Tartalomjegyzék

Bevezetés 3

Elméleti alapok 3

Adat, információ és adatbázis 3

Az adatbázis-kezelő rendszer 4

A relációs adatmodell 5

Access 2000 6

A program indítása 6

Létező adatbázis megnyitása 6

Adatbázis Varázsló 6

Üres adatbázis 7

Adatbázis ablak 7

Táblák 7

Lekérdezések 7

Űrlapok 7

Jelentések 8

Lapok 8

Makrók 8

Modulok 8

Csoportok 8

Táblák 9

Adatlap nézet 9

Tervező nézet 9

Tábla varázsló 9

Tábla importálása 9

Tábla csatolása 9

Tábla létrehozása 9

Adattípusok 10

Mezőtulajdonságok 11

Tervező nézet 14

Mező beszúrása 14

Mező törlése 14

Adatlap nézet 14

Adatbevitel 14

Váltás a rekordok között 15

Mezők és rekordok kijelölése 15

Rekord hozzáadása 15

Rekord törlése 16

Mezőnév módosítása 16

Mező áthelyezése 16

Oszlop méretének megváltoztatása 16

Áthelyezés, másolás 16

Rekordok rendezése 16

Feladatok: 17

Több tábla 17

Több tábla tervezése 17

Anomáliák az adatbázisban 21

Kapcsolatok 22

Kapcsolat létesítése 22

Lekérdezések 24

Választó lekérdezés 24

Lekérdezés készítése Tervező nézetben 24

Tábla hozzáadása, törlése 25

Mező felvétele a tervezőrácsra 25

Mező törlése 25

Rendezési sorrend 26

Megjelenítés 26

Feltételek megadása 26

Lekérdezés futtatása 26

Feladatok: 26

Többtáblás lekérdezések 27

És, Vagy kapcsolat a lekérdezésekben 27

Összesítő számítások a lekérdezésekben 28

Feladatok 30

Kereszttáblás lekérdezés 31

Paraméteres lekérdezés 31

Módosító lekérdezések 32

Táblakészítő lekérdezés 32

Frissítő lekérdezés 32

Hozzáfűző lekérdezés 32

Törlő lekérdezés 32

Feladatok: 32

Űrlapok 33

Űrlap létrehozása 33

Űrlap nézetei 34

Űrlap formátumának módosítása 34

Feladatok 34

Jelentések 35

Jelentés létrehozása 35

Jelentés nézetei 35

Szakaszok a jelentésben 36

Jelentésfej 36

Oldalfej 36

Csoportfej 36

Törzs 36

Csoportláb 36

Oldalláb 36

Jelentésláb 36

Feladatok 36

Lapok 37

Lapok létrehozása 37

Lap nézetei 37

Feladatok 38

Bevezetés

A mindennapi élet szinte minden területén - ha nem is tudunk róla -, kapcsolatban állunk valamilyen adatbázissal. Gondoljunk csak a népesség-nyilvántartásra, vagy a bankkártyánkra. Nézzünk csak a zsebünkbe, vagy a táskánkba, hány feljegyzés van szanaszét, jobb esetben egy noteszba följegyezve. Az informatika korának embere számára elengedhetetlen az adatok rendszerezett tárolása, hiszen ilyen mennyiségű információt csak rendszerbe foglalva lehet tárolni, feldolgozni. Ha az adatok mennyi­sége elér egy bizonyos szintet, már szinte nélkülözhetetlenné válik az adatok gyors elérését biztosító számítógépes tárolás és feldolgozás, legyen szó munká­ról vagy szabadidőről.

A számítástechnika fejlődésének egyik fontos jellemzője, hogy egyre több felhasználó egyre több, számítógépen tárolt adatot használ fel. A növekvő információmennyiség egyre szélesebb körben válik elérhetővé. Az információ-hozzáférés demokratizálódá­sának hatása teljes joggal mérhető a könyvnyomtatás jelentőségéhez, ezért szokás ezt a jelen­séget elektronikus Gutenberg forradalomnak is nevezni. Ennek a forradalomnak legfontosabb jellemzője, hogy a számítógép használatával

nagy mennyiségű információ

széles tömegek számára válik elérhetővé.

Az elkészített és alkalmazott számítógépi programrendszereknek meg kell birkózniuk a növekvő adatmennyiség­gel. Számítógé­pes információs rendszerrel mindannyian naponta találkozunk; számítógépes információs rendszer fut az üzemek­ben, a gyárakban a termelés irányítására, a pénzügyi, személyzeti, raktári, anyaggazdálkodási feladatok elvégzésére.

Hogy csak a legfontosabb alkalmazási területeket említsük:

kereskedelem - raktári készlet és megrendelések nyilvántartása,

kultúra, oktatás - könyvtári információs rendszerek, hallgatói adminisztráció,

közigazgatás - adónyilvántartások,

közlekedés - jegy- és helyfoglalási rendszerek,

egészségügy - betegnyilvántartás,

tudomány - szak-adatbázisok,

posta - ügyfelek, számlák nyilvántartása,

vállalat - termelésirányítási rendszerek,

mérnöki munka - tervezői rendszerek.

Elméleti alapok

Korunk, az ezredvég társadalma forradalmi változások, átalakulás előtt áll. A változások főbb tényezői:

globalizálódó gazdaság,

az információ: erőforrás, stratégiai tényező,

növekvő társadalmi igények,

egyre élesedő nemzetközi verseny.

Valóságos információs robbanásról beszélhetünk. Néhány felmérés szerint napi 6 - 7000 tu­dományos cikk jelenik meg. A tudományos információk teljes mennyisége kéthavonta meg­duplázódik. Évente annyi új ismeret keletkezik, mint az emberiség kezdetétől napjainkig.

A számítógépes információs rendszer használatának példáit hosszan lehetne sorolni. A felso­rolásban gyakran találkozhattunk két, egymással igen rokon értelmű szóval e rendszerek jel­lemzésében, az információ és az adat fogalmaival. Az információt és adatot gyakran hasz­nál­ják azonos értelemben, pedig e két fogalom között lényeges jelentésbeli különbség van, amelyre oda kell figyelni, s célszerű tudatosítani magunkban e fogalmak pontos jelentését.

Adat, információ és adatbázis

Az értelmezhető - észlelhető, érzékelhető, felfogható - ismeret az adat. Az információ pedig új ismeretté értelmezett adat.

Az ismeretnek ahhoz, hogy közölhető legyen, azaz információvá váljék, anyagi hordozóra, és ahhoz, hogy eljusson a címzetthez, energiára van szükség. Az információt az különbözteti meg az anyagtól és az energiától, hogy nem érvényesek rá a megmaradási tételek. Az in­for­má­ció megsemmisíthető és létrehozható. Éppen ezért az információ megóvására is vannak ma már védelmi előírások.

Köznapi értelemben az információk értesülések, ismeretek, hírek ismeretlen vagy kevéssé ismert dolgokról vagy eseményekről. Az értesülés, ismeret vagy hír azonban önmagában még nem informá­ció. Mert egyrészt, ha valaki azt már ismeri, annak semmi információt nem jelent, másrészt viszont, ha valaki nem érti meg, és nem tudja fel­fogni, annak sem információ. Az információ­nak tehát fontos velejárója, hogy valami újat közöl, bizonytalanságot szüntethet meg, és ezáltal döntésre, válaszra, magatartásunk megváltoztatására késztethet.

Az információ több mint adat. Az információt adatok hordozzák, az információt adatokkal adhatjuk meg. Az adat fogalmát egy kicsit szűkebben, a számítógépen tárolt adatokra értelmezzük. Az adat számunkra a számítógépben tárolt jelsorozatot jelenti, melyből a feldolgozás során nyerhetünk információt, a számítógépben viszont még információ nélküli jelsorozatként tárolódik. Az információ feldolgozására készített számítógépes programok az adatokat különböző strukturáltságban tárolják. Az adatok lehetnek egy lazább szerkezetben, és egy szi­gorúbb, fi­nomabb struktúrában tárolva. Ennek megfelelően beszélhetünk:

szövegszerű rendszerekről,

adatszerű, finoman strukturált rendszerekről.

A szövegszerű tárolásnál a dokumentumok, könyvek, cikkek alkotják a legkisebb elérési egységet, s a dokumentum belső struktúra nélkül, ömlesztve tartalmazza az információt. Az adatszerű tárolásnál sokkal kisebb adatelemek, egyedek tulajdonságai is elérhetők és kezelhe­tők. Ekkor rákérdezhetünk pl. egy ember nevére, lakcímére, azaz minden egyedi tulajdonsá­gára is.

Az adatszerű alkalmazások fontos jellemzője, hogy nagy adathalmazt kezelnek, s az adatok között is bonyolultabb kapcsolatok állhatnak fenn, s ezen adatokat hosszabb időszakon át is meg kell őrizni. Az adatoknak és kapcsolataiknak együttes ábrázolását, tárolását adatbázisnak mondjuk.

Az adatbázis egy összetett adatstruktúrának tekinthető, egy adott alkalmazáshoz tartozó adatok összessége. Az adatbázis szerkezetét adatmodellel írjuk le. A szerkezet tartalmazza az adatok típusát, kapcsolatait. Az adatbázist úgy tekinthetjük, mint a valóságos világ egy olyan adatmodelljét, amely az adott szervezet, gazdasági egység számára fontos. Azok az objektumok, amelyek kapcsolatban vannak egymással a valós világban, az adatbázisban is kapcsolatban kell, hogy legyenek. Tehát az adatbázisban a kapcsolatok is tükröződnek A valós világ megkülönböztethető, elkülöníthető objektumainak az adatmodellben való megjelenését egyednek nevezzük Azaz egyednek hívunk minden olyan dolgot, ami minden más dologtól megkülönböztethető és amiről adatokat tárolunk.

Az adatbázis tehát egys: olyan integrált adatszerkezet, amely több különbö 222j94c ző objektum előfordulási adatait adatmodell szerint szervezett módon tárolja olyan segédinformációkkal, amelyek a hatékony hozzáférést, az integritás megőrzését és az adatok védelmét szolgálják

Az adat­struktúra az alkalmazások passzív eleme, s kell egy algoritmus (egy program), amellyel felhasználhatók ezek az adatok, életre kelthető az információ. Így az adatbázishoz kapcsolódnia kell egy kezelő programnak, amit adatbázis-kezelőnek neveznek.

Az adatbázis-kezelő rendszer

Az adatbázis-kezelő rendszer értelmezése jóval egységesebb, mint az adatbázis értelmezése volt. Egy általánosan elfogadott definíciónak tekinthető a Codd által megadott értelmezés, mely szerint az adatbázis-kezelő rendszer az a program, amely az adatbázishoz történő minden­nemű hozzáférés kezelésére szolgál. Az adatbázis-kezelő rendszer főbb funkciói:

adatbázisok létrehozása,

adatbázisok tartalmának definiálása,

adatok tárolása,

adatok lekérdezése,

adatok védelme, biztonsága,

adatok titkosítása,

hozzáférési jogok kezelése,

hozzáférések szinkronizációja,

fizikai adatszerkezet szervezése.

A felsorolás alapján érzékelhető, hogy a hozzáférés nem egy egyszerű írási vagy olvasási műveletet jelent, hiszen az adatbázis-kezelő rendszernek hatékonynak kell lennie, és gondoskodnia kell az elemi adatok védelméről, az adatszerkezetek sérthetetlenségéről. Az adatbázis-kezelő rend­szer emiatt egy bonyolult programrendszernek tekinthető, amely sok funkcióját, összetettségét tekintve leginkább az operációs rendszerekhez hasonlítható. Az integritási, hatékonysági és védelmi feltételek ellenőrzését és betartatását az adatbázis-kezelő rendszer a háttérben végzi el, mintegy a felhasználó közvetlen parancsa vagy éppen tudta nélkül. Mindez azért van így, hogy a felhasználó se véletlenül, se szándékosan ne tudjon kárt tenni az adatbázisban. Az adatbázis helyessége megőrzésének fontossága miatt definíciónkban külön kiemeljük az adatbázis-kezelőrendszer e tulajdonságát. Az adatbázis-kezelőrendszer az a programrendszer, amely­nek feladata az adatbázishoz való hozzáférések biztosítása és az adatbázis belső karbantartási funkcióinak végrehajtása.

Ezek alapján egy hatékony adatkezelő rendszernek tartalmaznia kell:

egy adatbázis-kezelőt,

egy adatbázis-kezelő rendszert,

valamint alkalmazói és segédprogramot.

E három komponens együttesét szokás adatbázisrendszernek nevezni.

A relációs adatmodell

A relációs adatmodell rugalmas szerkezetet biztosít az adatok tárolására. Az adatokat egymással kapcsolatban álló táblázatok rendszereként ábrázolja. A relációs adatmodellben a megkülönböztethető, azonosítható egységet, azaz az egyedet egy táblázattal adjuk meg. A táblázat oszlopai az egyed jellemzői, a tulajdonságok, sorai pedig az egyed előfordulásai, értékei. A táblázat így maga éppen az egyed halmaz. Az adatbázis azonos rekordtípusokat tartalmazó táblákból épül fel, ahol minden tábla teljesen egyenértékű, s nincs semmilyen, az adatdefiníciókor véglegesen lerögzített kapcsolat, váz. Ennél az adatmodellnél az egyedek ( táblák) közötti kapcsolatok az adattételeken keresztül valósulnak meg. A relációs adatmodellnél a tulajdonságok kapják a fő hang­súlyt, a tulajdonságokkal definiáljuk az adatmodell szerkezetét. A létrehozott adatbázisban több adattábla jön létre, de a táblák, azaz az egyedek közötti kapcsolatokat nem definiáljuk külön. Ez nem jelenti azt, hogy nincs is köztük kapcsolat, de ezeket a kapcsolatokat például egyszerűen az fejezi ki, hogy két táblának azonos nevű oszlopa (attribútuma) van és az oszlopokban rendre azonos értékek fordulnak elő. Tehát mindkét táblában szerepel ugyanaz a tulajdonság. A relációs adatmodell fő alkotóelemei tehát az egyes egyedeket tulajdonságokkal leíró táblák és a táblák közötti kapcsolatok.

Access 2000

A személyi számítógépeken Windows-környezetben egyre többen használják a Microsoft Access adatbázis-kezelőt, amely az Office programcsomag része.

Az Access egy relációs adatbázis-kezelő. Aaz adatokat táblázatokba rendezve tárolja és az általunk definiált kapcsolatoknak megfelelően tárolja és adja vissza az adatokat. Az adatbázis részeként kezeli az adatfeldolgozást egyszerűvé tevő egyéb segédeszközöket is. Az adatbázist objektumok gyűjteményeként értelmezi.

Az Access 2000-t alapvetően kétféle módon használhatjuk: helyi adatbázisok készítéséhez otthoni gépre, illetve kisvállalati környezetben SQL Szerveren tárolt adatbázisok kliens felületeként. Mi az egyéni felhasználást mutatjuk be egy, ill. két, három táblás egyszerű adatbázisok készítésével, az abban tárolt adatok felvitelének és lekérdezési lehetőségeinek ismertetésével.

A program indítása

A Windowsban a Start gombot nyomjuk meg, majd a Programok menüben válasszuk ki a Microsoft Access ikont. A program elindítása után megjelenik egy olyan párbeszédablak, ahol az adatbázis létrehozásának három változata közül választhatunk. Üres Access adatbázist hozhatunk létre, használhatjuk az adatbázis varázslót, vagy egy korábban elkészített adatbázist nyithatunk meg.

Létező adatbázis megnyitása

Ha meglévő fájlt szeretnénk megnyitni, akkor az Eszközök/Beállítások menüpontban megadott adatbáziskönyvtár (alapértelmezésben ez a Dokumentumok könyvtár) mdb kiterjesztésű fájljai közül választhatunk. Az utoljára megnyitott négy munkánk neve olvasható az ablak alsó részén.

Ha az adatbázis egy másik könyvtárban, esetleg másik meghajtón található, vagy egy másik fájlt szeretnénk megnyitni, kattintsunk a További fájlok feliraton, majd az OK gombon. Ilyenkor a Windows-ban megszokott Megnyitás ablakból választhatjuk ki a kívánt fájl nevét, szükség esetén könyvtárat, meghajtót válthatunk.

Korábbi munkáinkat bármikor megnyithatjuk a Fájl/Megnyitás menüponttal is, vagy az eszközsoron a Megnyitás ikonnal.

Adatbázis Varázsló

Az Adatbázis Varázslóval percek alatt készíthetünk adatbázist tíz 10 féle előre megtervezett adatbázis sablon alapján. A varázslóval néhány lépésben meghatározhatjuk, milyen típusú adatokat tárolunk, és azok milyen stílusban jelenjenek meg. A létrejövő táblákat, lekérdezéseket, űrlapokat, jelentéseket később - igényeink szerint - tovább alakíthatjuk.

Kattintsunk az indító párbeszédpanelen az Adatbázis Varázsló gombra, vagy a Fájl/Új menüpontban az Adatbázisok fülre. A megfelelő adatbázis nevének kiválasztása után kövessük a varázsló lépéseit.

Üres adatbázis

Ha az adatbázis létrehozása során nem vesszük igénybe a varázslót, többet kell dolgoznunk, cserébe viszont nagyobb önállóságot kapunk; egyéni elképzelésünk szerint állíthatjuk össze az adatbázis tábláit és egyéb objektumait.

Új adatbázis készítésekor az első dolgunk, hogy nevet adjunk a munkánknak és elmentsük azt. Az így létrejött fájl mdb kiterjesztést kap, és alapértelmezésben a Dokumentumok könyvtárba kerül. Ez a fájl tartalmazza majd az összes objektumunkat: a táblákat, lekérdezéseket, űrlapokat stb.

Adatbázis ablak

A mentés után megjelenik az ún. Adatbázis ablak. Ez az ablak állandóan a háttérben van, miközben az adatbázissal dolgozunk. Csak akkor szabad bezárnunk, ha a munkánkat már befejeztük.

Az Adatbázis ablakot bármikor megjeleníthetjük, ha az eszközsoron az Adatbázis ablak ikonon kattintunk. Ezenkívül lenyomhatjuk az F11 billentyűt, vagy az Ablak menüpontban a nyitott ablakok listájában is átválthatunk ide.

Az adatbázis ablakban hét 7 féle objektum közül választhatunk.

Táblák

Az adatbázis adatait táblák tartalmazzák. Célszerű az adatokat témák szerint külön táblákban tárolni.

Ha pl. egy videotéka adatait dolgozzuk fel, akkor a filmek, kölcsönzések, kölcsönző személyek adatai alkotják majd az adatbázist. Eezek lesznek az adatbázis egyedeitípusai. Egy egyedtípus például a film. A filmek adatai (filmcím, beszerzési ár, játékidő stb.) egy táblába kerülnek. A tábla sorait rekordnak hívjuk, ez a konkrét egyed egy előfordulása. A példábanpl. egy meghatározott film, pl. a Mátrix összes adatatulajdonsága, jellemzője. A tábla egy oszlopa pedig az összes egyed egy bizonyos tulajdonsága (például a videotékában található összes film címe). A tábla oszlopait mezőnek nevezzük.

Lekérdezések

Lekérdezések segítségével a táblákból kigyűjthetjük, módosíthatjuk, elemezhetjük a keresett adatokat. A lekérdezéseket felhasználhatjuk űrlapok, jelentések, adatelérési lapok készítéséhez is.

Űrlapok

Űrlapok segítségével a táblákban lévő adatokat tetszetősebb formában vihetjük fel, tekinthetjük meg és módosíthatjuk.

Jelentések

Speciális elrendezésű jelentésekben elemezhetjük az eredményeket, esztétikus megjelenésű kimutatásokat készíthetünk. A jelentést elsősorban az adataink nyomtatására használjuk.

Lapok

Adatelérési lapok segítségével a felhasználók az Interneten vagy egy intraneten keresztül megnézhetik, szerkeszthetik vagy elemezhetik az adatbázis adatait.

Makrók

A makrók gyakran előforduló feladatok automatizálására szolgáló kis programok. Például futtathatunk olyan makrót, amely megnyit egy űrlapot, ha a felhasználó a parancsgombra kattint.

Modulok

Saját adatbázis-kezelő felület fejlesztésének környezete (Visual Basic for Applications).

Az Adatbázis ablakban az egyes objektumokra (táblák, lekérdezé­sek, űrlapok, jelentések, lapok, makrók, modulok) kattintva a jobb oldalon megjelenik az adott típusú objektumok listája.

Új objektumot létrehozni az Adat­bázis ablak eszközsorán található Új ikonnal tudunk, vagy kat­tintsunk az objektumlista felső soraiban található különböző ob­jektumlétrehozási módok egyikére.

Ha meg szeretnénk nyitni egy ob­jektumot, kattintsunk duplán a nevére, vagy válasszuk ki a Megnyitás ikont az Adat­bázis ablak eszköztárán. Tervező nézetben történő megnyitáshoz kattintsunk a Tervezés ikonra.

A kijelölt objektumot átnevezhetjük, ha egyszer rákattintunk, majd a nevét átszerkesztjük. A felesleges objektumok eltávolításához használjuk a Törlés ikont vagy a DELETE billentyűt.

Csoportok

A Csoportok gomb segítségével lehetőségünk van a különböző adatbázis objektumokat csoportba rendezni. Erre akkor lehet szükség, ha sok táblából, űrlapból, lekérdezésből álló adatbázist készítettünk, és az egymással összefüggő objektumokat egy helyen szeretnénk látni.

Új csoport létrehozásához kattintsunk az egér jobb gombjával a Csoportok gomb alatti területen, majd a helyi menüben válasszuk ki az Új csoport menüpontot. Ebbe a csoportba ezután könnyedén átmásolhatunk bármilyen objektumot az egér segítségével. Ilyen esetben parancsikonok jönnek létre, ezért az objektum eredeti helye nem változik meg.

Táblák

Az adatbázis létrehozását tábla készí­tésével kell kezdeni, amelyre többféle lehetőségünk van. Bármelyik mód­szert is használjuk, először az Adatbá­zis ablakban kattintsunk a Táblák objektumra. A jobb oldali objektum­listából a táblát tervező nézetben varázsló segítségével, vagy az adatok beírásával készíthetjük el.

Ezen kívül használhatjuk még az esz­közsoron az Új ikont is, amely az Új tábla ablakot fogja megjeleníteni.

Adatlap nézet

Amennyiben a táblakészítés hez az Adatlap nézetet választjuk az Új tábla ablakbanAmennyiben az Új tábla ablakban az Adatlap nézetet választjuk a táblakészítéshez, akkor egy olyan adatlapot kapunk, ahol lehetőségünk lesz az adataink közvetlen begépelésére táblázatos formában. A program automatikusan meghatározza a mezők adattípusait és mezőtulajdonságait, amelyeket a Tervező nézetben módosíthatunk.

Tervező nézet

A táblák készítésének leggyakoribb módja az, hogy először Tervező nézetben megadjuk, a tábla mely mezőket tartalmazza, s azoknak milyen legyen az adattípusa, és mezőtulajdonságai. Amint a tervezést befejeztük, következik az adatbevitel, amelyet majd Adatlap nézetben hajthatunk végre.

Tábla varázsló

Tábla létrehozásához a varázsló segítségét is igénybe vehetjük. Ebben az esetben különböző üzleti és személyes jellegű mintatáblák közül választhatunk. Meg kell határoznunk azt is, hogy az adott tábla mintamezői közül mely mezők kerüljenek az új táblába. A varázsló a tábla tervezését elvégzi helyettünk, elkészíti a táblát, nekünk csak adatokkal kell feltöltenünk.

Tábla importálása

Lehetőségünk van arra is, hogy a táblát már létező adatforrásból hozzuk létre importálással. Nem csak másik Access adatbázisból másolhatunk át ezzel a módszerrel táblákat, hanem más fájltípusokat is konvertálhatunk. (Pl. Microsoft Excel, szövegfájlok, HTML dokumentumok, dBASE stb.)

Tábla csatolása

Tábla csatolása esetén más alkalmazásokból származó adatokhoz kapcsolódhatunk anélkül, hogy importálnánk azokat. Az adatokat az eredeti alkalmazásban, és az Access táblában is megtekinthetjük, szerkeszthetjük.

Tábla létrehozása

Az adattáblát a benne levő oszlopok, azaz a mezők határozzák meg. Egy táblát tehát a mezők definiálásával állítunk elő Tervező nézetben. A mezőket a mezőnévvel és a bennük lévő adatok típusával definiáljuk. Az adattípus legtöbb esetben meghatározza a mező hosszát is. A definíciót a tartalomra vonatkozó magyarázó leírással is kiegészíthetjük, és különböző mezőtulajdonságokat is beállíthatunk.

A mezőnév az oszlop fejléce, az adatokat azonosítja. Arra szolgál, hogy azonosítsa azt az adattulajdonságot, amelyet az oszlop tartalmaz. A mezőnév maximum 64 karakter hosszúságú lehet. Tartalmazhat betűket, számokat, szóközt, speciális jeleket, kivéve - többek között - a felkiáltójelet, pontot, szögletes zárójelet és a szó eleji szóközt. Célszerű olyan rövid mezőnevet választanunk, ami utal a mező tartalmára.

A továbbiakban a különböző adattípusokat, és mezőtulajdonságokat mutatjuk be.

Adattípusok

Ahogyan a hagyományos (nem számítógépes) nyilvántartásokban is másként kezeljük például a számadatokat és a nyilvántartott tárgyak szöveges tulajdonságait, az adatbázis-kezelő programok is különböző adattípusokkal dolgoznak. Amikor rögzítjük egy mező típusát, egyben eldöntjük, hogy milyen jellegű adatok kerülhetnek az adott oszlopba. Erre azért van szükség, hogy az Access ellenőrizni tudja a begépelt adatok helyességét, figyelmeztetni tudjon például arra, ha szám helyett betűt írtunk.

Figyeljünk arra, hogy ha az adatok begépelése után változtatjuk meg valamely mező adattípusát, akkor elképzelhető, hogy ez egy hosszadalmas adatkonvertálási folyamatot indít el. Arra is ügyelnünk kell, hogy ha a megváltozott adattípus ütközik a begépelt adattal, akkor adatvesztés is felléphet. Ezért célszerűbb először helyesen kiválasztani a mezőink adattípusát, és csak azután begépelni az adatokat.

Szöveg

A leggyakrabban használt adattípus a Szöveg. Az adatbázis-kezelő alapértelmezésként ezt a típust kínálja fel. Betűt, számot, írásjelet, bármilyen nyomtatható karaktert tartalmazhat. A személyek neve, tárgyak megnevezése, az autó rendszáma szöveges adatok. De Szöveg típusú adatként célszerű kezelni azokat az egyébként számadatokat is, amellyel nem kell majd számításokat végeznünk, például az irányítószámot és a telefonszámot. A mező maximális hossza 255 karakter. Amennyiben nem adunk meg mezőméretet, az alapbeállítás szerint 50 karakter lesz.

Feljegyzés

A Feljegyzés adattípust akkor használjuk, ha várhatóan 255 karakternél hosszabb szöveget fogunk a mezőben tárolni: például megjegyzéseket, leírásokat. A maximális hossz 65535 karakter lehet.

Azokat az adatokat, amelyekkel számításokat végzünk (például a termékek mennyisége, ára) Szám vagy a Pénznem típusként kell tárolni.

Szám

A Szám matematikai számítások elvégzésére alkalmas adattípus. A felhasználási igény szerint a számok lehetnek kisebb vagy nagyobb egész számok, de lehetnek törtszámok is. Az Access több altípust kínál. Az altípus egyben meghatározza az oszlopba írható számok nagyságát és a mező hosszát (szélességét) is. A Szám típuson belül a következő mezőméretek ismertek:

Bájt

Pozitív egész számok tárolására használhatjuk. A szám 0 és 255 közötti értéket vehet fel. A mező hossza egy bájt.

Egész

Pozitív és negatív egész számok tárolására használhatjuk. A szám értéke -32 768 és +32 767 között lehet. A mező hossza két bájt.

Hosszú egész

Szintén pozitív és negatív egész számok tárolására használhatjuk. A szám értéke -2,14*10⁹ és -+2,14*10⁹  között lehet. A mező hossza négy bájt.

Egyszeres

Pozitív és negatív egészek mellett tört számok tárolására használhatjuk. A szám értéke -3,4*10³⁸ és -+3,4*10³⁸ között lehet. A mező hossza szintén négy bájt. A tizedesjegyek maximális száma hét.

Dupla

Nagy értékű pozitív és negatív egész és tört számok tárolására használhatjuk. A szám értéke -1,8*10³⁰⁸ és -+1,8*10³⁰⁸  között lehet. A mező hossza nyolc bájt. A tizedesjegyek maximális száma tizenöt.

Többszörözési azonosító

Többszörözésnél egyedi azonosító létrehozására használható a többszörözési azonosító (GUID). A mező hossza 16 bájt.

Dátum/idő

A Dátum/Idő az adatbázis-kezelők különleges adattípusa, amely 8 bájtnyi lemezterületet foglal el. Dátumokat és időpontokat ezzel a típussal tárolhatunk. A mező megjelenési formáját a formátum mezőtulajdonságában lehet beállítani. Erre a típusra nemcsak azért van szükség, hogy könnyebb legyen az adatbevitel, hanem elsősorban azért, hogy a dátumokkal is tudjunk műveleteket végezni. Szükségünk lehet például arra, hogy a késedelmi kamat kiszámításához meghatározzuk a számla fizetési határideje és a fizetés dátuma között eltelt napok számát. Ha dátum típusú adatmezőkkel dolgozunk, a napok számát a két dátum különbségeként megkapjuk.

Pénznem

Pénzértékek és egyéb számadatok tárolására használhatjuk a Pénznem adattípust, ahol a szám pozitív, negatív és tört érték lehet. Maximum 15 egész és 4 tizedesjegyet tartalmazhat. A mező hossza 8 bájt. Ha ezzel az adattípussal dolgozunk, az Access automatikusan beírja a számok mögé azt a pénznemet, amit a Windows nemzetközi beállításánál megadtunk.

Számláló

A Számláló adattípus arra szolgál, hogy a rekordokat a bevitel sorrendjében megsorszámozzuk. A tábla rekordjainak egyedi azonosítására használhatjuk. A mező hossza 4 bájt, a tárolt szám hosszú egész típusú. A sorszámot (amely értelemszerűen rekordonként különböző) az Access automatikusan hozzárendeli a rekordokhoz, és a későbbiekben nem engedi sem módosítani, sem törölni azokat (hacsak a teljes rekordot nem töröljük). A sorszám kétféle lehet (hogy melyikkel dolgozunk, azt az Új értékek mezőtulajdonsággal tudjuk beállítani):

Növekvő

Ez a leggyakrabban használt Számláló típus. A számlálás ebben az esetben eggyel kezdődik, és egyesével növekszik.

Véletlenszerű

Ha ezt választjuk, az Access minden egyes rekordhoz egyedi véletlen számot generál.

Igen/Nem

Logikai értéket lehet tárolni ezzel az adattípussal. Az Igen/Nem adattípust akkor alkalmazzuk, ha tudjuk, hogy az adott mező csak kétféle értéket vehet fel: Igaz/Hamis. Az Igen/Nem adattípusnál Adatlap nézetben egy jelölőnégyzet jelenik meg a cellában, ami alapértelmezésben üres. Ez a Nem értéknek felel meg. Abban az esetben, ha a jelölőnégyzetet "kipipáljuk", akkor ez az Igen értéknek felel meg.

OLE objektum

Egy Windows-objektum címét vagy magát az objektumot lehet tárolni ezzel az adattípussal. Az OLE objektum adattípussal másik programmal előállított objektumokat (például képeket, rajzokat, grafikonokat és más bináris adatokat) csatolhatunk az adatbázishoz. Az objektum mérete maximum 1 Gbyte lehet.

Hiperhivatkozás

HTML formájú dokumentum, vagy egy ilyen dokumentumra (esetleg URL-re) történő hivatkozás adattáblába illesztésére szolgál a Hiperhivatkozás adattípus. Segítségével a rekord egyéb információival együtt megjeleníthetünk Internet- vagy intranet-objektumokat, weblapokat stb.

Keresés Varázsló

A Keresés Varázsló mező segítségével lehetőségünk lesz egy olyan mező létrehozására, amelyhez egy másik táblából vagy listából választhatunk egy értéket. Olyan mezőt hoz létre, amelyben egy másik táblából választott mezőértéket jelenít meg az adott tábla mezőértéke helyett. Például a táblában tárolt személy-azonosítókód helyett megjeleníti a másik táblából a személy nevét.

Ha ezt az adattípust választjuk, akkor elindul a Keresés Varázsló, amely létrehoz egy keresőmezőt.

Mezőtulajdonságok

Nézzük meg, hogyan kell beállítanunk az egyes mezők tulajdonságait. Ha kiválasztjuk a tábla felső részében a mezőt, az ablak alsó részében megjelennek a Mezőtulajdonságok. Az egyes mezők tulajdonságai a mező adattípusától függnek.

Mezőméret

Szöveg típusú mező esetén a begépelhető karakterek maximális számát a Mezőméret tulajdonságban lehet beállítani. A szöveg típusú mező maximum 255 karaktert tartalmazhat. Az alapértelmezés 50 karakter. A program csak a mezőbe beírt karaktereket fogja tárolni, az üres helyeket nem.

Ha a mezőméretet az adatok begépelése után lecsökkentjük, az adatvesztéssel járhat abban az esetben, ha a mezőméret értéke kisebb a begépelt karakterek számánál.

Az Access a Szám típusú mező méretét automatikusan Hosszú egészre állítja.

Az adatbázis tervezése során érdemes pontosan behatárolni, hogy mekkora számokkal fogunk dolgozni. Ha például a havi fizetések tárolására az Egyszeres mezőméretet választjuk, akkor nemcsak a helyet pazaroljuk fölöslegesen, hanem a munkát is lassítjuk, ugyanis minél hosszabbak az adatok, annál több időt igényelnek a műveletek.

Formátum

A Formátum tulajdonságban az adatok megjelenítési módját tudjuk beállítani, az adatok tárolását ez nem befolyásolja. A formátum beállítása úgy történhet, hogy kiválaszthatjuk az előre megadott formátumok egyikét, vagy létrehozunk egyéni formátumot a mező adattípusától függően.

A formátum tulajdonságot szöveg, feljegyzés, szám, pénznem, dátum/idő, és igen/nem típusú mezőknél adhatjuk meg.

Szöveg és Feljegyzés adattípus esetén például olyan egyéni formátumot is létrehozhatunk, amely a szöveget nagybetűvel jeleníti meg a képernyőn.

Szám és Pénznem adattípus esetén választhatunk előre megadott, illetve egyéni formátumok közül is. A számok az alábbi formában jelenhetnek meg:

Általános szám                 3456,789

Pénznem                          3 456,79 Ft

Rögzített                          3456,79

Szabványos                      3 456,79

Százalék                          123,00%

Tudományos                    3,46E+03

Az egyéni formátumok beállítási lehetőségeiről a Súgóban tájékozódhatunk, ezek az Excelben megszokott egyéni számformátumokhoz hasonlítanak.

Dátum/Idő típusú mező megjelenését a mező Formátum tulajdonságban az alábbiak szerint lehet beállítani.

Általános dátum         1994. 06. 19. 17:34:23

Hosszú dátum            1994. június 19.

Egyszerű dátum          94. jún. 19.

Rövid dátum               1994. 06. 19.

Hosszú idő                 17:34:23

Közepes idő               5:34 DU

Rövid idő                   17:34

Általános dátum választásakor, ha nem gépelünk be időpontot, akkor csak a dátum, ha pedig nem adunk meg dátumot, csak az időpont jelenik meg.

Az Igen/Nem típusú mező formátumában adjuk meg, hogyan szeretnénk megjeleníteni a két értéket: Igaz/Hamis, Igen/Nem, Be/Ki. A felkínált lehetőségeken kívül tetszőleges egyéni beállítást is kérhetünk, mint például a Férfi/Nő.

Beviteli maszk

A Beviteli maszk tulajdonság beállításával az adatbevitelt könnyíthetjük meg úgy, hogy szabályozzuk az adott mezőbe beírható értékeket. Például ha egy telefonszámot tartalmazó mezőben a számokat ugyanabban a formátumban szeretnénk beírni, akkor létrehozhatunk egy olyan beviteli maszkot, amely pontosan megmutatja, hogyan kell az új telefonszámot begépelni: (___) ___-____. A formázó karaktereket adatbevitelkor nem kell beírni, ezek automatikusan megjelennek majd.

A Beviteli maszk tulajdonságot a Beviteli maszk Varázsló segítségével egyszerűbben is megadhatjuk.

Ha egy mező esetén megadjuk a Beviteli maszkot és a Formátum tulajdonságot is, akkor a Beviteli maszkot használjuk az adatok beírásakor és szerkesztésekor, a Formátum tulajdonság pedig azt határozza meg, hogy az adatok hogyan jelenjenek meg a rekord mentésekor.

Tizedes helyek

A Tizedes helyek tulajdonságban a Szám és Pénznem adattípusok esetén megadhatjuk a tizedesjeltől jobbra lévő helyiértékek számát 0-15-ig.

A Tizedes helyek tulajdonságban azt állíthatjuk be, hogy hány tizedesjegy pontossággal jelenítsük meg a számokat, nem pedig azt, hogy a tárolás hány tizedesjegy pontossággal történjen. A számok tárolásának módját a Mezőméret tulajdonság határozza meg.

Cím

A Cím tulajdonságban azt adhatjuk meg, hogy az adott mezőnév helyett milyen cím, felirat jelenjen meg pl. az űrlapokon, jelentésekben, vagy az Adatlap nézetben. Ha nem adunk meg címet, akkor alapértelmezésben a mezőnevet használjuk címkeként.

Alapértelmezett érték

Az Alapértelmezett érték tulajdonság segítségével új rekord létrehozásakor az adott mezőben automatikusan megjelenik egy szöveg vagy egy kifejezés. Amikor új rekordot viszünk be egy táblába, akkor ezt az értéket vagy elfogadjuk, vagy módosítjuk.

Ha az Alapértelmezett érték tulajdonságot utólag módosítjuk, akkor a korábban megadott rekordokra nem vonatkozik automatikusan a módosítás.

Érvényességi szabály, Érvényességi szöveg

Az Érvényességi szabály tulajdonsággal szabályok rendelhetők a mezők értékeihez, amelyekhez a bevitt adatoknak meg kell felelniük. Abban az esetben, ha olyan adatot gépelünk be, amely a követelményeket megsérti, akkor az Érvényesítési szöveg tulajdonságban megadott üzenet jelenik meg a képernyőn, és az adatot módosítanunk kell.

Az Érvényességi szabály akkor lép életbe, amikor a mező szerkesztése után átlépünk egy másik mezőre.

Kötelező

A Kötelező tulajdonság segítségével meghatározhatjuk, hogy kötelező legyen-e egy érték bevitele a mezőbe. Igen választása esetén kötelező lesz értéket megadnunk, Nem esetén nem kell értéknek lennie a mezőben, a mezőt üresen hagyhatjuk.

Nulla hosszúság engedélyezése

A Nulla hosszúság engedélyezése tulajdonság azt mutatja meg, hogy a mezőben elhelyezhetünk-e Nullahosszúságú karakterláncot. Ez a karakterlánc csak Szöveg, Feljegyzés vagy Hiperhivatkozás típusú mezőkben használható két idézőjel begépelésével "". A szóközt nem kell az idézőjelek közé tennünk.

Indexelt

Az Indexelt tulajdonság segítségével felgyorsíthatjuk az indexelt mezőkben a sorba rendezéseket, kereséseket, csoportosításokat, lekérdezéseket. Az indexelés az adattáblát változatlanul hagyja, csak a rendezési kulcsot (mezőértékeket) másolja át sorba rendezve külön indextáblába - megjegyezve, hogy a kulcs az adattábla melyik rekordjához tartozik. Ezt úgy képzelhetjük el mint egy szakkönyv indexét (szószedetét). A könyv index fejezete ábécésorrendben tartalmazza a fogalmakat és a lapszámot, ahol a fogalom magyarázata található. Az indexek közt gyorsan megtaláljuk a keresett szót és a mellette lévő lapszám alapján keressük ki a könyvből a leírást.

Az Indexelt tulajdonsággal az alábbi beállításokat adhatjuk meg:

Nem  Nincs index.

Igen (lehet azonos)              Azonos értékeket is bevihetünk a mezőbe.

Igen (nem lehet azonos)       Azonos értékeket nem vihetünk be a mezőbe.

Az Indexelt tulajdonság segítségével egymezős indexeket állíthatunk be.

Ha gyakran keresünk vagy rendezünk egyszerre két vagy több mező alapján, akkor az adott mezőkombinációhoz létrehozhatunk Többmezős indexet a Nézet/Index menüpontban az Indexek ablakban.

Az indexek a tábla mentésekor jönnek létre, frissítésükre pedig a rekordok megváltoztatásakor kerül sor. Az index megtekintéséhez, az Indexnév megadásához kattintsunk az eszköztár Indexek ikonjára.

Unicode tömörítés

Az Unicode karakterkódolási eljárással tárolódnak a Szöveg, Feljegyzés és Hiperhivatkozás típusú mezőkben lévő adatok. Unicode ábrázolási formátum az Unicode Consortium által kidolgozott 16-bites (két bájtos) karakterkészlet, amely a világ összes nyelvének megjelenítéséhez szükséges karaktereket tartalmazza. A Unicode egyre szélesebb körben terjed a többnyelvű vállalatok informatikai alkalmazásaiban.

Ha a mező Unicode tömörítés tulajdonsága Igen, a rendszer minden olyan karaktert, amelynek első bájtja 0 értékű, tároláskor tömöríti, és kiolvasáskor visszaállítja a program.

Tervező nézet

A táblák készítésének leggyakoribb módja az, hogy Tervező nézetben először megtervezzük a szükséges mezőket. Ehhez be kell gépelnünk a mező nevét, majd az Adattípus oszlopban egy legördülő listából ki kell választanunk a mező típusát.

A Leírás oszlopban megad­hatjuk a mező adatainak rö­vid leírását, de ezt nem köte­lező kitölteni. Ez a felirat az állapotsorban jelenik majd meg Adatlap nézetben akkor, amikor adatokat viszünk az adott mezőbe.

A Tervező nézet ablak alsó részében módosíthatjuk az egyes mezők mezőtulajdonságait: válasszuk ki a változtatni kívánt mezőnevet az ablak felső részén, majd módosítsuk a hozzá tartozó mezőtulajdonságokat.

Az egyes mezők között a TAB, ENTER vagy kurzormozgató billentyűkkel mozoghatunk, de egérkattintással is átléphetünk bármelyik cellára.

Mező beszúrása

Tervező nézetben bármikor beilleszthetünk a tábla végére egy újabb mezőt úgy, hogy a meglévő mezőnevek alatti első üres soron kattintunk és begépeljük a mező nevét. Az új mező ilyenkor a legutolsó helyre kerül. (Adatlap nézetben ez egy új oszlopot jelent majd a tábla végén.)

Ha a meglévő mezők közé szeretnénk egy újabb mezőt beszúrni, akkor arra a sorra kell kattintanunk, ahová az új mezőt el akarjuk helyezni. Ezután válasszuk ki a Beszúrás/Sorok menüpontot vagy a Sor beszúrása ikont.

Mező törlése

Felesleges mező törléséhez álljunk arra a sorra, amelyik a törlendő mezőt tartalmazza, majd kattintsunk a Sorok törlése ikonra vagy a Szerkesztés/Sorok törlése menüpontra. Ekkor egy üzenet figyelmeztet arra, hogy a törlés hatására a mezőnévvel együtt az adott oszlopba korábban begépelt adatok is törlődni fognak. Ezt jóvá kell hagynunk ahhoz, hogy a törlés végrehajtódjon.

Adatlap nézet

Miután Tervező nézetben elkészítettük a tábla tervét és definiáltuk a mezőket, át kell váltanunk Adatlap nézetbe azért, hogy adatokkal töltsük fel a táblánkat. A két nézet közötti váltást az eszközsoron a Nézet ikon kiválasztásával, vagy a Nézet menüpont segítségével hajthatjuk végre.

Adatlap nézetben egy olyan táblázatot látunk, amelynek első sora tartalmazza a Tervező nézetben megadott mezőneveket, a rekordokat pedig soronként kell begépelnünk.

Adatbevitel

Adatlap nézetben a tábla cellái között a TAB ENTER vagy a kurzormozgató billentyűkkel lehet mozogni, természetesen az egeret is használhatjuk a kurzor pozícionálásához. Gépelés közben előfordulhat, hogy a hosszabb adatok nem férnek el a cellában. Ezzel nem kell törődnünk, mert a későbbiekben az oszlop szélességét megnövelhetjük.

Igen/Nem típusú mezők esetén az üres kocka nemet, a pipa pedig igent jelent. A négyzetet a szóköz (SPACE) billentyűvel vagy egérkattintással "pipálhatjuk ki".

A mező tartalmát bármikor módosíthatjuk. Ez a művelet visszavonható, ha a kurzor az adott mezőn villog, és még nem léptünk át egy új adatra. Nyomjuk le az ESC billentyűt vagy válasszuk ki az eszköztárról a Visszavonás ikont, és a mezőbe visszakerül a módosítása előtti adat.

Ügyeljünk arra, hogy adott típusú mezőbe megfelelő adatot gépeljünk, pl. ne vigyünk be szám típusú mezőbe szöveget. Ellenkező esetben a Mezőhöz megadott érték érvénytelen hibaüzenetet kapjuk. Addig nem tudunk tovább lépni, amíg a hibát ki nem javítjuk. Ilyenkor is lenyomhatjuk az ESC billentyűt, és a helytelen adat törlődni fog a cellából.

Az adatok elmentésére külön nincs szükség, mert a rekordok automatikusan tárolódnak, amint egy másik rekordra váltunk. Ezt a sor előtti rekordkijelölőben látható háromszög jel mutatja. Figyeljük meg, hogy új rekord gépelése közben, vagy adatmódosításkor egy ceruza szimbólum jelenik meg a sor elején. Ez arra utal, hogy a rekord aktív (éppen szerkesztjük), és még nincs elmentve. Amint új sorba lépünk, a ceruza he­lyett megjelenik a háromszög szimbólum, ami azt je­lenti, hogy az előző rekordot a program már tárolta, és most ez az aktuális rekord. A rekordkijelölőben található csillag az üres rekordot szimbolizálja a tábla utolsó sorában.

A módosítások azonnal mentésre kerülnek, amint átlépünk egy másik rekordra. Ha mégis vissza szeretnénk vonni a változtatásokat, a Szerkesztés/Mentett rekord visszavonása menüpontra kell kattintanunk.

Váltás a rekordok között

A rekordok között legegyszerűbben az egér segítségével tudunk váltani úgy, hogy rákattintunk a rekord valamelyik mezőjére. A mozgást megkönnyítik a képernyő bal alsó sarkában megjelenő léptető gombok is.

Mezők és rekordok kijelölése

Törléshez, javításhoz és számos más művelethez az adatokat, a rekordot ki kell jelölni.

Ha az adatok egy részét szeretnénk kijelölni, kattintsunk a keresett rész első karakterére és húzzuk az egérmutatót a kijelölendő rész végéig.

Teljes mező kijelöléséhez kattintsunk a mező bal szélén akkor, amikor az egérmutató fehér kereszt alakúra változik.

Szomszédos mezők kijelöléséhez az első kijelölendő mezőtől az utolsóig húzzuk végig a kereszt alakú egérkurzort.

Oszlop kijelölésekor az oszlop tetején kattintsunk a mezőnéven.

Szomszédos oszlopok kijelöléséhez az első kijelölendő oszloptól az utolsóig húzzuk végig az egérmutatót a mezőneveken.

Rekord kijelöléséhez válasszuk ki az adott rekordhoz tartozó rekordkijelölőt a sor elején.

Szomszédos rekordok kijelöléséhez húzzuk végig az egérmutatót az első kijelölendő rekordtól az utolsóig a rekordok előtti rekordkijelölőkön.

Minden rekord kijelöléséhez válasszuk ki a Szerkesztés/Összes rekord kijelölése menüpontot.

Rekord hozzáadása

Új rekord hozzáadásához az adattáblánk utolsó sorára kell kattintanunk. Ha pl. több ezer rekordból álló adatbázisunk van, gyorsabban a tábla végére ugorhatunk az Új rekord ikon segítségével, amely a kurzort az utolsó sorba, az üres rekordra viszi. Új rekordot a Beszúrás/Új rekord menüponttal is létrehozhatunk.

Rekord törlése

Rekord törléséhez először a törlendő rekord tetszőleges cellájára kell állnunk, majd válasszuk ki a Rekord törlése ikont az eszköztárról, vagy a Szerkesztés/Rekord törlése menüpontot.

Mezőnév módosítása

A mező nevének módosításához kattintsunk kétszer az oszlop tetején a változtatni kívánt mezőnéven, majd írjuk át a régi nevet újabb névre. Választhatjuk a Formátum/Oszlop átnevezése menüpontot is, majd módosítsuk a kijelölt oszlopnevet.

Mező áthelyezése

Az áthelyezendő oszlopot jelöljük ki, az egérmutatóval fogjuk meg a mezőnevet, és a nyíl alakú egérkurzor segítségével mozgassuk az új helyre. Használhatjuk a vágólapos műveleteket is.

Oszlop méretének megváltoztatása

Gépelés közben előfordulhat, hogy egyes szövegek nem férnek el a cellá­ban. Az oszlopszélesség növeléséhez vagy csökkentéséhez a módosítandó oszlop mezőnevének jobb oldalán a függőleges vonalra helyezzük az egérmutatót, és a méretező nyíl megjelenésekor húzzuk a kurzort a meg­felelő méretig. Ha duplán kattintunk a függőleges vonalra, akkor az oszlop éppen olyan széles lesz, hogy a legszélesebb adat is elférjen a cellában.

Egyszerre több oszlop méretét is beállíthatjuk egyformára úgy, hogy kijelöljük az oszlopokat, majd az egyik szélességét megváltoztatjuk. Ezáltal az összes oszlop azo­nos méretű lesz. Ugyanezzel a módszerrel módosíthatjuk a so­rok magasságát is.

Az oszlopszélességeket pontosabban beállíthatjuk, ha a Formá­tum/Oszlopszélesség menüpontot választjuk. Itt átírhatjuk az aktuális értéket, de választhatjuk a Legjobb illesztés gombot is, és az optimális oszlopméret automatikusan létrejön.

Áthelyezés, másolás

A kijelölt szövegrészeket, a mezőket, a teljes rekordot vagy akár az egész táblát bármikor átmásolhatjuk, áthelyezhetjük új helyre. Ehhez használjuk az egyéb Windows alkalmazásokból ismert Másolás, Kivágás, Beillesztés ikonokat, a megfelelő menüpontokat vagy billentyűkombinációkat.

Rekordok rendezése

A rekordok rendezését a legegyszerűbben úgy hajthatjuk végre, hogy kiválasztjuk a rendezni kívánt oszlopot, majd az eszköztár Rendezés növekvő vagy Rendezés csökkenő ikonjára kattintunk. Ugyanezt a lehetőséget kiválaszthatjuk a Rekordok/Rendezés menüpontban is.

Amennyiben szöveges mezőt rendezünk növekvő sorrendbe, akkor az A betűtől a Z betűig tart a rendezés, vagyis ABC sorrendbe kerülnek az adatok. Az üres mezőt tartalmazó rekord növekvő rendezés esetén az első helyre kerül.

A szöveg adattípusú mező tartalmazhat számokat is. Figyeljünk arra, hogy ha ezeket a számokat rendezzük, akkor nem a numerikus értékük szerint kerülnek majd sorrendbe, hanem karakterláncként. Pl. ha egy szöveges mezőben a következő számok találhatók: 5, 12, 245, 25, akkor növekvő rendezéskor a sorrend így alakul: 12, 245, 25, 5, mert rendezéskor a szám első karaktere lesz a meghatározó. Ha a mező csak számokat tartalmaz, akkor célszerűbb megoldás a szöveg adattípust számra átállítani.

Szám és pénznem adattípusú mező rendezésekor a növekvő rendezés a legnagyobb értéket az utolsó sorba helyezi. Csökkenő rendezési sorrendet válasszunk, ha azt szeretnénk, hogy a legnagyobb szám a legelső sorba kerüljön.

Rendezési szempontként egyszerre több oszlopot is megadhatunk. Ilyenkor először az első kijelölt oszlop szerint kezdődik a rendezés. Ha ebben az oszlopban vannak egyforma adatok, akkor ezek a második mező szerint kerülnek sorba.

A tábla mentésekor a legutolsó rendezési sorrend megmarad.

Feladatok:

Készítsen olyan adatbázist, amely cd lemezeket tart nyilván! Egy adattáblában tárolja az alábbi adatokat: cd cím, előadónév, kiadó, beszerzési ár, vásárlás dátuma, tetszik-e a lemez. Töltse fel a táblát legalább 10 rekorddal, majd rendezze előadónév szerint növekvő sorrendbe!

Ügyeljen a helyes adattípusok megválasztására!

Több tábla

Az előzőekben láthattuk, hogyan tárolhatjuk egy adattáblában az adatainkat. Komolyabb, összetettebb adatok esetén azonban már érdemesebb egy tábla helyett több, egymással kapcsolódó táblában tárolni azokat. Több táblából álló adatbázis létrehozásának menete a következő: a táblák megtervezése után hozzuk létre azokatazokat Tervező nézetben, létesítsünk a táblák között kapcsolatot, majd töltsük fel a táblákat adatokkal.

Több tábla tervezése

Lássunk gyakorlati példákat az adattáblák megtervezésére!

Ha például a telefonjegyzékünket szeretnénk számítógépre vinni, akkor készíthetünk egy olyan táblát, amely a következő adatokat tárolja: vezetéknév, keresztnév, irányítószám, város, lakcím, otthoni telefonszám, munkahelyi telefonszám, mobil szám. Problémát okozhat, ha valakinek több azonos típusú telefonszáma vagy faxszáma is van, ami ebben a formában nem tárolható el. Ezért alakítsuk át az adatok szerkezetét. Tároljuk a vezetéknév, keresztnév, irányítószám, város, lakcím, telefonszám típusa, telefonszám mezőket. Jegyezzük fel a névhez tartozó telefonszámot és azt, hogy milyen típusú (otthoni, munkahelyi, mobil stb.) az adott telefonszám. Amennyiben feltöltjük adatokkal ezt az új szerkezetű táblát, rögtön kiderülnek a problémák.

Ha valakinek több telefonszáma van, akkor többször kell az összes egyéb adatát is felvenni, különben nem derül ki egyértelműen, hogy kihez tartozik a telefonszám. Természetesen ez így nem fogadható el. Helyesebb lenne, ha a személyes adatok egyszer szerepelnének, és csak a telefonszámokból lenne több. Bontsuk két külön táblára az eredeti táblánkat, amelyekben külön-külön minden adat csak egyszer jelenik meg:

Ezzel pedig az a probléma, hogy hiányzik a kapcsolat az adatok között nNem lehet tudni, melyik telefonszám melyik személyhez tartozik. Ezért szükség van szükség egy olyan egyértelmű azonosítóra, ami közös mindkét táblában és összekapcsolja azokat. Ezt az egyértelmű azonosítót nevezzük kulcsnak. A kulcs az aAzonosító nevű mező lesz, használatával kiderül, hogy melyik személy tartozik az adott telefonszámhoz.

Így már egyértelmű a kapcsolat a két táblában található adatok között, hiszen az azonosító mező alapján már megkereshetőek az összetartozó adatok. Például: Kovács István azonosítója a Személyek táblában -es és a Telefonszámok között az ő három telefonja is ezzel az 1-es azonosítóval rendelkezik.

A gyakorlatban ezt az Access automatikusan elvégzi helyettünk, ha megadjuk a kapcsolatot.

A két tábla között ún. Egy a többhöz kapcsolat van, mert a személyek tábla egy sorához (rekordjához) a telefonszámok tábla több sora (rekordja) tartozhat, míg a telefonszámok tábla egy sorához (rekordjához) az első táblának csakis egyetlen egy sora (rekordja) tartozhat.

Nézzük meg egy bonyolultabb példában is a szükséges táblákra bontást és a kapcsolatok megkeresését.

Tételezzük fel, hogy rengeteg videofilmünk van, amiket gyakran adunk kölcsön, és ennek a nyilvántartását szeretnénk megoldani. A következő adatokat kell tárolnunk: film címe, filmtípus, kölcsönadás dátuma, visszaadás dátuma, név, cím. Természetesen több mezőt is létrehozhatnánk, de ezek az legalapvető adatok.

Ezeket az adatokat nem érdemes egyetlen táblában tárolnunk, hiszen láthatjuk, hogy ha valakinek többször adunk kölcsön filmet, akkor többször kell felírnunk az adatait. Emeljük ki a személyeket egy külön táblába, ahol mindenki csak egyszer szerepel, és egy közös azonosító (személy-kód) segítségével biztosítsuk a két tábla között a kapcsolatot:

Ugyanez a helyzet a filmekkel is. Ahányszor kölcsönadunk egy filmet, annyiszor tároljuk el a filmek adatait, ahelyett, hogy csak egyszer tennénk. Ezért a filmek adatait is külön táblában tároljuk, és egy újabb közös mező (film-kód) segítségével kapcsoljuk össze a Kölcsönzések táblával:

Ebben a formában már csak egyszer kell felvinnünk mind a filmek, mind a barátaink adatait. Az adatbázisunk ugyanúgy tartalmazza az összes információt, amit az eredeti egy tábla is tartalmazott. Ha pl. kiválasztjuk a 3. sort a Kölcsönzések táblából (ez megegyezik az eredeti tábla 3. sorával), megtudhatjuk belőle, hogy a 2-es kódú barátunk (akit a Személyek táblából kikereshetünk: Szántó Katinak hívnak), 2000.01.14-én elvitte és 2000.01.20-án visszahozta a 3-as kódú videokazettánkat. A 3-as kódot a Filmek táblában könnyen megtaláljuk: Micimackó.

Anomáliák az adatbázisban

A táblák racionális átszervezésének az eddig említettek mellett más előnye is van, mivel bizonyos meglévő anomáliákat, ellentmondásokat megszüntethetünk vele.

Előfordulhat, hogy véletlenül rosszul tudtuk egy barátunk címét, és utólag a hibát ki szeretnénk javítani. Egy tábla esetén a Cím oszlop minden elemét meg kell vizsgálni, és minden olyan sorban végre kell hajtani a módosítást, amelyben a módosítandó cím szerepel. A javított adatbázisban a Személyek táblában csak egyszer szerepel a hibás cím, tehát csak egy helyen kell majd módosítanunk. (Módosítási anomália.)

Ha az egy táblás adatbázist megnézzük, akkor láthatjuk, hogy abban csak a legalább egyszer már kölcsönadott filmek szerepelhetnek. Amíg egy filmet nem adtunk kölcsön, addig nem tudjuk nyilvántartani. A három táblás adatbázisban viszont semmi akadálya sincs annak, hogy az összes létező filmünket előre felvigyük a Filmek táblába, és kóddal lássuk el. (Bővítési anomália)

Az egy táblás adatbázisban egy sor törlésénél előfordulhat, hogy alapvető adatokat veszítünk el. Például ha letöröljük az utolsó rekordot, mert Szalai Tünde mégsem vitte el az Alul semmi c. filmet, akkor elveszítjük a lakcímét is, és a film adatait is. Míg a Kölcsönzések táblából törölve ennek a kölcsönadásnak az adatait (azaz a legutolsó sort), a másik két táblában megmaradnak mind a Szalai Tünde, mind az Alul semmi c. film adatai. (Törlési anomália.)

Kapcsolatok

Miután létrehoztuk adatbázisunk tábláit, kapcsolatokat kell definiálni közöttük. Attól függően, hogy a táblák rekordjai milyen módon kapcsolódnak egymáshoz, három esetet különböztetünk meg: egy az egyhez, egy a többhöz, több a többhöz kapcsolat.

Egy az egyhez kapcsolat

Azt a kapcsolatot, amelyben az egyik tábla minden egyes rekordjához a másik tábla legfeljebb egy rekordja tartozik, és viszont, Egy az egyhez kapcsolatnak nevezzük. Ilyen kapcsolat esetén a rekordok pontosan párba állíthatók. A legtöbb ilyen esetben a két táblában lévő adatokat össze lehet vonni egy táblába, emiatt ez a fajta kapcsolat nem túl gyakran használatos.

Egy a többhöz kapcsolat

Egy a többhöz kapcsolatról abban az esetben beszélünk, ha az egyik tábla egy rekordjához a másik tábla több rekordja tartozik. Ez a leggyakrabban előforduló kapcsolattípus.

Ilyen az autó és az ember kapcsolata a tulajdonosság alapján: egy autónak csak egy tulajdonosa lehet, de egy ember több autónak is lehet tulajdonosa.

A gyakorlatban általában ezt a kapcsolat típust szoktuk alkalmazni.

Több a többhöz kapcsolat

Több a többhöz típusú kapcsolat esetén az egyik tábla valamely rekordjához a másik tábla több rekordja tartozhat, és fordítva. Ezt a fajta kapcsolatot úgy valósíthatjuk meg, hogy létrehozunk egy harmadik ún. illesztő-táblát, és a Több a többhöz kapcsolatot két Egy a többhöz kapcsolatra bontjuk az illesztő-tábla segítségével.

Több a többhöz kapcsolat van pl. a színész és a színdarab között, mert egy színész több színdarabban is játszhat egy évadban és egy színdarabban is több színész játszhat.

Kapcsolat létesítése

Nézzük meg, hogy az Accessben hogyan létesít­hetünk kapcsolatot a táblák között. Általában min­den tábla rendelkezik egy (vagy több) olyan me­zővel, amely önmagában (vagy együttesen) egye­dileg azonosítja a táblában tárolt rekordokat. Azaz meghatározza (meghatározzák), hogy melyik elő­fordulásról (példánkban melyik filmről) van szó Ezt a mezőt nevezzük a tábla elsődleges kulcsának vagy röviden kulcsnak.

Az elsődleges kulcs mezőt Tervező nézetben tudjuk beállítani úgy, hogy a mező kiválasztása után az eszközsor Elsődleges kulcs ikonjára kattintunk. Ekkor a mező neve előtt megjelenik a kulcs szimbólum.

Az elsődleges kulcs segítségével lehetőségünk lesz lehetőségünk a táblák közötti kapcsolatteremtéshez úgy, hogy a kulcsmezőt és a másik táblában a kulcsmezővel azonos értékű mezőket egymáshoz rendeljük. Pl. a videófilmek adatbázisunk Filmek táblájának elsődleges kulcsa a film-kód mező, ezt a mezőt kell kapcsolnunk a Kölcsönzések tábla film-kód mezőjéhez.

Kapcsolat létrehozásának első lépése, hogy az adatbázis ablakban az eszköztár Kapcsolatok ikonjára kattintunk, vagy a kiválasztjuk az Eszközök/Kapcsolatok menüpontot.

Ekkor megjelenik a Tábla hozzáadása ablak, amelyből a Hozzáadás gomb segítségével a kapcsolatok ablakba vegyük fel az összekapcsolandó táblákat.

(Az elsődleges kulcs mezőket félkövér betűk jelzik a kapcsolatok ablakban.) Az egyik tábla kulcsmezőjét az egér segítségével húzzuk át a másik tábla hasonló mezőjére. A kapcsolódó mezőknek nem kötelező azonos nevet adnunk, viszont ugyanolyan típusú információt kell tartalmazniuk, és azonos adattípusúaknak kell lenniük. (Kivéve azt az esetet, ha az elsődleges kulcs Számláló adattípusú; ilyenkor az idegen kulcs lehet Szám típusú mező Hosszú egész mezőmérettel.)

A két kapcsolt tábla között ezután egy illesztő vonal jön létre. Az Egy a többhöz kapcsolat egy oldalán álló táblát egy 1-es jelzi, míg a másik táblához a végtelen jel ¥ tartozik. Miután a táblák között létrehoztuk a szükséges illesztő vonalakat, el kell mentenünk a kapcsolatok ablakot. Ezután következhet az adatbevitel a táblákba.

Lekérdezések

A lekérdezések azt a célt szolgálják, hogy adatainkat változatos formában megtekinthessük, elemezhessük, illetve a több rekordot érintő karbantartó műveleteket (javítást, frissítést, törlést) könnyebben elvégezhessük. A lekérdezéseket rekordforrásként később felhasználhatjuk űrlapokon, jelentéseken, adatelérési lapokon.

A lekérdezéseket az alábbiak szerint csoportosíthatjuk:

• választó lekérdezés,
• kereszttáblás lekérdezés,
• módosító lekérdezések: frissítő-, törlő-, hozzáfűző-, táblakészítő lekérdezés.

Választó lekérdezés

A leggyakrabban használt lekérdezés típus a választó lekérdezés. A választó lekérdezés segítségével az adatbázis egy vagy több táblájából bizonyos feltételek alapján kiválogathatjuk a szükséges rekordokat.

A rekordcsoportok nemcsak megjeleníthetők, hanem rendezhetők, sőt különböző számításokra is módunk van: pl. összeget, átlagot számolhatunk, vagy olyan új mezőket hozhatunk létre, amelyeknek az értékét más mezőkből számoljuk. Amikor új lekérdezést készítünk, alapértelmezésben Választó lekérdezés jön létre.

Az Adatbázis ablakban kell kiválasztanunk a Lekérdezések objektumot, majd az Új ikont. Az Új lekérdezés ablakban különböző varázslók segítségét is igénybe vehetjük.

Lekérdezés készítése Tervező nézetben

Tervező nézetben történő lekérdezés készítésének az alábbi lépései vannak. A Tábla hozzáadása ablakban meg kell határoznunk, hogy a lekérdezésben milyen adatokra lesz szükségünk. Táblák, Lekérdezések vagy a Mindkettő fül közül választhatunk attól függően, hogy honnan származnak az alapadataink.

Jelöljük ki a szükséges táblát, lekérdezést az egérrel. Több tábla kijelöléséhez használhatjuk a CTRL vagy SHIFT billentyűket is. A kiválasztott táblákat, lekérdezéseket a Hozzáadás gombbal kell a lekérdezéshez adnunk. Egy táblát egyszerűbben is csatolhatunk a lekérdezéshez úgy, hogy kétszer kattintunk a nevén. A Bezárás gombbal zárhatjuk be a Tábla hozzáadása ablakot, ezután megjelenik a lekérdezés Tervező nézete.

A lekérdezés ablaka két részből áll. Fent láthatjuk a Mezőlistát, amely a kiválasztott táblát, táblákat tartalmazza, a képernyő alsó részén pedig az ún. Tervezőrács található. A tervezőrácson adjuk meg, hogy a lekérdezés eredményében milyen mezők jelenjenek meg, melyik mező tartalmazza a lekérdezésünk feltételét, mi legyen a korlátozó feltétel, melyik mező alapján szeretnénk a kiválasztott rekordokat rendezni.

Tábla hozzáadása, törlése

A lekérdezéshez csak az ablak felső részében látható mezőlista mezőnevei közül választhatunk. Ha az adatbázis több táblából áll, és a szükséges mező nincs a mezőlistában, akkor csatolnunk kell azt a táblát a lekérdezéshez, amelyik a kívánt mezőt tartalmazza. Ehhez vagy a Tábla megjelenítése ikonra kell kattintanunk, vagy válasszuk ki a Lekérdezés/Tábla hozzáadása menüpontot.

Ha a lekérdezés mezőlistájában valamelyik táblát törölni szeretnénk, jelöljük ki az egérrel, nyomjuk le a DELETE billentyűt vagy válasszuk ki a Szerkesztés/Törlés menüpontot.

Mező felvétele a tervezőrácsra

Egy mezőt többféleképpen helyezhetünk el a tervezőrács első sorában:

• a Mező sor üres celláiba begépeljük a mezőnevet;
• a tervezőrács Mező sorában az üres cellán kattintunk, majd a legördülő listából kiválasztjuk kívánt mezőnevet;
• a mezőlistában kétszer kattintunk az adott tábla mezőnevén, így a tervezőrács első üres oszlopába bekerül a kiválasztott mezőnév;
• a megfelelő mezőnevet a mezőlistában kijelöljük, és a tervezőrácsra húzzuk.

Amint a mező a tervezőrácsra kerül, a Tábla feliratú sorban annak az adattáblának a neve jelenik meg, amelyhez az adott mező tartozik.

A mezők mezőlistán történő kijelölésére több lehetőségünk van. Ha csak egy mezőt kell kijelölni, akkor egyet kell a nevén kattintanunk. A CTRL gombot nyomva tartva egymástól függetlenül több mezőnevet is kijelölhetünk az egérrel.

A mezőlista kék színű címsorán kétszer kattintsunk abban az esetben, ha az összes mezőnevet ki szeretnénk jelölni. Ilyen esetben bármelyik mezőnevet az egérrel a tervezőrácsra húzhatjuk, mert mindegyik mező neve megjelenik majd egymás mellett.

A mezőnevek feletti csillag kijelölésekor ugyanazt az eredményt érjük el, mintha az összes mezőt kijelölnénk, de ennek van egy előnye: ha csillag szerepel mezőnév helyett a tervezőrácson, akkor a lekérdezés eredményében az adattábla összes aktuális mezője szerepelni fog. A törölt mezők nem jelennek meg, a lekérdezés létrehozása után készült mezők viszont igen. A mezőkhöz ilyen esetben feltételeket, rendezést megadni nem tudunk, csak akkor, ha a szükséges mezőket külön-külön is hozzáadjuk a lekérdezéshez.

Mező törlése

A felesleges mezőt úgy törölhetjük le a lekérdezés tervező rácsából, hogy kijelöljük az adott oszlopot, majd lenyomjuk a DELETE billentyűt. A mező nevének törlése is elegendő ahhoz, hogy a mező eltűnjön a lekérdezésünkből.

Rendezési sorrend

A tervezőrács harmadik sorában a Rendezés típusát adhatjuk meg. Ehhez kattintsunk a rendezendő mező Rendezés celláján, majd a legördülő listából a Növekvő, Csökkenő, vagy Nem rendezett rendezés típust választhatjuk. Ha csak egy mezőre kérünk rendezést, akkor a lekérdezés eredményében a kigyűjtött rekordok az adott mező szerint sorbarendezve jelennek meg. Ha több mezőre is beállítunk rendezést, akkor a kiválasztott mezőket a program balról jobbra haladva egymásba ágyazott rendezési szempontokként értelmezi. Ez azt jelenti, hogy először az első rendezendő mezőt rendezi, és ha abban talál azonos adatokat, akkor azokat a következő rendezési szempont szerint helyezi sorba.

Megjelenítés

A negyedik sorban a Megjelenítést állíthatjuk be. Alapértelmezésben egy pipát látunk a jelölőnégyzetben, ami azt jelenti, hogy az adott mezőhöz tartozó adatok a lekérdezés futtatásakor megjelennek a listában. Ha egy mezőre csak rendezési vagy válogatási szempontként van szükségünk, de a listára nem akarjuk kiíratni, akkor a megjelenítését kikapcsolhatjuk úgy, hogy a jelölőnégyzetben a pipára kattintunk.

Feltételek megadása

A tervezőrács ötödik sorában kell megadnunk azt a Feltételt, ami alapján a rekordokat kiválogatjuk.

Példaként nézzünk meg, hogyan adhatunk meg válogatási feltételeket. Az alábbiakban az első oszlopban a feltételeket, a második oszlopban pedig a feltételnek megfelelő értékek leírását látjuk.

Lekérdezés futtatása

A lekérdezés eredményét úgy tudjuk megtekinteni, hogy az eszközsor a Nézet ikonjának vagy a Nézet/Adatlap nézet menüpontjának kiválasztásával Tervező nézetből átváltunk Adatlap nézetbe. Ezután az adatbázisnak csak azon rekordjait fogjuk látni, amelyek a lekérdezés feltételeinek eleget tesznek, és csak annyi oszlop szerepel a lekérdezés eredményében, ahányat korábban a tervezőrácsra húztunk. A lekérdezés futtatásához kattinthatunk a Futtatás ikonra is.

A lekérdezéseket el kell mentenünk, így a későbbiekben azok az Adatbázis ablak Lekérdezések objektumának kiválasztásakor a jobb oldali listából bármikor előhívhatók. A lekérdezés eredményét a Megnyitás ikonnal bármikor megtekinthetjük, a Tervezés ikonra kattintva pedig a lekérdezésünk tervét módosíthatjuk.

Ha az adatbázisba újabb rekordokat viszünk be, vagy módosítjuk az eredeti adatainkat, akkor az újbóli lekérdezés ezeket a változásokat is figyelembe veszi majd.

Feladatok:

1. Készítsen olyan lekérdezést, amely a cd lemezek táblából kigyűjti mindegyik lemez címét és beszerzési árát! A legdrágább lemez kerüljön az első sorba.
2. Listázza ki a 3000 Ft-nál drágább lemezek címét, előadóját, és kiadóját!
3. Gyűjtse ki azoknak a lemezeknek a címét, amelyeket 2000.01.01 előtt vásárolt! Állítsa a lemezeket időrend szerint növekvő sorrendbe!
4. Készítsen lekérdezést azokról a lemezekről, amelyek nem tetszenek Önnek!
5. Hozzon létre olyan lekérdezést, amely a Polygram kiadó lemezeinek címét mutatja!

Többtáblás lekérdezések

A lekérdezések készítésének egyik előnye, hogy több tábla adatait is összegyűjthetjük segítségükkel. Ilyenkor a Tábla hozzáadása ablakban egyszerre több táblát válasszunk ki és adjuk a lekérdezéshez. A továbbiakban a lekérdezés készítése, futtatása ugyanúgy történik, mintha egy táblánk lenne, csak a szükséges mezőneveket a különböző táblákból választjuk ki és adjuk hozzá a tervezőrácshoz.

A többtáblás lekérdezések készítésekor ügyeljünk arra, hogy a táblák között legyenek illesztővonalak, mert az Access csak így tudja az adatokat összekapcsolni. Ha két tábla közt nincs illesztés, akkor nem derül ki, hogy a rekordok hogyan kapcsolódnak egymáshoz. Ebben az esetben értelmetlen eredményt fogunk kapni, mert a két tábla rekordjainak minden kombinációja megjelenik a lekérdezés eredményében.

Ha a kapcsolatokat korábban meghatároztuk a Kapcsolatok ablakban, akkor amint a táblákat hozzáadjuk a lekérdezéshez, az illesztővonalak automatikusan megjelennek. Abban az esetben is megjelenik az illesztés, ha a két tábla egy mezőjében azonos adatok vannak.

Bizonyos esetekben egy harmadik táblát is fel kell vennünk a két tábla közé, óhogy a lekérdezés sikeres legyen. Pl. ha a videofilmes adatbázisunkból csak a filmek címét és a kölcsönző személyek nevét szeretnénk kilistázni, akkor a lekérdezéshez hozzá kell adnunk a Kölcsönzések táblát is. Ennek az az oka, hogy a Filmek és a Személyek tábla között nincs közvetlen kapcsolat, nincs illeszthető mezőjük, a Kölcsönzések tábla ellenben biztosítja a két tábla közötti kapcsolatot, mert mindkettőhöz kapcsolódik.

És, Vagy kapcsolat a lekérdezésekben

A lekérdezés válogatási feltételei vonatkozhatnak több mezőre, de egy mezőre több feltételt is megfogalmazhatunk. A feltételek a (matematikai) logika műveleteinek szabálya szerint kerülnek kiértékelésre. A feltételek És, illetve Vagy kapcsolatban állhatnak egymással. És kapcsolat esetén az összes feltételnek egyszerre teljesülni kell. A Vagy kapcsolatot akkor használjuk, ha legalább az egyik feltételnek teljesülnie kell.

Vagy művelet egy mezőben

Ha egy mezőre több különböző feltételt szeretnénk megadni, amelyek Vagy kapcsolatban állnak egymással, akkor a tervezőrács Vagy sorába írhatjuk be az újabb feltételeket.

Az ábrán egy olyan feltételt látunk, amely egy alkalmazottak adatait tar­talmazó tábla város mezőjéből csak Budapestet és Pécset választja ki.

Ugyanezt az eredményt kapjuk akkor is, ha a Feltétel sorba a két város neve közé az Or (vagy) kulcsszót írjuk. Ha kettőnél több városra vagyunk kíváncsiak, akkor írjuk a városneveket egymás alá külön egy-egy cellába, vagy egy cellában helyezzük el őket úgy, hogy a városneveket az Or kulcsszóval választjuk el.

És művelet egy mezőben

És kapcsolat esetén a feltételeket egymás mellé, azonos sorba kell beírnunk. Abban az esetben, ha az És kapcsolat egy mezőre vonatkozó feltételek között áll fenn, akkor használhatjuk az And (és) kulcsszót is a feltételek összekapcsolására.

Ha a 100 ezer és 200 ezer Ft közötti fizetéseket kell kigyűjtenünk, akkor a feltételt háromféleképpen is megadhatjuk, ugyanazokat a rekordokat fogjuk látni a lekérdezés eredményében.

Több mező És művelettel

Amennyiben És kapcsolatot két vagy több mezőben kell megadni, akkor a feltételeknek azonos sorban kell elhelyezkedniük.

Ennek a lekérdezésnek az eredményében azok a szemé­lyek fognak megjelenni, akik budapestiek és 100 ezer Ft-nál többet keresnek.

(A két feltétel egyszerre teljesül.)

Több mező Vagy művelettel

Abban az esetben, ha a Vagy feltétel két különböző mezőhöz tartozik, akkor mindkét mezőt fel kell vennünk a tervezőrácsra, majd a feltételeket két külön sorba kell beírnunk.

Az előző lekérdezés feltételeit módosítsuk úgy, hogy a feltételek ne egymás mellé, hanem egymás alá kerüljenek. Ekkor az összes budapesti alkalmazott megjelenik majd a listában (függetlenül a fizetésének nagyságától), és az összes 100 ezer Ft-nál magasabb keresetű személy is látható lesz a lekérdezés eredményében (függetlenül a várostól).

Összesítő számítások a lekérdezésekben

A lekérdezésekben nemcsak kigyűjthetünk bizonyos feltételnek megfelelő rekordokat, hanem számításokat is végezhetünk az adatokkal. Összesítő lekérdezésekben az összes rekordra, vagy bizonyos rekordcsoportokra vonatkozóan állíthatunk be különböző előre definiált számításokat az összegző függvények segítségével. Az összesítő függvények az alábbiak lehetnek:

Group By Csoportok definiálására szolgál, amelyeken az összesítéseinket el szeretnénk végezni.

Sum Egy mező értékeinek összege.

Avg Egy mező értékeinek átlaga.

Min Egy mező legkisebb értéke.

Max Egy mező legnagyobb értéke.

Count Egy mező értékeinek száma.

StDev Egy mező értékeinek szórása.

Var Egy mező szórásának négyzete.

First Az összesítés első rekordjának adott mezőben lévő értéke.

Last Az összesítés utolsó rekordjának adott mezőben lévő értéke.

Expression Olyan kifejezés (számított mező), amely összesítő függvényt is tartalmaz. Általában akkor használjuk, ha több függvényre is szükség van a kifejezésben.

Where A kulcsszó után egy feltételt adunk meg. Az összesítésbe csak azok a rekordok kerülnek be, amelyek az adott feltételt teljesítik.

A függvényeket a lekérdezés Tervező nézetében a tervezőrácson választhatjuk ki.

A lekérdezés mezőinek felvétele után kattintsunk a szerkesztőlécen az Összesítésikonra. Ekkor a tervezőrácson megjelenik az Összesítés sor, ahol a szükséges függvényeket az egérrel kiválaszthatjuk.

Összesítő lekérdezés az összes rekordon

Nézzünk meg egy olyan példát, amelyekben az összesítő függvényeket kell alkalmaznunk, és a függvényeket az összes rekordra vonatkozóan kell használnunk. Az első ábrán az alkalmazottak átlagos fizetésének meghatározását, a második ábrán a lekérdezés eredményét látjuk.

  

Összesítő lekérdezés a rekordok csoportjain (Group by)

Figyeljük meg, hogy mit kell tennünk abban az esetben, ha egy függvényt nem az összes rekordra, hanem a rekordok bizonyos csoportjaira vonatkozóan használunk. Ilyenkor meg kell adnunk a csoportosítási szempontot úgy, hogy arra a mezőre, amelyben csoportosítani szeretnénk, beál­lítjuk a Group by függvényt.

A város mező csoportosítása azt fogja eredményezni, hogy minden vá­ros csak egyszer jelenik meg a lekérdezés eredményében, és a városok neve mellett látni fogjuk a hozzájuk tartozó átlagos fizetés értékét.

Korlátozás az összesítés után

Ha az összesítések végrehajtása után csak bizonyos eredményeket kell megjelenítenünk, akkor a Feltétel sort ne hagyjuk üresen, hanem írjuk be a korlátozó feltételt. Ebben az esetben a feltétel vizsgálata a függvények eredményé­nek kiszámolása után hajtódik végre, és csak azokat az értékeket látjuk majd a kigyűjtéskor, amelyek a feltételnek eleget tesznek.

Az előző lekérdezést módosítsuk úgy, hogy csak azok a városok jelenjenek meg, amelyekben az átlagos fizetés 150 ezer Ft-nál nagyobb. A Fizetés mező Feltétel celláját kell kitöltenünk, így a kigyűjtéskor az összes város átlagos fizetése kiszámítódik, de csak a feltételnek eleget tevő városok jelennek meg a lekérdezés eredményében.

Korlátozás az összesítés előtt (Where)

Feltétel megadására a lekérdezéseknél nemcsak az összesítés után, hanem előtte is módunk van. Ez azt jelenti, hogy csak azokat a rekordokat összesítjük majd, amelyek a feltételünknek eleget tesznek, vagyis nem használjuk fel az összes rekordot az összesítésben. Ilyen esetekben a Where típusú összesítést kell kiválasztanunk.

A titkárnők átlagos fizetésének kiszámítását úgy hajthatjuk végre, hogy a Where függvényt választjuk a Beosztás me­zőben, megadjuk a korlátozó feltételt, és a Fizetés mezőt átlagoljuk az Avg függvénnyel. A futtatáskor a program a titkárnők adatait kiszűri, majd átlagolja a fizetésüket.

Feladatok

A cd lemezek adattáblából készítsen olyan lekérdezést, amely kigyűjti az alábbi adatokat:

2000-3000 Ft közötti lemezek címe

2000 Ft-nál olcsóbb, 3000-Ft-nál drágább lemezek címe

a Polygram és a BMG kiadó lemezeinek előadói

a BMG kiadó jó lemezeinek (tetszik) címe

a lemezek átlagos ára

a lemezek kiadónkénti átlagos ára

3000 Ft-nál drágább lemezek darabszáma

2000.01.01 előtt vásárolt 3000 Ft-nál olcsóbb lemezek átlagos ára

a Polygram kiadó lemezeinek darabszáma

a rossz lemezek összes ára

Kifejezés a lekérdezésben

A lekérdezéseinkben számítások elvégzésére nemcsak az összesítő függvényeket használhatjuk, hanem tetszőleges számításokat is végrehajthatunk a mezőkön. Egy adott mező értékeit például megnövelhetjük, megszorozhatjuk valamivel, bármilyen matematikai műveletet végezhetünk a rekordon. Természetesen olyan kifejezéseket is készíthetünk, amelyek több mezőből veszik az adataikat.

A kifejezéseket a mezőnév cellájába kell beírnunk a lekérdezés tervezőrácsán. Lekérdezésünkben az ily módon kiszámított értékek egy külön mezőben jelennek meg, ezeket a mezőket számított mezőnek hívjuk. Az újonnan létrejött mezőnek nevet is adhatunk, amelyet kettősponttal kell a kifejezéstől elválasztanunk. Amennyiben nem írunk be nevet, számított mezőink automatikusan felveszik a Kif1, Kif2 stb. mezőneveket.

A számított mezők csak a lekérdezésünkben szerepelnek majd, nem kerülnek be közvetlenül az adattáblába, de a későbbiekben a számított mezők is felhasználhatóak lesznek az újabb lekérdezésekben.

Kereszttáblás lekérdezés

A kereszttáblás lekérdezés egy tábla egyik mezőjének összegzett értékeit (pl. összegét, átlagát) jeleníti meg, és a sorok, oszlopok alapján csoportosítja ezeket. Kereszttáblás lekérdezést a legegyszerűbben varázsló segítségével készíthetünk. Az Új lekérdezés ablakban a Kereszttáblás lekérdezés varázslót válasszuk, majd kövessük a varázsló utasításait.

A lekérdezés Tervező nézetében tudjuk módosítani azt, hogy milyen értékek legyenek az oszlopfejlécek, sorfejlécek, valamint azt is, hogy mely mezőértékeit kell összesíteni, átlagolni vagy más módon kiszámítani.

Paraméteres lekérdezés

A paraméteres lekérdezés a hozzá tartozó párbeszédpanelen adatokat kér be a kigyűjtés előtt. Úgy is megtervezhető a lekérdezés, hogy több adatot kérjen be egyszerre, például két időpontot. Ezután kilistázhatjuk az összes olyan rekordot, amely e két időpont közé esik. A paraméteres lekérdezések űrlapok, jelentések alapjául is használhatók.

A megjelenítendő szöveget szögletes zárójelek közé gépeljük be az adott mező feltétel sorába. Az alábbi példában a lekérdezés futtatásakor kell beírnunk a kívánt személy nevét, és csak az ő adatait fogjuk látni a lekérdezés eredményében.

Módosító lekérdezések

Abban az esetben, ha a rekordjainkat vagy bizonyos rekordokat egyetlen művelettel szeretnénk megváltoztatni, Módosító lekérdezést kell használ­nunk. A módosító lekérdezésnek négy típusa van: Frissítő, Törlő, Hozzáfűző és Táblakészítő.

Módosító lekérdezések létrehozásához az eszközsoron a Lekérdezés típusa ikon melletti nyílra kell kattintanunk, és a listából kiválasztani a megfelelő lekérdezés típust.

Táblakészítő lekérdezés

A táblakészítő lekérdezés egy olyan lekérdezés, amelynek segítségével egy vagy több tábla adataiból új táblát készíthetünk. Használata akkor célszerű, ha

• egy tábláról biztonsági másolatot szeretnénk készíteni,
• a táblánkat másik adatbázisba kívánjuk exportálni,
• vagy régebbi rekordokat tartalmazó táblára van szükségünk.

Frissítő lekérdezés

Frissítő lekérdezést használjunk, ha rekordjainkat, ill. rekordjaink bizonyos mezőit meg szeretnénk változtatni. Ezzel a lekérdezéssel a már meglévő táblák adatait lehet módosítani úgy, hogy a tervezőrácson megjelenő Módosítás sorba begépeljük azt a kifejezést vagy értéket, amelyet az adott mezőben a frissítéshez használni szeretnénk. Az Adatlap nézet ebben az esetben azt fogja megmutatni, hogy mely rekordokat fogjuk frissíteni (a módosított értékeket még nem látjuk). Ahhoz, hogy a frissítő lekérdezést végrehajtsuk, és ténylegesen megváltozzanak az adattáblánk megfelelő értékei, Tervező nézetben rá kell kattintanunk a Futtatás ikonra. A frissítés utáni eredményt Adatlap nézetben tekinthetjük meg, de az adattábla megnyitásával is ellenőrizhetjük, hogy megfelelően módosultak-e az adatok.

A lekérdezés Tervező nézetében kérhetjük azt is, hogy a frissítés csak azokra a rekordokra vonatkozzon, amelyekre teljesülnek az általunk megadott feltételek. Pl. az összes alkalmazott fizetését egy lépésben megemelhetjük 10%-kal, ha frissítő lekérdezést használunk. Egy frissítő lekérdezés újbóli megnyitása még egyszer módosítja az adata­inkat.

Hozzáfűző lekérdezés

A hozzáfűző lekérdezéssel egy tábla rekordcsoportjait fűzhetjük más tábla végéhez. Hozzáfűző lekérdezés használata előnyös akkor, ha

• 2 létező tábla adatait szeretnénk összefűzni anélkül, hogy a rekordokat újra kelljen gépelni,
• csak adott feltételnek eleget tevő rekordokat kívánunk a táblához hozzáfűzni.

Törlő lekérdezés

A törlő lekérdezés rekordokat, rekordcsoportokat töröl az adattáblából. Ilyenkor teljes rekordok törlődnek, azt nem tehetjük meg, hogy a rekordokból csak egyes mezőket törlünk. Létrehozása hasonlít a frissítő lekérdezéshez. Az eszközsoron a Lekérdezés típusa ikon segítségével a Törlő lekérdezést válasszuk ki. Ezután meg kell határoznunk, hogy milyen feltétel szerint történjen a törlés. Válasszuk ki a megfelelő mezőt a mezőlistából, a Törlés cellában a Where-nek kell szerepelnie, majd adjuk meg a Feltétel cellában a megfelelő kifejezést, amely alapján törölni szeretnénk a rekordokat. A törlendő rekordokat Adatlap nézetben tekinthetjük meg. A törlést Tervező nézetben a Futtatás ikonnal végezzük el. Ilyenkor a megfelelő rekordok végérvényesen törlődnek az adattáblából, erre egy üzenet is figyelmeztet majd. A titkárnők törléséhez használjunk törlő lekérdezést, ami kikeresi a táblából a feltételnek eleget tevő rekordokat és letörli azokat.

Feladatok:

Kérjen be két dátumot és listázza ki azoknak a lemezeknek az adatait, amelyeknek dátuma a két időpont közé esik!

Készítsen olyan lekérdezést, amely a cd lemezek táblából letörli a BMG kiadó lemezeit!

A rossz lemezek árát csökkentse 20%-al!

Űrlapok

Az adataink bevitelét, módosítását, megtekintését Űrlap segítségével kényelmesebben elvégezhetjük, mint táblázatos megjelenítésben. Használatával szemléletesebbé tehetjük az adatbázist, és általa a munkánk könnyebbé, gyorsabbá válik.

Az űrlap elkészítésének további előnyei is vannak. Előfordulhat, hogy az adatbázist rajtunk kívül mások is fogják használni. A jól megtervezett űrlap az ő munkájukat is megkönnyíti, hiszen az adatokat rekordról rekordra megszerkeszthetik, megtekinthetik.

Az űrlap alapjául általában rekordforrás szolgál, ebből származik az űrlapon található információk többsége. Rekordforrás lehet tábla, lekérdezés. Az űrlapterven tárolódnak a különböző grafikus elemek, a leíró szövegek (címkék), és a kifejezésekből származó számítások.

Az űrlap és az alapjául szolgáló rekordforrás között grafikus objektumok, ún. vezérlőelemek segítségével hozhatunk létre kapcsolatot. Leggyakrabban beviteli mezőt használunk az adatok bevitelére és megjelenítésére. Ezen kívül az űrlapok tartalmazhatnak listát, kombinált listát, képet stb.

Léteznek rekordforrás nélküli űrlapok is, pl. készíthetünk olyan egyéni párbeszédpanelt, amelyen csak parancsgombok vannak.

Űrlap létrehozása

Az űrlapok készítésének legegyszerűbb módja a varázslóval történő űrlap létrehozás. Kattintsunk az Adatbázis ablak Űrlap objektumára, majd válasszuk ki az Űrlap létrehozása varázsló segítségével fel­iratot.

Űrlapot az Új ikonnal is készíthetünk úgy, hogy az Új űrlap ablakban kiválasztjuk az Űrlap Varázslót. Ne felejtsük el megadni azt sem, hogy mi legyen az űrlap rekordforrása, melyik táblából, lekérdezésből származzanak az alapadatok.

Az űrlap varázsló első ablakában ki kell választa­nunk, hogy az elérhető mezők közül mely mezők szerepeljenek majd az űrlapon. Ha az összes mezőre szükségünk van, egyszerre is átvihetjük őket a kijelölt mezők közé, ha a >> gombra kattintunk. Az űrlap szerkezetét, stílusát a Tovább gombra kattintva tudjuk meghatározni. Végül meg kell adnunk, hogy mi legyen az űrlap címe, ez a név szerepel majd az Adatbázis ablakban. Kattintsunk a Befejezés gombra, és az űrlap máris megjelenik a képernyőn Űrlap nézetben.

Ennél gyorsabban, egy lépésben is készíthetünk űrlapot, ha az Új űrlap ablakban AutoŰrlapot választunk. Ugyanezt érjük el akkor is, ha az Adatbázis ablakban kivá­lasztjuk azt a táblát, ami az űrlap rekordforrása lesz, majd az eszköztár Új objektum ikonjára kattintunk, és a legördülő listából kiválasztjuk az AutoŰrlapot.

Az űrlapon egyszerre általában csak egy rekordot látunk. A rekordok között váltani az ablak bal alsó sarkán található léptető gombokkal lehet. Az egyes beviteli mezők között a TAB, ENTER billentyűkkel vagy egérkattintással tudjuk a kurzort áthe­lyezni. Ha új rekordot viszünk be vagy módosítjuk a meglévő adatokat, a változások az eredeti táblában is érvényre jutnak.

Űrlap nézetei

Az űrlapot háromféle nézetben tudjuk megtekinteni: Űrlap nézet, Tervező nézet, és Adatlap nézet közül választhatunk a Nézet ikon segítségével.

• Tervező nézetben lesz lehetőségünk arra, hogy az űrlap szerkezetét, for­mátumát módosítsuk.
• Űrlap nézetben is megjelenik a Formázás eszköztár, ezért meg tudjuk vál­toztatni az űrlap kinézetét úgy, hogy a változások azonnal megjelen­jenek.
• Adatlap nézetben egyszerre több rekordot láthatunk táblázatos formában.

Űrlap formátumának módosítása

Az űrlap formátumának megváltoztatása Tervező nézetben lehetséges. Itt tetszés szerinti formátum beállításokat adhatunk meg, amelyek az űrlap megjelenését befolyásolják.

Vezérlőelem kijelölése

Ha az űrlapon bármilyen módosítást kell végeznünk (méretezés, áthelyezés), első lépésben a vezérlőelemet kell kijelölnünk. Ennek a legegyszerűbb módja az, ha az adott elemen kattintunk az egérrel.

Kattintás után az ún. méretező pontok és mozgató pontok jelennek meg a címkén és a beviteli mezőn. Ezekkel a pontokkal lehet az egér segítségével a mozgatást, méretezést végrehajtani.

Vezérlőelem áthelyezése

Helyezzük az egérmutatót az elem szegélyére úgy, hogy nyitott kézre változzon. Húzzuk a vezérlőelemet az új helyére. Ebben az esetben a címke együtt mozog a beviteli mezővel.

Amennyiben a címkét külön szeretnénk mozgatni, vigyük az egérkurzort a címke bal felső sarkán lévő mozgató pontra. Amikor a kurzor 1 ujjas kézre változik, a címke az új helyre húzható.

Tartsuk a SHIFT billentyűt nyomva mozgatás közben, mert ilyenkor a vezérlőelem csak abba az irányba mozdul el, amerre először elmozdítjuk. Ezzel a módszerrel biztosan egy sorban marad majd a címke és a beviteli mező.

Vezérlőelem méretezése

A vezérlőelem kijelölése után a megfelelő méretező pontot húzzuk addig, amíg a kívánt méret előáll. Ha több vezérlőelemet jelölünk ki egyszerre, akkor az egyik elem méretezésének hatására az összes kijelölt elem mérete arányosan változik majd.

Vezérlőelem törlése

Jelöljük ki a törölni kívánt vezérlőelemet, majd válasszuk ki a Szerkesztés/Törlés menüpontot vagy nyomjuk le a DELETE billentyűt.

Vezérlőelem formázása

A formázandó mező kijelölése után kattintsunk a Formázás eszköztár megfelelő ikonjaira.

Vezérlőelem hozzáadása

Új vezérlőelem űrlaphoz adásához először az űrlap rekordforrását kell megjelenítenünk. Válasszuk ki a Nézet/Mezőlista menüpontot vagy kattintsunk az eszköztár Mezőlista ikonjára.

A mezőlistán jelöljük ki a szükséges mező nevét, majd az egérrel húzzuk rá az űr­lapra.

Feladatok

Készítsen egy olyan űrlapot, amely a cd lemezek tábla összes mezőjét tartalmazza! Formázza meg tetszőlegesen, majd vigyen be az űrlapon még 3 rekordot!

Jelentések

A jelentést elsősorban az adataink nyomtatásban történő megjelenítésére, valamint rekordok csoportosítására, részösszegek és az adatok teljes halmazára vonatkozó végösszegek számítására használjuk. Nemcsak a jelentések nyomtathatók, hanem az űrlapok, táblák is, de a jelentésekben az adatok megjelenítési módját nagyobb mértékben befolyásolhatjuk. A jelentések másik előnye, hogy általa az összefoglaló információk bemutatása rugalmasabbá válik.

A jelentés legtöbb adata az alapjául szolgáló táblából, lekérdezésből származik, ezek a jelentés adatforrásai. Az űrlapokhoz hasonlóan a jelentések és annak rekordforrásai között vezérlőelemek segítségével létesíthető kapcsolat. A jelentés egyéb információit (pl. a képeket, a jelentés címét, az oszlopfejléceket stb.) a jelentés terve tárolja.

Jelentés létrehozása

Jelentést egyszerűen készíthetünk a Jelentés varázsló segítségével, amely meggyorsítja munkánkat azzal, hogy minden fontos műveletet elvégez helyettünk. A jelentés varázsló használata nagymérték­ben hasonlít az űrlap varázslóéra. Az Adatbázis ablakban az Új ikont vagy a Jelentés létrehozása varázsló segítségével-t válasszuk ki, ezután kövessük a varázsló utasításait. Megadhatunk majd csoportszinteket, így az adataink valamely mező szerint csoportosítottak lesznek és beállíthatunk rendezési szempontokat is.

Gyorsabban készíthetünk jelentést, ha az Új Objek­tum ikonon vagy az Új jelentés ablakban az AutoJelentést választjuk.

Jelentés nézetei

Az elkészült jelentésnek három nézete van:

• Tervező nézetben módosíthatjuk a meglévő jelentésünk beállításait;
• Nyomtatási kép nézetben az adatok pontosan úgy jelennek meg, mint ahogyan majd a papíron látni fogjuk. Az első nyomtatandó oldalról a többi oldalra a bal alsó sarokban található léptető gombokkal vált­hatunk;
• Elrendezés megtekintése nézetben a jelentés elrendezését látjuk, ez a nézet az adatoknak csak egy részét mutatja meg.

Szakaszok a jelentésben

A jelentésben lévő információkat szakaszokra oszthatjuk. A jelentés hétféle szakasszal rendelkezhet, mindegyik szakasznak meghatározott rendeltetése van.

Tervező nézetben a jelentéstervet szakaszonként látjuk. Ez a nézet minden szakaszt csak egyszer mutat meg még akkor is, ha a nyomtatott jelentésben esetleg többször is előfordul.

Jelentésfej

Csak egyszer, a jelentés legelső oldalán jelenik meg a jelentésfej tartalma, amely az oldalfej előtt kerül kinyomtatásra. Használhatjuk pl. jelentéscím vagy embléma esetén.

Oldalfej

Az oldalfej a jelentés minden oldalának tetején megjelenik, például a táblázatos jelentések oszlopfeliratainak a megjelenítésénél alkalmazhatjuk.

Csoportfej

Új rekordcsoport elején jelenik meg a csoportfej. A teljes csoportra vonatkozó adatok (pl. a csoport nevének) megjelenítésére használható.

Törzs

A törzs tartalmazza a jelentés adatainak fő részét. A vezérlőelemek minden egyes rekord esetén megismétlődnek.

Csoportláb

A rekordcsoport végén, a legutolsó rekord után jelenik meg a csoportláb. Általában csoportösszegek megjelenítésére használjuk.

Oldalláb

Az oldalláb a jelentés minden egyes lapjának az alján látható, alkalmas pl. oldalszámok feltüntetésére.

Jelentésláb

Jelentésláb csak egyszer jelenik meg, a jelentés végén. A jelentés végösszegeinek megjelenítésére használhatjuk.

Feladat

Hozzon létre a cd lemezek tábla adataiból egy olyan jelentést, amely az adatokat az előadók neve szerint csoportosítva tartalmazza! A jelentés cd cím szerint legyen rendezett.

Lapok

Az adatelérési lap az adatbázis­ban tárolt adatok megtekintését, használatát teszi lehetővé web­lapként. A lapokat a felhasználók az Access használata nélkül az Interneten keresztül is megte­kinthetik, frissíthetik.

Adatelérési lapot több célból is készíthetünk. Az adatbevitel típusú adatelérési lapok segítsé­gével az adatokat hozzáadni, módosítani, törölni lehet.

Kimutatások készítésére, az adatok csoportosítására szolgál az interaktív jelentés. Ebben az esetben a felhasználónak rendezésre, szűrésre lehetősége van, de az adatokat nem szerkesztheti.

A Microsoft Excel kimutatásához hasonló kimutatás-táblázatot, diagramot vagy számolótáblát tartal­mazhat az adatelemzésre szánt lap.

Lapok létrehozása

Új adatelérési lap létrehozásának legegyszerűbb módja, ha a Lap varázslót használjuk.

Kattintsunk az Adatbázis ablak Lap objektumára, majd válasszuk ki az Adatelérési lap létrehozása varázsló segítségével feliratot!

Lapot az Új ikonnal is készíthetünk úgy, hogy az Új adatelérési lap ablakban kiválasztjuk a Lap Varázslót. Ne felejtsük el megadni, hogy mi legyen az adatelérési lap rekordforrása.

Amint az adatelérési lap elkészül, el kell mentenünk. Ezzel egy új htm kiterjesztésű fájl jön létre, az Adat­bázis ablakban pedig megjelenik egy parancsikon.

Lap nézetei

Az adatelérési lapokat kétféle nézetben nyithatjuk meg.

• Tervező nézetben történik a lapok tervezése, formázása.
• Lap nézetben az adatelérési lapok adatait tekinthetjük meg. Az ablak alján megjelenő rekordléptető eszköztár segítségével a kívánt rekordra léphe­tünk, az adatokat szűrhetjük, rendezhetjük.

Az adatelérési lapot a Microsoft Internet Explorer programmal is megtekinthetjük, ha a Tervező nézetből vagy Lap nézetből átváltunk a Fájl/Megtekintés weblapként menüpont segítségével. (Az adatelérési lap az Access program elindítása nélkül is megnyitható a böngésző programban.)

Feladatok

1. Feladat

Adatbázis neve: Tanulók

Készítsen adatbázist tanulók egészségügyi adatainak nyilvántartásához! Hozzon létre egy adattáblát és rögzítse a következő adatokat: név, nem, magasság, testsúly, születési év, szemüveges-e a tanuló!

A születési év mezőbe csak 1980 utáni évszámok kerüljenek! Erre egy hibaüzenet figyelmeztessen! A mező alapértéke: 1990 legyen!

A magasság begépelésekor jelenjen meg a cm felirat!

A testsúly begépelésekor jelenjen meg a kg felirat!

Készítsen tetszőleges formátumú űrlapot és rögzítse legalább 8 tanuló adatait!

Hozzon létre olyan oszlopos űrlapot is, amelyen a születési év mező nem szerepel. Az adatok sorrendje a következő legyen: név, magasság, szemüveges-e, testsúly, nem. A címkék formátuma: jobbra zárt, dőlt; a beviteli mezők: félkövérek és zöld színűek.

Készítsen olyan lekérdezést, amely kigyűjti a lányok nevét, magasságát, testsúlyát!

Gyűjtse ki a szemüveges fiúk adatait testsúly szerint növekvő sorba rendezve!

Készítsen lekérdezést azokról a tanulókról, akik 180-190 cm magasak!

Gyűjtse ki a 60 kg-nál könnyebb és 150 cm-nél alacsonyabb tanulók nevét!

Gyűjtse ki az összes szemüveges tanulót, valamint a 160 cm-nél magasabb tanulók nevét!

Készítsen lekérdezést az 1985 előtt született fiúkról!

Gyűjtse ki az 1985 előtt és az 1990 után született tanulókat!

Számítsa ki az adattáblában szereplő tanulók átlagos magasságát!

Mennyi a tanulók összes súlya?

Számítsa ki az adattáblában szereplő lányok átlagos magasságát!

Számítsa ki az 1985 után született lányok átlagos magasságát!

Számítsa ki a 60-80 kg közötti tanulók átlagos magasságát!

Hány szemüveges tanuló van?

Számolja össze, hogy hány fiú és hány lány van az adattáblában!

Készítsen olyan lekérdezést, amelyben a tanulók neve és életkora szerepel!

Készítsen olyan lekérdezést, amely a paraméterként megadott tanuló adatait adja eredményül!

Készítsen egy adott testsúlynál soványabb tanulókat kigyűjtő paraméteres lekérdezést! A paraméter a testsúly legyen!

Ki a legmagasabb tanuló? (Rendezést és a Csúcsérték ikont használja a megoldáshoz!)

Ki a legsoványabb szemüveges tanuló?

Ki a 3 legidősebb tanuló?

Törlő lekérdezés segítségével törölje a 60 kg-nál súlyosabb fiúkat az adattáblából!

Frissítő lekérdezéssel növelje meg a lányok súlyát 3 kg-mal!

Hozzon létre egy olyan jelentést, amelyben a tanulók nemük szerint vannak csoportosítva! A névsor legyen abc sorrendbe rendezett. A jelentésen ne szerepeljen oldalszám! A születési év mező félkövér és piros színű legyen!

Készítsen fekvő laptájolású jelentést a szemüveges fiúkról!

2. Feladat:

Adatbázis neve: Telefonjegyzék

Találat: 2979

Felhasználási feltételek

Kovác s István Székesfehérvár Budai út 12. Tóth Béla Székesfehérvár Palotai út. 64. Nagy Katalin Budapest Bécsi út 242. Telefonszámok azo-nosító telefonszám típusa telefonszám otthoni munkahelyi mobil fax otthoni mobil otthoni Hozza létre a fenti táblákat, és határozza meg a mezőtípusokat! Hozza létre a táblák közötti kapcsolatokat! Készítsen űrlapot a Személyek tábla feltöltésére! A Személyek tábla legalább 8 rekordból álljon, az adatokat az űrlapon vigye be! Készítsen olyan lekérdezést, amely kilistázza a székesfehérvári lakosokat! Listázza ki azokat a személyeket, akiknek a vezetékneve K, vagy N betűvel kezdődik! Készítsen lekérdezést Kovács István telefonszámairól! Listázza ki az egyes személyek otthoni telefonszámait! Hány személynek van mobil telefonszáma? Készítsen jelentést az egyes személyek telefonszámairól! 3. Feladat: Adatbázis neve: Kölcsönzés Filmek film-kód film címe filmtípus Ötödik elem akció Mátrix akció Micimackó mese Millennium Bell koncert Alul semmi vígjáték Kölcsönzések személy-kód film-kód kölcsönadás dátuma visszaadás dátuma Személyek személy-kód név lakcím Kovács Péter Piros u. 12 Szántó Kati Tavasz u. 47. Nagy Zsolt Fő u. 145. Szalai Tünde Fő u. 32. Hozza létre a fenti táblákat, és határozza meg a mezőtípusokat! Hozza létre a táblák között a megfelelő kapcsolatokat! Töltse fel a táblákat adatokkal! Listázza ki az akció és a mesefilmek címét! Készítsen lekérdezést azokról a könyvekről, amelyeket Kovács Péter kölcsönzött ki! Készítsen lekérdezést azokról a filmekről, amelyeket 2000.01.15 és 2000.01.20 között hoztak vissza! Listázza ki azokat a filmeket, amelyeket még nem adtak vissza! Számolja össze, hogy hányszor kölcsönözték ki a Micimackó c. filmet! Készítsen paraméteres lekérdezést a kölcsönzésekről, a paraméter a film címe legyen! Készítsen jelentést a név, kölcsönadás dátuma, filmcím, filmtípus mezők felhasználásával! Csoportosítson név szerint! Rendezze az adatokat a kölcsönadás dátuma alapján növekvő sorrendbe!