázatok, személyi törzs

Rendezettség:           Szervezeti egység->Státusz->Évfolyam->Név

Összegzés:                 A sor végén az étkező étkezései tételesen, illetve az étkezések havi összesenje.

Lekérés módja:

 

A menüpont kiválasztása után, a következő képernyő jelenik meg:


Étkezési Év/hó:                    a jobb oldalon található fül lenyitása után lehetősége van kiválasztani a megfelelő Év/hónapot.

Évfolyam:                              a személyi törzsnél rögzített évfolyamokból szelektálhat. Amennyiben csak egy évfolyam adatait kívánja látni, úgy a TÓL és az IG mezőbe ugyanazt az évfolyamot kell rögzíteni

Szervezeti egység:     szervezeti egységre is elvégezheti a szűrést a TÓL és az IG mezők használatával, a lenyitható fül segítségével választhat az egyéb törzs karbantartásánál rögzített szervezeti egységek közül. Amennyiben csak egy szervezeti egység adatait kívánja megjeleníteni, úgy a TÓL és az IG mezőbe ugyanazt a szervezeti egységet kell kiválasztani.

Státusz:                      státuszra is elvégezheti a szűrést a TÓL és az IG mezők használatával, a lenyitható fül segítségével választhat az egyéb törzs karbantartásánál rögzített státuszok közül. Amennyiben csak egy státusz adatait kívánja megjeleníteni, úgy a TÓL és az IG mezőbe ugyanazt a státuszt kell kiválasztani.

A szűrési feltételek ÉS kapcsolatban vannak egymással, tehát minél többet tölt ki, annál szűkebb lesz a lista.

A szűrési feltételek beállítása után a „Lista futtatása” gombra kattintva elkészül a lista.

Előjegyzett alapján: a lista az aktuális előjegyzett étkezések táblázat alapján készül.

Tényleges alapján:    a lista az aktuális tényleges étkezések táblázatok alapján készül

Számlázott alapján: a lista a számlázott tételek (elkészült számlák) alapján készül

A listához felhasznált adatokat megtekintheti az Étkezések karbantartása menü Előjegyzett étkezések karbantartása személyenként vagy Tényleges étkezési napok karbantartása személyenként almenüben, vagy az étkező számláikon illetve a személyi törzsben.


Étkezői karton (számlák és kifizetések)

A lista célja : Elszámolás az étkezővel, ellenőrzés

A lista nyomtatási képe:


A listán szereplő adatok:

Kód:                           az étkező kódja

Név:                           az étkező neve

Cím:                           az étkező címe

Szüldat.:                     az étkező születési dátuma

Étk.fizetakt.egy.:       az étkező által fizetendő aktuális egyenleg

Másfizetakt.egy.:      más által fizetendő aktuális egyenleg (ha az étkező fizetési kedvezményben részesül)

Input adatok: Számla és kifizetési tételek, személyi törzs

A lista lekérésének módja:


A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:

A személy választása gombra kattintva megjelenik az étkező törzs, a keresendő mezőbe írva, vagy a görgető sáv használatával választhatjuk ki a megfelelő személyt.


Miután kiválasztottuk a megfelelő személyt, a Lista futtatása gombra kattintva elkészül a lista nyomtatási képe.


.Számla és Áfa tételesen



A lista célja: A kimenő számlák és Áfa analitikus nyilvántartásban szereplő tételek kiírása.

A lista nyomtatási képe:


A listán szereplő adatok:

Számla:           a kiállított számla száma

Szla kelte:      a számla készítésének időpontja

Étk.kód:         az étkező nyilvántartási kódja

Szerv.e:          a szervezeti egység, amelyba az étkező tartozik

Státusz:          az étkező státusza a szervezeti egységben

Évf.:                az étkező évfolyama

Br.érték:        a számla bruttó értéke

Áfa%:            az Áfa kulcs %-ban

Áfa érték:        az Áfa összege

Adóalap:         az adóalap

Díjkedv:         a díj jellegű kedvezmény összesen

Fizkedv:         fizetési kedvezmény összesen

Étk.fiz.:           az étkező által fizetett összeg

Fizm.:              a fizetési mód

Szlnap:            számlázott napok összesenje

Étkező neve: az étkező neve

Input: Számla tételek

Rendezettség:           Számlaszám szerint

Összegzés:                 A listán szereplő számlák összes :         Bruttó értéke

                                                                                              Áfa értéke

                                                                                              Adóalapja

                                                                                              Díjkedvezménye

                                                                                              Fizetési kedvezménye

                                                                                              Étkező által fizetett

Lekérés módja:

A menübe lépve a következő képernyő jelenik meg:


Étkezési Év/hó:         Az Év és a hónap, amire a kiíratás vonatkozik

Szervezeti egység:     A Szervezeti egység, amelyre vonatkozóan meg kívánja jeleníteni az adatokat.

Miután megfelelően beállította a szűrési feltételeket, a Lista futtatása gombra kattintva elkészül a lista nyomtatási képe


Számla és Áfa összesítő

A lista célja: Adóbevallás elkészítése, Főkönyvi feladás alátámasztása, vezetői információ biztosítása

A lista nyomtatási képe:


A listán szereplő adatok:

Szervezeti egység:    Szervezeti egység, amelyre az adatok vonatkoznak

Státusz:                      a Szervezeti egységen belül betöltött Státusz

Áfa %:                       az Áfa kulcs %-a

Br.érték:                    a bruttó érték

Adóalap:                    a számla bruttó értékének adóalap összege

Adó:                           a számla bruttó értékének adó összege

Kedvez.:                     az összes kedvezmény értéke

Adóalap:                    kedvezmény adóalapja

Adó:                           kedvezmény adó összege

Étk.fiz.:                      étkező által fizetendő

Adóalap:                    étkező által fizetendő összeg adóalapja

Adó:                           étkező által fizetendő adó összeg

Szla Db:                     számlák száma

Input adatok: Számla tételek

A lista lekérésének módja:

A menüpontba lépve az alábbi képernyő jelenik meg:


Étkezési Év/hó:         az év és a hónap, amelyre az összesítést látni kívánja

A megfelelő Év/hó kiválasztása után a Lista futtatása gombra kattintva elkészül a lista nyomtatási képe.


Főkönyvi feladás a számlákról

A lista célja: Kettős könyvviteli rendszer esetén összegzett adatokat szolgáltat főkönyvi könyvelés részére az étkezési hónapban elkészült számlák különböző értékeiről, főkönyvi szemléletben.

A lista nyomtatási képe :


A listán szereplő adatok:

Bruttó érték: a számlák összes bruttó értéke

Adóalap: a számlák összes adóalapja

Adó: a számlák összas adótartalma

Kedvezmények: a kedvezmények felsorolása

Összege: akedvezmények tételes összesenje

Étkező fizet: étkező által fizetendő

Fizetési módonkénti összeg: fizetési módonkénti fizetendő összesen

Számla Db: számlák darabszáma

Rendezettség: szervezeti egységenként új lapon -> Státuszonként új lapon

Lekérés módja:

A menüpontba lépve az alábbi képernyő jelenik meg:


A listát két szempont szerint kérheti le, Étkezési Év/hónap, vagy számla kelte szerint.

Étk. Év, hónap: Étkezési Év/hónap amelyre vonatkozóan az adatokat látni kívánja

Számla kelte: a számlák elkészítésének dátuma

Fontos! A két feltétel egyike kitöltendő, nem alkalmazhatja a kettőt együtt!

A megfelelő feltétel kiválasztása után, a Lista futtatása gombra kattintva készül el a lista nyomtatási képe.


Főkönyvi feladás a kifizetésekről (Pénzforgalmi gyűjtő)

A lista célja: pénzforgalom főkönyvi könyveléséhez


A lista nyomtatási képe:

A listán szereplő adatok:

Szervezeti egység: az étkező szervezeti egysége

Státusz/Minősítés: az étkező státusza a szervezeti egységen belül

Fizetési módok: szervezeti egység+státuszon belüli fizetési módok

Fizetők: szervezeti egység+státuszon belül állapot kódok (étkezik, szünetel, végleg megszüntetve)

Összeg: az étkezők ezen csoportja által fizetett összeg

Tételszám: az elkészült számlák darabszáma

Áfa%: az Áfa kulcs %-ban

Összeg: az Áfa összege

Input: Fizetési tételek

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:


Kifizetés dátuma: Az az időszak, amire a pénzmozgás vonatkozzon

A kifizetés időszakának kiválasztása után a Lista futtatása gombra kattintva elkészül a lista nyomtatási képe


Számlázott kedvezmények

A lista célja: kimutatni a fizetési vagy díj jellegű kedvezményeket igénybe vevőket, adatszolgáltatás a főkönyv felé


A lista nyomtatási képe:

A listán szereplő adatok:

Szerv.Egys.:   az étkező Szervezeti Egysége

Státusz:          az étkező státusza a szervezeti egységben

Évf.:                az étkező évfolyama

Kód:               az étkező kódja

Név:               az étkező neve

Szül.dátum:    az étkező születési dátuma

Re,Ti,Eb stb: az étkező étkezései (Reggeli, Tízórai, Ebéd stb.)

%:                              a kedvezmény %-ban meghatározott értéke (amennyiben %-os a kedvezmény értéke)

Ft/nap:            a kedvezmény értéke egy napra( amennyiben Ft/nap a kedvezmény értéke)

Ft./hó:             a kedvezmény értéke egy hónapra (amennyiben Ft/hónap a kedvezmény értéke)

Br.díj:             az étkezés értéke

Kedv.:            a kedvezmény értéke

Input adatok: Számla tételek, személyi törzs

Rendezettség: Szervezeti egység->Státusz->Évfolyam->Kód

Összegzés:     Évfolyamonként

                        Státuszonként

                        Szervezeti egységenként

Lekérésének módja:

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:


Étkezési Év/hó:         az étkezési Év/hónap, amely hónapra a lekérdezés vonatkozzon

Kedvezmény:             a kedvezmény, amelyre vonatkozóan az adatokat szeretné látni

A megfelelő Év/hó és kedvezmény beállítása után a Lista futtatása gombra kattintva elkészül a lista nyomtatási képe


Nem számlázott étkezők

A lista célja: a szándékosan, vagy véletlenül nem számlázott étkezők kimutatása ellenőrzés céljából

A lista nyomtatási képe:


A listán szereplő adatok:

Kód: az étkező kódja

Név: az étkező neve

Szül.dátum: az étkező születési dátuma

Címe: az étkező címe

Rendezettség: Kód szerint növekvő sorrendben


A lista lekérésének módja:


A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:


Étkezési Év/Hó: itt választhatja ki a lekérni kívánt Év/hónapot

Étkező állapota: azokat az étkezőket jeleníti meg a program, akinek az állapota Étkezik, és mégsem készült nekik számla

Szervezeti egység: a lekérdezendő szervezeti egység, amelybe az étkezők tartoznak

Státusz: az étkezőknek a szervezeti egységen belül betöltött státusza

A szűrési feltételek kitöltése után a Lista futtatása gombra kattintva elkészül a lista nyomtatási képe

Fontos! A megfelelés a program számára a megadott Állapot kódtól (Személyi törzsben szereplö ETK vagy SZU vagy VEG) is függ. Kiírt tételeket ennek figyelembe vételével kell értelmezni.

Havi étkezési eltérések

A lista célja: Azoknak az étkezőknek a kiírása akiknél az adott hónapra számlázott és előjegyzett vagy tényleges étkezések nem azonosak, azaz mely étkezőknél kell helyesbítő számlát kiállítani.

A lista nyomtatási képe:

A listán szereplő adatok:

Kód: Az étkező egyedi azonosítója

Név: az étkező neve

Szül.dátum: az étkező születési dátuma

Címe: az étkező címe

Rendezettség: Kód szerint növekvő sorrendben


A lista lekérésének módja:

A lista kérhető Előjegyzett<->Számlázott étkezések eltérés, vagy Tényleges<->Számlázott étkezések eltérés alapján.

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:

Étkezési Év/Hó: itt választhatja ki a lekérni kívánt Év/hónapot

Az étkezési Év/hó kiválasztása után elkészül a lista nyomtatási képe.


Csekk nyomtatás

Amennyiben az étkezők egy csoportja, vagy minden étkező postai utalványon fizeti az étkezési díját, lehetőség nyílik arra, hogy a program töltse ki a csekkeket, ennek előfeltétele, hogy az étkeztető intézmény rendelkezzen üres, a formai követelményeknek megfelelő postai utalványokkal (csekkekkel).

A csekk nyomtatására alkalmas menüpont a következő helyen érhető el:

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:

Év, hónap: az étkezési Év/hónap, melynek díjairól szeretnék csekket készíteni

Számla sorszám: a számla sorszám intervallum, mely számlák ellenértékéről szeretnénk csekket kiállítani

Szervezeti egység: a szervezeti egység, vagy egységek, mely egységekbe tartozó étkezőknek szeretnénk csekket kiállítani

Státusz: a szervezeti egységen belüli státusz, vagy státuszok, mely státuszba tartozó étkezőknek kívánunk csekket kiállítani

A számlák leválogatása gombra kattintva, a program kigyűjti azon étkezőket, akik az általunk meghatározott szűrési feltételeknek megfelelnek.


A lista képe a következő

Miután behelyezte nyomtatójába a formanyomtatványokat, a nyomtató ikonra kattintva a program automatikusan kitölti azokat.


Igazolvány nyomtatás

A program segítségével elkészíthető minden étkező számára egy úgynevezett vonalkódos kártya, melynek segítségével könnyedén ellenőrizheti az étkező jogosultságát az étkezésre vonatkozóan. Ennek a követésnek feltétele, egy étkezőben elhelyezett számítógépes terminál.

Az igazolvány nyomtatás menüpont a következő helyen található:

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:

Évfolyam: az étkezők évfolyama, akiknek igazolványt kívánunk nyomtatni

Szervezeti egység: a szervezeti egység, vagy egységek, mely egységekbe tartozó étkezőknek kívánunk igazolványt nyomtatni

Státusz: a szervezeti egységen belüli státusz, vagy státuszok, mely státuszba tartozó étkezőknek kívánunk csekket kiállítani

A lista futtatása gombra kattintva elkészül az igazolványok nyomtatási képe


A nyomtatási lista a következő:

Az igazolványok nyomtatását a nyomtató ikonra kattintva kezdheti el.


Biztonsági műveletek

Adatbázis kimentése floppyra

Ez a menüpont szolgál a programhoz tartozó adatbázisok kimentésére, mely az adatvédelmet szolgálja.

A mentés bármikor elvégezhető. Célszerű minden olyan nap végén végrehajtani, amikor

Az adatbázis változott.  A hó végi és év végi mentéseket érdemes megtartani. A mentéssel

az adatok a gépből nem törlődnek !

a menübe lépve a következő képernyő jelenik meg:


Ezen a képernyőn kell kiválasztani, hogy a program az „A” vagy a „B” jelű meghajtóban lévő floppyra mentse le az adatállományokat.

Amennyiben a program minden adatot rendben talált, a következő képernyővel nyugtázza a mentést:


A mentés befejeztével a program visszalép a főmenübe.


Adatbázis visszatöltése floppyról

Az adatbázis visszatöltését, akkor kell végrehajtani, amikor az adatbázis megsérült vagy

viszonylag nagy mennyiségű adat helytelenül került rögzítésre.

A menübe lépve a következő képernyőt láthatjuk:


Ezen a képernyőn lehet kiválasztani, hogy melyik meghajtóban lévő floppyról történjen a visszatöltés.

A visszatöltés sikerességéről az alábbi kis ablak tájékoztat:


Az OK gombra kattintva a program automatikusan kilép, a program újraindítása után már a visszatöltött adatállománnyal dolgozhat.

Figyelem !

Mivel a Kimentés teljes körű, a visszatöltés is az !

A visszatöltött adatbázis kimentési időpontját követően rögzített tételek tehát eltűnnek

a gépből . Ha szükségesek, azokat újra kell rögzíteni .


Újraindexelés

Ezt a műveletet akkor kell végrehajtani, ha az adatbázisban szereplő (korábban berögzített) adatot (tételt) a program nem jeleníti meg, azaz nem talál rá mert az adatbázist leíró tartalomjegyzék állománya megsérült . E művelet végrehajtásával a program újra létrehozza az adatbázis tartalomjegyzékét (index állományt). A program az adatokat mindig a tartalomjegyzéken (indexállományon) keresztül keresi, illetve éri el. Az indexállományt a program hozza létre illetve tartja karban .


A menüpontba lépve az alábbi képernyőt láthatja:

Az OK gombra kattintva a program automatikusan kilép, a program újraindításával a törölt indexfájlokat a program automatikusan létrehozza.


Adatbázis ellenőrzés

 Ebben a műveletben a program egyrészt a kihagyás és ismétlés nélküli számlasorszámok, másrészt, az adatok között fennálló logikai és aritmetikai összefüggések alapján ellenőrzi a teljes adatbázis tartalmát.

Az adatbázis ellenőrzésére szolgáló menüpont elhelyezkedése:

A menüpontba lépve és az Ellenőrzés indítása gombra kattintva a következő képernyő jeleink meg:

Végrehajtásának gyakoriságára vonatkozóan a felhasználó dönt. Javasolt minimum havonta egyszer, a számlázás megkezdése előtt. Hálózati osztott üzemmódban csak kizárólagosan hajtható végre (ez idő alatt más művelet nem működhet).

 A hiba lehetséges okai:

-         Hardver meghibásodás

-         Áramszünet a kritikus műveletek alatt, szünetmentes áramforrás hiányában.

-         Szabálytalan kilépés a programból (pld.  kikapcsolással).

-         A Winchester felülete fizikailag hibás területeket tartalmaz.

-         Illegális beavatkozás.

-         Vírussal fertőzött a gép.

   Teendők hiba esetén, ha az nem vírustól ered:

 1. Hajtsa végre az Újraindexelés műveletet, majd az Adatbázis ellenőrzést.

 2. Ha az előző nem segít, töltse vissza az utolsó, még jó kimentést és újra hajtsa végre az ellenőrzést.

 3. Ha az előző nem segít, ellenőriztesse a hardvert.

 4. Ha az előző nem segít, hívja a szoftver fejlesztőit (PRONET KFT).

Egyenleg újraszámítása

  A program az étkezők törzsadatai között tárolja az összes számla és kifizetési adatot csak ellenőrzés céljából. (mivel az egyenleget módosító műveleteknél, mint pl. számlázás, kifizetés a program az összes számlát és kifizetést mindig felgyűjti)  Adatbázis sérülés esetén  a menüpont segítségével az étkezők egyenlegeit aktualizálhatjuk a számlák és kifizetések alapján.

Az egyenlegek újraszámolását végző menüpont elhelyezkedése:

A menüpontba lépve a következő képernyő jelenik meg:

Az Egyenlegek újraszámítása gombra kattintva a program újragöngyölíti az étkezők egyenlegeit.

Találat: 1934