A könyvvezetési kötelezettség. Az egységes számlarend felépítése. A tétel és rovatrend.

A könyvvezetési kötelezettség. Az egységes számlarend felépítése. A tétel és rovatrend.

A gazdasági folyamat és a könyvvitel

Gazdasági események

Eszközök Bizonylatok

Könyvvitel                      Könyvvezetési

kötelezettség!

Források

Főkönyvi számlák                  Analitikus nyílvántartások

Mérlegszámlák                  Eredményszámlák

Beszámolási kötelezettség!

Könyvvezetés: a gazdálkodó a tevékenysége során előforduló, a vagyoni, pénzügyi jövedelmi helyzetére kiható eseményekről - törvényben előírt szabályok szerint - folyamatosan nyílvántartást vezet, és azt a naptári év végével lezárja.

-a vállalkozó által alkalmazott nyílvántartási rendszernek olyannak kell lennie, amely a teljes üzleti forgalmat zárt, az elszámolások egyezőségét biztosító formában mutatja ki, és egyidejűleg biztosítja az adóelszámoláshoz szükséges adatokat is.

A könyvvezetés három féle módon valósulhat meg:

a bevételek nyilvántartása alapján,

egyszeres könyvvitellel,

kettős könyvvitellel

A számviteli törvény és az adótörvények két típusú nyilvántartás vezetését írják elő:

1. Alapnyilvántartások

a,. Egyszeres könyvvitel

- bevételek nyilvántartása (nincs beszámolási kötelezettsége),

- bevételi és költségnyilvántartás,

- pénztárkönyv,

- naplófőkönyv.

b,. Kettős könyvvitel szerinti nyilvántartások

2. Részletező, analitikus nyilvántartások

A vevőkkel (megrendelőkkel) szembeni követelések nyilvántartása,

A szállítókkal szembeni tartozások nyilvántartása,

Tárgyi eszközök nyilvántartása,             leltár

Immateriális javak nyilvántartása,                       leltár

(vagyoni értékű jogok, üzleti v. cégérték, szellemi termékek, kísérleti fejlesztés aktív értéke, alapítás - átszervezés aktivált értéke)

Leltár,

Tőkejövedelmek nyilvántartása,

Munkabérek, más személyi jellegű kifizetések és a vállalkozói kivét nyilvántartása,

Gépjármű-használati nyilvántartás (útnyilvántartás),

Hitelbe vagy bizományba történő értékesítésre átadott, átvett áruk nyilvántartása,

Egyéb kötelezettségek és követelések nyilvántartása,

Alvállalkozók nyilvántartása,

Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása,

Bizonylatnemek:

pénzforgalmi naplók

a tényleges és fiktív pénzforgalom nyílvántartására szolgálnak (pénztárnapló, banknapló)

vegyes naplók

azok a tételek, amelyek nem kapcsolódnak a pénzforgalomhoz itt szerepelnek

előirányzati naplók

a tervezett pénzforgalmi tételek forgalmát tartalmazzák

terv- és mutatószám napló

üzemgazdasági szemléletű pénzügyi tervek, szakfeladatok mutatóit, létszámadatok adatait tartalmazza

A bizonylatok formailag: belsők vagy külsők

A gazdasági eseményeket minősítő mozgásnemek:

pénzforgalmi,

üzemgazdasági,

előirányzati,

terv- és mutatószám,

egyéb.

Könyvvezetés                 beszámolási kötelezettség

KÖNYVVEZETÉS ÉS BESZÁMOLÁSI KÖTELEZETTSÉG

EGYSZERES KÖNYVVITELI RENDSZERBEN

Az egységes számlakeret

Az egységes számlakeret előírásainak hatályban tartását indokolja annak korábbi központi szabályozásban kialakított és jól bevált rendszere, a szakemberek általi ismertsége, valamint a még szükséges központi adatszolgáltatás összesítésének megkönnyítése is.

A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó könyvvezetésének belső szabályait a számlarend tartalmazza, amelyet a számviteli törvény 79.§-a szerint kell elkészíteni:

"79.§ (1) A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó az egységes számlakeret előírásainak figyelembevételével olyan számlarendet köteles készíteni, amely szerinti könyvvezetés e törvényben előírt beszámoló készítését maradéktalanul biztosítja.

(2) A számlarend a következőket tartalmazza:

a)      minden alkalmazásra kijelölt számla számjelét és megnevezését.

b)      a számla tartalmát, ha az a számla megnevezéséből egyértelműen nem következik,

c)      a főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatát.

(3) A számrendet e törvény hatálybalépését követő 90 napon belül kell összeállítani, illetve a meglévő számlarendet kiegészíteni vagy módosítani.

(4) Az újonnan alakuló - e törvény hatálya alá tartozó és kettős könyvvitelt vezető - gazdálkodó köteles számlarendjét a megalakulás időpontjától számított 90 napon belül, az egyszeres könyvvitelről a kettős könyvvitelre áttérő gazdálkodó az áttérés időpontjáig elkészíteni.

(5) A számlarend összeállításáért és a folyamatos könyvvezetés helyességéért a vállalkozó, a vállalkozó képviseletére jogosult személy, a költségvetés alapján gazdálkodó szervnek, az egyéb szervezetnek a vezetője a felelős.

(6) Az analitikus nyilvántartásoknak szoros kapcsolatban kell lenniük a főkönyvi könyveléssel és a kettő között az értékadatok számszerű egyeztetésének lehetőségét biztosítani kell."

Az egységes számlakeret a négyszámlasoros elméletre épül és a bruttó elszámolás elvén alapszik.

Az egységes számlakeret
felépítése

ha az értékesítés költségeit a 8. számlaosztályba átvezették

A négyszámlasoros elmélet élesen elkülöníteti a mérleg- és eredményszámlákat, lehetővé téve a mérleg és az azzal egyenértékű eredménykimutatás összeállítását.

A mérleg- és eredményszámlákat kiegészítik a költségszámlák. A mérleg az eszköz és forrás számlákból készül, az eredménykimutatás bázisát egyrészt a költségek és ráfordítások számlái, másrészt az árbevételek és bevételek számlái képezik.

Mivel az egységes számlakeret csak a legalapvetőbb könyvviteli előírásokat tartalmazza, ezért a vállalkozónak szüksége van az egységes számlakeret előírásainál részletesebb, pontosabb belső szabályozásra is; ez a számlarend. Olyan számlarendre van szükség, amely szerinti könyvvezetés a törvényben előírt beszámolók készítéséhez szükséges adatokat is biztosítja.

A kettős könyvvitelt vezető vállalkozók

éves beszámolót,

egyszerűsített éves beszámolót,

összevont (konszolidált) éves beszámolót

kötelesek készíteni.

A beszámolókat a számviteli törvény szerinti könyvvezetéssel kell alátámasztani. A beszámoló formája tehát meghatározza a számlarend tartalmát, részletezettségét is.

hogy a vállalkozás eszközeinek és forrásainak, a gazdasági műveletek

eredményre gyakorolt hatásának egységes rendszerbe foglalásával segítséget adjon a számvitel megszervezéséhez, biztosítsa az éves beszámoló, az egyszerűsített éves beszámoló elkészítéséhez szükséges alapinformációkat.

Az 1-4. számlaosztály tartalmazza a mérlegszámlákat, ezen belül az 1-3. számlaosztály az eszközszámlákat, a 4. számlaosztály pedig a források számláit. E számlaosztályok számlái biztosítják a mérleg elkészítéséhez szükséges adatokat.

a)              Az 1. számlaosztály (befektetett eszközök) az immateriális javak, a

befektetett tárgyi eszközök (ide értve az üzembe nem helyezett beruházásokat is), valamint a befektetett pénzügyi eszközök nyilvántartására szolgáló számlákat foglalja magába.

b)             A 2. számlaosztály (készletek ) a vásárolt és a saját előállítású készleteket foglalja magába.

c)                A 3. számlaosztály (követelések, pénzügyi elszámolások ) tartalmazza

a készletek kivételével a forgóeszközök (a pénzeszközök, az értékpapírok, a vevőkkel, az adósokkal, a munkavállalókkal és a tagokkal, az állami költségvetéssel és az egyéb szervezetekkel szembeni követelések), továbbá az aktív időbeli elhatárolások számláit.

Ezzel kapcsolatban szükséges egy - az egyszeres könyvvitelben nem alkalmazható, így nem ismeretes - fogalom magyarázata.

Aktív időbeli elhatárolás-ként számoljuk el pl. a december 31-i mérleg fordulónapja előtt kifizetett bérleti (lízing) díjból azt az összeget, amely nem a mérleggel lezárt évet terheli, ugyanis ez esetben a pénzügyi teljesítés megtörtént, de a kifizetett összeg egy része, vagy egésze a következő évet terheli.

Aktív időbeli elhatárolás az olyan bevétel, amelyet csak a mérleg fordulónapja után lehet számlázni, azt követően esedékes, amely azonban a mérleggel lezárt időszakot illeti meg, a mérleggel lezárt időszak költségeinek fedezetét jelenti.

(Számviteli Törvény 24.§.)

d)        A 4. számlaosztályban (források/passzívák) kell kimutatni az

eszközök forrásait. Ide tartoznak a saját tőke, a céltartalékok, a hosszú és rövid lejáratú kötelezettségek, valamint a passzív időbeli elhatárolások számlái.

E ponthoz két fogalommal kell megismerkedni.

Céltartalék az óvatosság számviteli elvének érvényesítése érdekében az adózatlan nyereségből céltartalék képezhető a kétes követelések, a mérleg fordulónapján már lejárt, határidőn túli követelések, a várható hitelezési veszteségek fedezetére. Céltartalék képezhető a garanciális kötelezettségek fedezetére is. A céltartalék képzését egyéb ráfordításként számoljuk el. A céltartalék felhasználása pedig egyéb bevételként könyvelendő.

Céltartalék képzésére minden évben - a mérleg készítésekor, a zárlati munkálatok során - a konkrét helyzet ismerete alapján kerül sor. Az előző évben képzett céltartalékot a tárgyévi zárlat során meg kell szüntetni és az új helyzet alapján a tárgyév végén újra kell képezni.

A céltartalék képzése feltételezi a normális piaci viszonyokat, vagyis azt, hogy az adós rendszeresen és időben eleget tesz fizetési kötelezettségének. Ha az adós gazdasági-pénzügyi okok miatt nem képes teljesíteni kötelezettségét, úgy a képzett tartalék biztosít fedezetet.

A céltartalék képzésénél elsődleges a partnerek biztonsága, a kötelezettségek biztos teljesítése. Ebből következően a céltartalék a külsők (partnerek) érdekeit szolgálja elsődlegesen. A céltartalékok képzése nem kötelező.

(Számviteli Törvény 27.§)

Másik tisztázandó fogalom a passzív időbeli elhatárolás.

Az előző pontban már megfogalmaztuk az aktív időbeli elhatárolás definícióját, annak ismeretében könnyű lesz megérteni a passzív időbeli elhatárolást:

Passzív időbeli elhatárolásként kell elszámolni a mérleg fordulónapja előtt leszármazott, pl. bérleti (lízing) díjból azt az összeget, amely nem a mérleggel lezárt évet illeti meg, ugyanis a pénzbevétel már megtörtént, de a kapott összeg egy része, vagy egésze a következő év (ek) árbevétele, a költségek is akkor merülnek fel. Mint látjuk, a bemutatott eset az aktív időbeli elhatárolásnál ismertetett példa könyvelése a lízingbe adónál.

Passzív időbeli elhatárolás az olyan költség is, amelyet csak a mérleg fordulónapja után fognak leszámlázni, azt követően válik esedékessé, amely azonban a mérleggel lezárt időszakot kell hogy terhelje, függetlenül attól, hogy a mérleg fordulónapja és a mérlegkészítés időpontja között vált ismerté.

Passzív időbeli elhatárolásként számoljuk el a mérleggel lezárt évhez kapcsolódó kártérítési igényeket, késedelmi kamatokat - az óvatosság számviteli elvéből következően - akkor is, ha azok összegszerűségükben ne meghatározottak, ezen időszakban ismertté vált kártérítéseket, bírósági költségeket, a mérleggel lezárt évhez kapcsolódó, a mérlegkészítés időpontjáig kifizetésre került, illetve már megállapított, de ki nem fizetett prémiumokat, jutalmakat és azok járulékait. (Számviteli Törvény 29.§.)

Az eredmény kimutatás elkészítéséhez, az adózott eredmény megállapításához szükséges adatokat az 5. és a 8-9. számlaosztály számlái tartalmazzák.

a)     Az 5. számlaosztály (költségnemek, folyó kiadások) a költségeket

költségnemek szerint csoportosítva tartalmazza.

b)            A 8. számlaosztály tartalmazza az értékesítés elszámolt önköltségét

(amennyiben annak költségeit ide átvezették), továbbá a közvetlenül e számlaosztályban elszámolt egyéb ráfordításokat, a pénzügyi műveletek ráfordításait, a rendkívüli ráfordításokat, az eredményt terhelő adókat.

c)     A 9. számlaosztályban (bevételek) kell kimutatni az értékesítés

árbevételét, az egyéb bevételeket, a pénzügyi műveletek bevételeit, a rendkívüli bevételeket.

Az egyszeres könyvvitel tanulmányozásánál megismerte az értékesítés árbevételének és az egyéb bevételnek a fogalmát. Az ottani meghatározás érvényes a kettős könyvvitelre is, de itt szükséges egy lényeges szempont tudatosítása.

Értékesítés árbevételeként csak a vállalkozáson kívül történő értékesítésnek, a teljesítésnek megfelelő - a megrendelő (megbízó) vevő által elismert - ellenérték mutatható ki.

Az értékesítés, a teljesített szolgáltatás árbevétele elszámolásának bizonylata általában a szabályszerűen kiállított számla. Szabályszerű a számla akkor, ha az adott gazdasági eseményre (műveletre) vonatkozóan rögzítendő adatokat a valóságnak megfelelően hiánytalanul tartalmazza, megfelel a számlára vonatkozó rögzítendő adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a számlára vonatkozó alaki előírásoknak és amelyet - hiba esetén - előírásszerűen javítottak.

A 6-7. számlaosztály - a gazdálkodó döntésének megfelelően - használható a vezetői információk biztosítására. E számlaosztályok szabad használata lehetővé teszi a vállalkozáson belüli egységek elszámoltatását, a költséggazdálkodás, az önköltségszámítás sajátos rendszerének kialakítását.

a)    A 6. számlaosztály (közvetett (általános) kiadások) a költséghelyeken

felmerült költségek, illetve az általános (közvetett) költségek kimutatására és elszámolására szolgáló számlákat, valamint a számlaosztály számláin elszámolt költségek átvezetésének (áttételezésének) számláit tartalmazza.

b)    A 7. számlaosztály (közvetlen kiadások) a vállalkozási tevékenység

közvetlen költségeinek elszámolására, gyűjtésére szolgál. Itt célszerű összegyűjteni a vállalkozási tevékenység, valamint a vállalkozási tevékenységet elősegítő, illetve kiegészítő tevékenység (ideértve a forgalomba hozatal, az értékesítés) közvetlenül elszámolt költségeit is.

A 0. számlaosztály azokat a nyilvántartási számlákat tartalmazza, amelyeken kimutatott tételek a mérleg szerinti eredményt, a vagyon összegét nem befolyásolják.

Nyilvántartási számlák:

Befektetett eszközök nyilvántartási számlája

Készletek nyilvántartási számlája

Követelések, pénzügyi elszámolások nyilvántartási számlája

Nyilvántartási ellenszámlák

Kiadási előirányzatok nyilvántartási számlái

Térítés nélküli szolgáltatások nyilvántartási számlája

Bevételi előirányzatok nyilvántartási számlája